第一、備餐的時間
在商務交往之中，依照慣例，自助餐大都被安排在各種正式的商務活動之後，作為其附屬的環節之一，而極少獨立出來，單獨成為一項活動。也就是說，商界的自助餐多見於各種正式活動之後，用招待來賓的專案之一，而不宜以此作為一種正規的商務活動的形式。
因為自助餐多在正式的商務活動之後舉行，故而其舉行的具體時間受到正式的商務活動的限制。不過，它很少被安排在晚間舉行，而且每次用餐的時間不宜長於一個小時。
根據慣例，自助餐的用餐時間不必進行正式的限定。只要主人宣佈用餐開始，大家既可動手就餐。在整個用餐期間，用餐者可以隨到隨吃，大可不必非要在主人宣佈用餐開始之前到場恭候。在用自助餐時，也不像正式的宴會那樣，必須統一退場，不允許“半途而廢”。用餐者只要自己覺得吃好了，在與主人打過招呼之後，隨時都可以離去。通常，自助餐是無人出面正式宣告其結束的。
一般來講，主辦單位假如預備以自助餐對來賓進行招待，最好事先以適當的方式對其進行通報。同時，必須注意一視同仁，即不要安排一部分來賓用自助餐，而安排另外一部分來賓去參加正式的宴請。
第二、就餐的地點
選擇自助餐的就餐地點，大可不必如同宴會那般較真。重要的是，它既能容納下全部就餐之人，又能為其提供足夠的交際空間。按照正常的情況，自助餐安排在室內外進行皆可。通常，它大多選擇在主辦單位所擁有的大型餐廳、露天花園之內進行。有時，亦可外租、外借與此相類似的場地。
在選擇、佈置自助餐的就餐地點時，有下列三點事項應予注意。
1、是要為用餐者提供一定的活動空間。除了擺放菜餚的區域之外，在自助餐的就餐地點還應劃出一塊明顯的用餐區域。這一區域，不要顯得過於狹小。考慮到實際就餐的人數往往具有一定的彈性，實際就鈹的人數難以確定，所以用餐區域的面積寧肯劃得大一些。
2、是要提供數量足夠使用的餐桌與座椅。儘管真正的自助餐所提倡的，是就餐者自由走動，立而不坐。但是在實際上，有不少的就餐者，尤其是其中的年老體弱者，還是期望在其就餐期間，能有一個暫時的歇腳之處。因此，在就餐地點應當預先擺放好一定數量的桌椅。供就餐者自由使用。在室外就餐時，提供適量的遮陽傘，往往也是必要的。
3、是要使就餐者感覺到就餐地點環境宜人。在選定就餐地點，不只要注意面積、費用問題，還須兼顧安全、衛生、溫溼度諸問題。要是用餐期間就餐者感到異味撲鼻、過冷過熱、空氣不暢，或者過於擁擠，顯然都會影響到對方對此次自助餐的整體評價。
第三、食物的準備
在自助餐上，為就餐者所提供的食物，既有其共性，又有其個性。它的共性在於，為了便於就餐，以提供冷食為主;為了滿足就餐者的不同口味，應當儘可能地使食物在品種上豐富而多采;為了方便就餐者進行選擇，同一型別的食物應被集中在一處擺放。
它的個性則在於，在不同的時間或是款待不同的客人時，食物可在具體品種上有所側重。有時，它以冷菜為主;有時，它以甜品為主;有時，它以茶點為主;有時，它還可以酒水為主。除此之外，還可酌情安排一些時令菜餚或特色菜餚。
一般而言，自助餐上所備的食物在品種上應當多多益善。具體來講，一般的自助餐上所供應的菜餚大致應當包括冷菜、湯、熱菜、點心、甜品、水果以及酒水等幾大類型。通常，常上的冷菜有沙拉、泥子、凍子、香腸、火腿、牛肉、豬舌、蝦鬆、魚籽、鴨蛋，等等。常上的湯類有紅菜湯、牛尾湯、玉黍湯、酸辣湯、三鮮湯，等等。常上的熱菜有炸雞、炸魚、烤肉、燒肉、燒魚、土豆片，等等。常上的點心有面包、菜包、熱狗、炒飯、蛋糕、曲奇餅、克力架、三明治、漢堡包、比薩餅，等等。常上的甜品有布丁、果排、冰淇淋等等。常上的水果有香蕉、菠蘿、西瓜、木瓜、柑橘、櫻桃、葡萄、蘋果，等等。常上的酒水則有牛奶、咖啡、紅茶、可樂、果汁、礦泉水、雞尾酒。在準備食物時，務必要注意保證供應。同時，還須注意食物的衛生以及熱菜、熱飲的保溫問題。
第四、客人的招待
招待好客人，是自助餐主辦者的責任和義務。要作到這一點，必須特別注意下列環節。
一是要照顧好主賓，不論在任何情況下，主賓都是主人照顧的重要。在自助餐上，也並不例外。主人在自助餐上對主賓所提供的照顧，主要表現在陪同其就餐，與其進行適當的交談，為其引見其他客人，等等。只是要注意給主賓留下一點供其自由活動的時間，不要始終伴隨其左右。
二是要充當引見者。作為一種社交活動的具體形式。自助餐自然要求其參加者主動進行適度的交際。在自助餐時行期間，主人一定要儘可能地為彼此互不相識的客人多創造一些相識的機會，並且積極為其牽線搭橋，充當引見者，即介紹人。應當注意的是，介紹他人相識，必須瞭解彼此雙方是否有此心願，而切勿一廂情願。
三是要安排服務者。小型的自助餐，主人往往可以一身而二任，同時充當服務者。但是，在大規模的自助餐上，顯然是不能缺少專人服務的。在自助餐上，直接與就餐者進行正面接觸的，主要是侍者。根據常規，自助餐上的侍者須由健康而敏捷的男性擔任。它的主要職責是：為了不使來賓因頻頻取食而妨礙了同他人所進行的交談，而主動向其提供一些輔助性的服務。比如，推著裝有各類食物的餐車，或是託著裝有多種酒水的托盤，在來賓之間巡迴走動，而聽憑賓客各取所需。再者，他還可以負責補充供不應求的食物、飲料、餐具等等。