一段時間以來，著名專家譚小芳老師作為清華大學、北京大學、浙江大學高級總裁班客座教授，經常應邀在全國各地為眾多知名企業作過《會議管理的祕訣》的課程，在譚小芳老師看來，會議管理，看似簡單，但真正把它做好，卻是祕書或者其他行政辦公人員比較頭疼的事情。業界流行一句話，叫做：“會而議，議而決，決而行，行而徹。”這句話讀起來琅琅上口，簡明扼要，亦有一些企業將之張貼會議室一偶，但是真正將會議管理做好，絕非易事。在實際工作中，要不就是會而不議，或者就是議而不決，或者決而不行，凡此種種，皆存業界。
在“會而議，議而決，決而行，行而徹”這句話前面其實要加上另外三個字，就是“備而會”。在召開會議之前如果沒有做好會議準備，那麼還不如不要開會，這樣的會議註定是一個失敗的會議。因此，會議召集者必須做好會議準備工作。會議通知內容裡須寫明會議時間，會議地點，與會者，會議討論主題，如果要求與會者攜帶筆記本或者彙報材料等，也必須在會議通知中備註說明。如此，與會者方可有備而來。
沒有制度或者有制度執行不了，靠會議；有矛盾、有糾紛，積怨多了，靠會議；有投訴、有質量問題，沒有人解決得了，靠會議；有臨時任務、有上級指令，要佈置，靠會議……總之，沒有規範的企業，一切工作靠會議。會議無規劃、會議無主題、會議無目的，會議隨時可能召開，會議隨時可能延長、會議常常老調重彈，會議往往議而不決。會議只是表明管理者在工作，卻不能幫助員工解決多少實際問題。
說起開會，很多企業的員工都會心生恐懼。會議並不殺人，為何會生恐懼呢？有個企業的員工告訴我：對他們而言，會議就是煎熬和折磨。說好三分鐘的短會，不超過半小時不會結束；說好二個鐘頭的會議，沒有半天下不來。領導出差前要開個會，叮嚀叮嚀；領導出差後，見聞要介紹介紹，當然忘不了對其出差期間犯錯誤的員工要清算清算。領導參觀一下別的企業，發現有差距，也要回來罵罵員工——為什麼你們沒有別人做得好？會上總是老闆或上司在教訓員工——好像企業的所有問題都出在員工身上。今天張三捱罵，明天李四被批，下一次不知輪到誰。這樣的企業，員工有沒有別的病不清楚，但一定少不了會議恐懼症。
之所以提到“指導”和“溝通”，說出了會議不僅是通知告知的作用，它是信息發送接收反饋處理的平臺，不僅僅是信息的輸出還有信息的反饋。一旦，產生反饋，會議就有了“管理”功能。在團隊管理中，日常會有很多常規會議，筆者曾將所率團隊會議化為“三級會議”，基層員工每日晨會、中層管理每週例會、高層管理每月彙報，並在常規會議中，不斷穿插非常規高層見面會，隨時把控進度保證結果的提前超額完成。
譚小芳老師認為關於發現問題和解決問題，這是對會議最常見的認識。而，會議一般常犯的毛病在於，一味地發現問題，或者一味地解決同一個問題，會議成為形式，每天的會議都圍繞在有意義沒有實質進展的問題上。因為，個人能力的侷限，會議解決問題的優勢在於能集思廣益，或令其他人觸類旁通進而得到或超過原定的目標。
這些常規會議就起著非常重要的管理角色，它們是管理團隊的紐帶和橋樑。通過這些會議，高層的意志轉化為制度被執行，市場的聲音不斷收集反饋，總體方向得到不斷校正，信息往返在會議中，會議真正起到了管理效用。管理，不僅是上對下的管理，還是下對上的反饋，會議在這裡就起到這個作用。
一般平常的會議，都是採用幾個與會者聚在一個會議室裡開會的方式進行，我們稱之為“會場式”會議。但隨著信息技術的發展，會議形式也越來越多，會議的檔次也顯得越來越高。諸如“電視電話會議”等新興詞彙紛至沓來。現在，QQ、MSN、SKYPE等聊天工具上都設有“邀請”的功能，無論與會者在北京、上海，還是在美國、歐洲，只要約定統一的時間上線，互相邀請，就可以立即在聊天工具上進行開會了。加之視頻設備，與會者之間都可以聽到對方發言，而且可以看到彼此，會議效果一點不亞於“會場式”會議。這種會議方式，因為完全依託網絡存在，節省了差旅費、會議材料成本費等各種費用，簡便而經濟，我們稱之為“網絡式”會議。“網絡式”會議已經在一些外資企業和高新技術企業廣泛應用，未來必定成為企業會議形式的主流。
開會要講究會議質量。開會打電話、開會抽菸耳語，開會遲到早退，開會時間過長，會上不說，會後發牢騷等現象，都是會議質量不高，會風不好的典型例子。首先，一般會議召開過程中必須規定三個角色：一是主持人，二是記錄人，三是調度人。這三個角色中，會議主持起到一個主線的作用，其職責是宣佈會議開始、提出會議議題、把握會議時間、執行會議制度、總結會議內容、跟蹤會議結果。調度人，起到把握整個會議主題，以防跑題的作用。一般由與會者中職位最高者擔任，負責控制會場秩序、緊扣議題議論、指定發言人、總結會議優劣。
譚小芳老師認為可以在會議中設一個"停車場"，將相關的在此次會議上一時無法得出定論的議題，暫時放入"停車場"，留到以後機動的時間裡討論，以避免影響會議的進程。在很多時候這個"停車場"是非常有用的。記錄人，詳細記錄會議的要點和細節，準備會議紀要，以便於會後做出客觀的會議評估。記錄人起到一個支持的作用，負責準確記錄會議的要點併發放會議紀要，最後確認執行人及完成時間。
其次，制定會議制度，嚴格會議紀律。有一家企業在會議制度中採用了一個“現場捐款”的方式，規定：與會者每遲到一分鐘，現場捐款10元；會議過程中，電話鈴聲每響一次，現場捐款10元，手機等通話工具必須處於震動狀態或者關機狀態。為什麼要突出“現場”兩字？因為執行一個制度必須要求快捷迅速，這樣被處罰者才能在第一時間裡知道錯誤所在，處罰不是目的，而是讓受罰者不要犯下同樣的低級錯誤。
此外，企業開會切忌條條框框。有些企業開會，一走進會場就能感受到一種死氣沉沉的氛圍。與會者害怕在會場上發表自己的看法，害怕自己的觀點得罪了對方，於是就選擇了沉默。但是等到會議一結束，就會滿腹牢騷。而有些企業的開會氛圍卻剛好相反，與會者各抒己見，滔滔不絕，有時候為了一個問題爭得面紅耳赤，拍桌子瞪眼睛的，張三把他的觀點闡述著自己的觀點，李四據理堅持自己所想的方案，此時由主持人或者調度人決定採用哪個方案，不管接受誰的方案，但是走出會議室，大家還是喜笑顏開，都能夠嚴格去執行會上決定的方案。同樣是開會，前者帶來的是惡性循環，後者帶來的是良性循環，只要形成了良好的會風，那麼很多扯皮的問題就會迎刃而解，這就是“會而議，議而決，決而行”。
會議組織者除了通知、組織會議外，還有一個任務就是保證會上決定的工作任務得到全面貫徹。很多企業開會，會上決定的事情很多，但是往往不當場明確工作任務的完成時間，導致會後工作任務遲遲不能完成。所以，支持人在會上在充分討論一個事情後，必須馬上決定此事的負責人、需要協調的部門以及完成時間。接著，會議組織者在會議結束後要檢查督辦各項事情的完成情況，只要做好了檢查（check）這個環節，會議管理才最終真正告一段落。
原作者： 譚小芳