考察交流活動能夠讓企業與企業間、地方政府與兄弟城市間加強合作交流，增進感情，共同發展，因此接待工作是每個企事業單位、大型集團公司每年都會面臨的日常性工作。接待工作做得好，賓客滿意，老闆滿意，工作效果特別顯著。要想做好接待工作，需要掌握一些方法和技巧，下面筆者和小夥伴們分享一下接待工作的經驗。
工具/原料
接待工作方案流程、時間表、天氣表、路線規劃表
接待用車、接待用餐、接待住宿、會議室
方法/步驟
【制定接待工作方案】
得到考察交流活動通知後，就需要即可著手準備接待工作。首要任務是制定出明確可行的接待工作方案，主要包括接待時間、地點、來賓身份及人數、準備參觀考察哪些工作等內容。注意隨時與來方人員保持聯繫，行程如有變動應立即相應調整接待方案。
【再次確定來賓身份及人數】
在接待工作中，如果弄錯來賓身份或來賓人數是一項非常尷尬的事情，會使來賓產生不被尊重的情緒，嚴重影響接待效果。因此，在接待前一天，一定要再次向來方確定來賓身份及人數，如有變動要即刻向上彙報並做調整。
【安排行程路線並聯系用車】
參觀考察、交流學習等類型的接待工作，主要內容便是實地考察和會議交流。一般選擇的考察目的地，均是當地有特色、有潛力、有影響的農、工、商等領域的示範試點基地，因此安排行程路線和聯繫用車必須提前做好準備。路線安排上，要以節約時間、行程最短為原則，用車要考慮來賓身份、年齡等問題，對不同的來賓安排不同的接待車輛及隨行車輛。
【提前做好用餐住宿準備工作】
如遇到來賓或單位是外省市或外賓，則需要提前做好接待用餐及住宿的準備工作。用餐時應當擺放座牌，按照來賓身份依次排好，以示尊重。住宿應選擇較為乾淨、舒適、安靜的環境。在午餐過後應當適當安排休息時間，不要立即開始下午的參觀考察行程。
【準備會議手冊及相關會務資料】
當參觀學習結束後，接下來就會有一次交流學習活動。一般會召開一次交流學習會議，將當地特色經驗、做法與來賓進行交流，同時提出意見建議，供雙方共同學習和發展。這是作為接待人員，要提前佈置好會場，準備好會務資料和會議手冊，為來賓提供便捷的學習交流環境。
【根據天氣及時調整接待行程】
在接待來賓考察學習交流經驗時，常常會遇到天氣突變或極端天氣等情況，這時接待人員要做好應急應變措施，準備好應急接待預案，及時調整接待中的行程、交流互動等露天活動，以保證來賓生命財產安全。
