看到這密密麻麻的信息，你一定發愁了吧？對了，你不一定發愁，這件事與你有什麼相關？做這事的是學籍管理者的事，但是，本方法不僅對學籍管理有用，只要是涉及數據處理的都工作可能都需要。
一、使用VLOOKUP的必要性
在電子表格數據處理工作中，完全有必要運用VLOOKUP函數公式。例如，《學生基礎信息》表中是一年級新生信息。每名新生，都有72項信息。這個表格，一般由各班班主任錄入，既有數量要求又有準確性的要求，其間花費的力氣自不必說。
現在，我們主要來說說這些表格在交給學籍管理人員後，怎樣更快地去學籍系統裡註冊新生、補錄學前教育學籍信息？關於新生註冊、學前教育學籍補錄的事，筆者已在前面的經驗裡有了介紹。現在專門談談怎樣快速查找、複製粘貼每名學生的各項信息。
筆者採用的方法，是在電子表格中用VLOOKUP快速查找、填充並複製進行粘貼，從而完成學籍系統的相關工作。用這種方法，一分鐘可以註冊一名學生。全校一年級少則一個班，多則十幾二十個班。就算二十個班，每班學生60名，全校新生1200名，毫不耽擱（注意是理論值）算下來也只需要1200分鐘。以每天工作10小時計，每小時60分，一天就可以註冊600名新生，1200名新生只需要兩天就可以完成。
二、使用VLOOKUP的方法
其法，先在從學籍系統裡下載的《學生基礎信息》左邊插入一列，作為“輔助序號”。序號的填法，可以按自然序數填寫，如“1”、“2”、“3”……，也可以按“001”、“002”、“003”……填寫。之所以這樣填寫，是為了在保證序號唯一性的前提下，便於後面處理數據。因為VLOOKUP只認查找到的第一個數據的相關信息，如果後面有相同的序號，它就查不到序號重複而別的內容不同的信息了。
既然是以學生註冊為例，還得登錄學籍管理系統。登錄目的，是將網上新生註冊的項目、版面複製下來。
在新生信息模板後，新建一個表格，命名自由如“單個學生註冊用”。將複製的內容粘貼進表格，進行適當處理，使之形成比較規範的表格。
在頂上留出一格，用來輸入前面編寫的學生序號用。
從所需自動填入信息的單元格開始，使用VLOOKUP函數公式。如身份證號輸入“=VLOOKUP($A$1,學生基礎信息!A:BU,14,)”。“VLOOKUP”表示縱向查找，在本例中是從第一列中查找；“$A$1”表示剛才留來輸入學生序號的單元格，注意“A”前、“1”前都要加“$”（按鍵盤上的F4可以添加），它表示固定單元格（本頁的全部公式都要用來這個單元格）；“學生基礎信息!A:BU”表示所查找的源表和數據所在列的範圍，即所查找數據來源於“學生基礎信息”表的“A:BU”列；而“14”則表示學生的身份證號碼在“學生基礎信息”表A:BU的第14列。
這是對身份證號的快速查找、填充。其它各種信息都可以用這一函數，只需要改變列數字（將14改為從1到72的任何數字）就可以快速查找、填充上相應內容。
注意所需填充的信息在“學生基礎信息”表中從A到BU的第幾列，就填上數字幾。快速查看數據在上表中第幾列的方法，是用光標從上述列範圍的第一列選起，向後拖動，光標右側顯示的是幾C就是第幾列。
制好以上表格後，我們只要在“單個學生註冊用”頂上留出的空格中按序輸入序號，就可以逐一快速地查找到、填充上學生的具體信息。
信息自動填上後，就可以將其複製、粘貼到學生學籍系統中新生註冊頁面相應表格內。這樣可以使新生註冊速度獲得很大的提高。
三、VLOOKUP的廣泛應用
用以上方法，可以幫助我們快速完成一年級新生註冊、學前信息補錄的任務。這種既節省時間、又增加複製準確性的做法，誰不想用上呢？
其實，VLOOKUP函數還有著廣泛的運用。除了新生註冊，如學生休學、轉學等等；除了學校辦公用，其他各個單位用來處理各種相關聯的數據，都可以使用到這一函數。用法與上述相同。
VLOOKUP函數公式，如果使用得好，不僅可以節省時間，提高工作效率和工作質量，而且可以使我們在輕鬆愉快中完成對大量數據的處理，有益於咱們數據處理人員自己的身心健康。