首先，講一下何為年鑑，年鑑是以全面、系統、準確地記述上年度事物運動、發展狀況為主要內容的資料性工具書。是彙輯一年內的重要時事、文獻和統計資料，按年度連續出版的工具書。它博採眾長，集辭典、手冊、年表、圖錄、書目、索引、文摘、表譜、統計資料、指南、便覽於一身，具有資料權威、反應及時、連續出版、功能齊全的特點。其次應當注意以下六點：
一、基本原則：
（一）為現實服務
（二）內容完備
（三）結構合理：
1.資料歸類要科學準確；
2.各部分資料比例合理，掌握好主次有別，詳略得當，各有側重這個度；
3.層次分明，有完整的體系。
（四）方便檢索
二、撰稿要求：
（一）堅持條目題材的新穎性
（二）堅持全面、準確地反映情況
（三）強化條目內容的資料性
1. 堅持基本資料的連續反映；
2. 注意挖掘深層次的資料；
3. 重要資料要突出反映。
4. 注重展示事物的狀況和結果，少羅列一般性的措施和做法。
5. 嚴格按條目內容要素規範組織材料。
（四）做好條目附屬資料的撰稿和供稿工作；條目附屬資料包括圖片(含示意圖)、表格和小資料。
（五）加強對文稿的審核
1. 符合事實；
2. 符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法令
3. 符合國家規定的統計口徑和 對外宣傳口徑；
4. 不洩密；
5. 無常識性差錯。
三、條目
條目是指按內容分類的細目。年鑑條目是對年度內一個獨立主題下信息資料的完整記述。
條目要素有時間、地點、事件（人物）、原因、結果。
年鑑是以條目為主要載體。除專文、特載、法規、文獻、附錄及索引、書目、提要外，條目是年鑑構架的最基層組織，也是年鑑內容的最直接表現形式。
在年鑑中，欄目（類目和分目）只起對條目進行分類編排的作用，只是規定要反映的部門和領域，並無具體內容。條目才是年鑑內容的主體。
四、年鑑條目的選題、選材原則
（一）選題選材要有整體觀念，有“面”有“點”；
（二）選題選材要有新意，突出年度特點；
（三）選題選材要有歷史價值，注意典型性；
（四）選題選材要注意連續性、可比性。
五、年鑑條目撰寫
（一）條目的文體和語體
文體：年鑑條目基本上採用說明體和記敘述體。
語體：採用公報語體。
（二）條目標題的規範
1. 以事實為基礎；
2. 力求精煉，即短而精；
3. 簡潔明確。
（三）條目的類型和內容要素
1. 綜合性條目
(1)綜述條目:關係全局的重要情況，重大舉措及其成效，發展特點及趨勢，促進發展的主要因素等。
(2)概況條目:基本情況，年度取得的主要成就，發展的主要特點，存在的主要問題。
2. 專題性條目
(1)單一記事條目:事主、時間、地點、經過、原因、結果等。
(2)會議條目:會議名稱、時間、地點、舉辦單位、主要參加人員、會議的主要內容和產生的影響。
(3)人物類條目:人物姓名、所在單位、職務、職稱、性別（只記女性）、出生年月或生卒年月、籍貫、民族（只記少數民族）、主要學歷、主要經歷、主要業績、獲得的主要榮譽等。
(4)機構（團體）條目:機構名稱、簡要沿革、組織形式、基本職能突出成績等。
(5)產品（成果）條目:產品（成果）名稱、研製單位或個人、完成時間、技術性能、質量特點、鑑定或獲獎情況。
（四）語言文字規範
1. 語言：使用現代漢語書面語，避免使用口語和方言。
2. 文字：一律按照1992年7月新聞出版署和國家語委聯合發佈的《出版物漢字使用管理規定》,嚴格使用規範漢字。
3. 稱謂：一律使用第三人稱。涉及人名，一般直寫其名，必要時可用職務、職稱。各種名稱，首次出現或緊隨條目開頭時間之後的一般採用全稱，再次出現的則可以採用習慣簡稱。
4. 時間表述：一般要求寫出準確的年、月、日,如“2009年11月15日” 。年份一律用全數，不得省略，如“2009年”不能寫成“09年”。不使用“今年”、“明年”、“今天”、“明天”、“本月”、“上月”等時間代名詞，更不能使用“最近”、“不久以前”、“前些時候”等時間概念。
5. 數字用法：按照1995年12月發佈的國家標準《出版物上數字用法的規定》使用數字。除特殊情況外均用阿拉伯數字，如“7人次”、“20件”、“100輛”等。
但一般敘述文字中的數字，或者並非表示科學計量和不具有統計意義數字中的一位數，應使用漢字，如“一個人”、“五條意見”、“十一五規劃”等。倍數、成數、百分數、千分數用阿拉伯數字，萬分之幾、十萬分之幾用漢字表示。數字在5位數以上的用萬、億為單位，如“240000”寫作“24萬”，“245470萬噸”寫作“24.55億噸”。
約數可用“約、左右、上下、多、餘”表示，但不能疊用；用小數表述的數據，不用“多、左右”字，如“1.3萬多人”，把多字去掉，寫成“1.3萬人”。
6. 量和單位：按照1993年12月發佈的國家標準《量和單位》所規定的名稱、符號、書寫規則。
計量單位要嚴格使用公制，在表示土地面積時用“公頃”而不用“畝”；表示長度時用“千米”或“公里”；表示重量時用“公斤”、“千克”或“噸”，不用“斤”。
釋文中的量和單位，其名稱用中文表示，在公式中用符號表示，附表中一般用中文表示，必要時也可以用符號，但同一表格要統一。
7. 標點符號：一律1995年12月發佈的國家標準《標點符號用法》準確使用。破折號佔兩格，如“沙田柚之鄉——容縣”。
連接號佔一格，如“中國—東盟博覽會”；連接號的另一種形式“～”,主要用於連接相關數字，如“4月20～22日”。
（五）書寫格式要求
1. 條目標題加方頭括號“【 】”，頂格書寫，後空一格接釋文。條目中的層次標題，另行空二格書寫，後空一格接釋文。
2. 釋文層次較多的，分層序碼書寫：第一檔用“一、二、三....”，第二檔用“（一）、（二）、
（三）....”，第三檔用“1、2、3....”，第四檔用 “（1）、（2）、（3）....”， 第五檔用“①、②、
③....”。
注意：漢字後面用頓號，阿拉伯數字後用圓點，帶括號或圓圈的數字後不再用標點符號。
3. 引用文件要嚴格書寫文件標題、發文機關和公文號。
六、年鑑編纂存在的問題
（一）框架(欄目)設計不夠合理
（二）條目標題不規範
（三）寫成新聞報道、工作總結
（四）條目內容要素不全
（五）條目語言文字不規範
七、年鑑編寫及舉例說明
1、上報年鑑材料內容構成：⑴、大事記；⑵、概述或概況，也就是綜合性條目；⑶、專題性條目；⑷、圖片（3-5張）；⑸、各單位黨政領導班子成員名單、職務；⑹、縣委、人大、政府、政協四大家正副領導人簡介、照片；⑺、各單位、各部門獲得市級以上榮譽；⑻各單位、各部門2009年工作總結（電子版）。上報材料由單位領導審閱簽字蓋章。所有上報材料文字版一式二份，電子版一份。若局下二級單位有編寫任務的，且沒與會的，其編寫任務的安排和文稿的上報，由局級單位負責文稿上報工作。
2、年鑑編寫前的準備工作。年鑑編寫要做好以下準備：⑴、資料收集。一是各單位部門的工作總結，因為其總結是對全年工作的概括，要以此為主；二是各種會議的記錄；三是各部門下屬股室的總結；四是各種文件、證書等。後三種資料是對前一種資料的補充。⑵、條目大綱的編制。資料收全後，就應從資料中提取有用的內容，梳理編制出綱目，按照年鑑要求確定條目，進行編寫。
3、年鑑編寫及要求，要求作進一步說明。
⑴、大事記。大事記的編寫，其體例有“編年體”、“記事本末體”、“編年本末體”幾種體例，不管用何種體例，只要能把要寫的大事要素交待清楚，做到不漏不丟就行。大事記的編寫要注意兩點：一是大事記的選取原則：行政區劃的變化；行政機構的建置及重大改革，（如機構改革，體制改革）；重要制度、方針政策、法令的頒佈和貫徹執行落實；重點建設的起訖和成就；新鮮（或新生）事物的出現；重大決策會議（包括政府、人大、政協、群團組織）；重要人事的變更；主要領導人的視察，名人學術團體及外賓的來訪考察；各條戰線上的重要改革的重大成就；先進模範人物可歌可泣的事蹟；著名人物的活動、貢獻、科研成果；重大科技、工農業生產上的革新創造；人口、民族的重大變化、遷徙；嚴重自然人為災害的發生及重大抗災措施；重大案件的偵察及其破獲；古蹟、古物的發現、保護破壞；重大涉外事件；奇異的自然現象和奇人奇事；全國或本省與鄰省影響本地的大事；主要年代的統計數據（如年末的國民生產總值，年末獲得重大的政府獎勵）。二是大事記要素。
⑵、綜合性條目。它是綜合記述一個地區、部門、行業、單位發展全貌或綜合報道社會生活中某方面重要情況的條目，其特點是涉及面廣、綜合性強、借鑑和利用價值高。其表現形式有綜述（概述）、概況等類型。在綜合性條目編寫中，要運用各種濃縮信息的手段，對年度內全單位或全行業發生的重要情況進行歸納概括，以儘可能少的筆墨將其基本狀況和特點勾劃出來。換言之，就是把各單位年度工作總結進行濃縮。具體講，綜合性條目的編寫應具備四個基本要素：一是行業、部門或單位的基本情況；二是年度內實現的主要指標及取得的主要成績；三是行業、部門或單位發展變化的新特點；四是存在的問題。這四個要素體現了概況或概述題義本身所要求的全面性。
在編寫綜合性條目中，要注意三點：一是區別運用“概述”和“概況”。“概述條目”偏重於揭示年度內事物變化的特點及趨勢，如縣委四大家、林業、工業、政法、教育等單位上報稿。以縣政府“概述”為例，主要從以下方面把握：圍繞走在全省山區縣市前列這一目標，從決策、會議、措施（如招商引資、項目建設、工業強縣、農業發展、旅遊開發、文化教育、實事辦理等等方面）、成效（財政、經濟、生活等數據）等方面去組材，這些就揭示了全縣年度內經濟社會發展變化的特點及趨勢。“概況條目”偏重於勾勒事物發展變化的基本概貌，如其它部門和單位上報稿。以殘聯“概況”為例，只要反映全縣各類殘疾人基本情況、所做的主要工作、主要成績與問題即可。從篇幅上講，概況比概述要小；二是要處理好綜合條目和專題條目所寫內容之間的關係。綜合性條目是單位或部門年度內所做事情的濃縮，可喻為其骨架，對專題條目所寫內容要涉獵，但只能是點到為止，專題性條目則要一事詳寫，基本要素要全。