採購作業的一般流程

　　一個完善的採購作業流程應滿足所需物料在價格與質量、數量、區域之問的綜合平衡。即物料價格在供應商中的合理性，物料質量在製造所允許的極限範圍內，物料數量能保證製造的連續性、物料的採購區域的經濟性等要求。以下是小編為大家整理的關於，給大家作為參考，歡迎閱讀!

　　採購作業流程會因採購的來源、方式以及物件等的不同而在作業細節上有所差異，但基本流程都大同小異。以下是美國採購學者威斯汀所主張的採購的基本作業步驟。

　　1.確認需求

　　在採購之前應先確定買哪些物料，買多少，何時買，由誰決定等。

　　2.需求說明

　　確認需求之後，對需求的細節，如品質、包裝、售後服務、運輸及檢驗方式等，均加以明確說明，以便使來源選擇及價格談判等作業能順利進行。

　　3.選擇可能的供應來源

　　根據需求說明在原有供應商中選擇成績良好的廠商，通知其報價，或以登報公告等方式公開徵求。在選擇供應商時，企業應考慮的主要因素有：

　　***1***價格。物美價廉的商品是每個企業都想獲得的。相對於其他因素，雖然價格並不是最重要的，但比較各個供應商提供的價格連同各種折扣是選擇供應商不可或缺的一個重要指標。

　　***2***質量。商品質量也是一個十分重要的選擇供應商的影響因素。商品質量的選擇應根據企業實際情況而定，並不是質量最好的就是最適應的，應力求用最低的價格買到最適合本企業質量要求的產品。

　　***3***服務。服務也是一個很重要的選擇供應商的影響因素。如更換次品、指導裝置使用、修理裝置等，類似這樣的一些服務在採購某些專案時，可能會在選擇過程中起到關鍵作用。

　　***4***位置。供應商所處的位置對送貨時問、運輸成本、緊急訂貨與加急服務的迴應時間都有影響。在當地購買有助於發展地區經濟，易於形成社群信譽以及良好的售後服務。

　　***5***供應商庫存政策。如果供應商的庫存政策要求自己隨時持有備件庫存，那麼擁有安全庫存將有助於裝置突發故障的解決。

　　***6***柔性。那些願意且能夠迴應需求改變、接受設計改變等要求的供應商應予以重點考慮。

　　4.適宜價格的決定

　　決定可能的供應商後進行價格談判。

　　5.訂單安排

　　價格談妥後，應辦理訂貨簽約手續。訂單和合約均屬於具有法律效力的書面檔案，對買賣雙方的要求、權利及義務必須予以說明。

　　6.訂單追蹤與稽核

　　簽約訂貨後，為求銷售廠商如期、如質、如量交貨，應依據合約規定，督促廠商按規定交貨，並予以嚴格驗收入庫。

　　7.核對發票

　　廠商交貨驗收合格後，隨即開具發票。要求付清貨款時，對於發票的內容是否正確，應先經採購部門核對後財務部門才能辦理付款。

　　8.不符與退貨處理

　　凡廠商所交貨品與合約規定不符而驗收不合格者，應依據合約規定退貨，並立即辦理重購，予以結案。

　　9.結案凡驗收

　　合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結案手續，清查各項書面資料有無缺失、績效好壞等，並簽報高階管理層或權責部門核閱批示。

　　10.記錄與檔案

　　維護凡經結案批示後的採購檔案，應列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事後發生問題查考。檔案應具有一定保管期限的規定。

　　採購的原則

　　採購決策應該以正確的商業導向為基礎，反映跨職能的方法，並且以改善公司的採購底線成本為目的。[3]

　　商業

　　要制定一個採購和供應戰略，就必須對企業的全盤經營方針有一個徹底的理解。被企業視為目標的終端使用者市場是什麼?市場中未來的主要發展會是什麼?企業所要面臨的是什麼樣的競爭?企業在制定價格政策時有什麼餘地?原料價格的上漲能以何種程度轉嫁到終端使用者身上?這種方法是否可行?企業會在新產品和新技術方面如何投資?何種產品會在未來一年中退出市場?堅持商業原則來理解這些問題是十分重要的。

　　全面的跨職能

　　採購決策不能孤立地制定，並且不能僅以採購業績的最優為目標。制定採購決策時應該考慮這些決策對於其他主要活動的影響。因此，制定採購決策需要以平衡所有總成本為基礎。例如，在購買一條新的包裝流水線時，不僅要考慮初始投資，而且要考慮將來用於購買輔助裝置、備件和服務的成本。此外，供應商還應保證在包裝流水線的技術經濟壽命內將計劃外的停工時間保持在最低水平。供應商賣出裝置是一回事，在許多年裡同一家供應商對同一套裝置進行令人滿意的服務則是另一回事。這個例子表明了採購和需要做出的不同型別選擇的複雜性。因此，要在某種環境下做出決策，就要在所有受其影響的領域中使用一種跨職能的，並且以團隊為基礎的方法。採購和供應戰略只有與所有領域和有關的經理緊密合作才能有效地發展。採購和供應經理將會引導這種觀點和遠景的發展。

　　成本底線

　　採購並不應該只作為一種服務職能起作用，還應該符合其使用者的要求而不至於使用者提出過多問題。相反，採購應當向其內部使用者提出一種有益的、可獲利的異議。他們應該始終如一地追求提高公司所購買的產品和服務的效能價格比。為了完成這一任務，採購部門應該能夠提出現有的產品設計、所使用的原料或部件的備選方案和備選的供應商。