密集架存放方式已經在檔案資料、圖書資料的存放領域的到了廣泛的應用，成為了國家機關、各大型企事業單位、學校等對檔案資料、圖書資料保管的首選裝具。密集架在使用過程中需要的注意事項，單位部門檔案的保護是指採取必要的防護措施，減少對檔案造成損毀的各種不利因素的影響，最大限度地維護企事業檔案的齊全、完整與安全，延長檔案的壽命。
工具/原料
密集架
移動密集架
方法/步驟
防火
火災是能夠對檔案造成重大損失的直接隱患。因而，檔案庫房必須在滿足消防要求上採取必要措施做好防護。在庫房的裝修裝飾上不應採用易燃材料，如一般木料、塑料等，而應使用耐燃、阻燃的材料如防火材料門、耐燃窗簾、電線等。同時應添置必須的消防器材，如滅火器等，有條件的企業還可以加裝消防警報裝置。
防盜
防盜是防止人為原因破壞檔案的必要措施。安裝必要的防盜設施，有條件的企業可以採取電子監控警報裝置，確保檔案的存放安全。
防光
光線中的紫外線輻射對紙張中的纖維素和木質素都有很大的直接破壞作用，使紙張強度降低，因而檔案櫥、櫃等應安放在避免日光直晒之處，較難避開的，可採用懸掛遮陽窗簾來防止光線照射檔案，也應儘量避免燈光長時間直射檔案。
防黴
在炎熱、潮溼的環境下，檔案極易發生黴變。檔案一旦長黴，黴菌很難除去，滲透到紙張內部的黴菌還會使紙張的牢固性在數天之內降低，因此，檔案應置於通風處，若發現檔案已經生黴，則可用軟刷、乾布等蘸取福爾馬林或的酒精擦去黴菌，然後晾乾。
防蟲
檔案一旦被蟲蛀，嚴重者千瘡百孔，不可收拾。防蛀的方法是保持檔案室、檔案箱（櫃）等空氣流通，清潔乾燥。對新裝入的檔案櫥（櫃）的檔案，應嚴格檢查，發現有蟲蛀的，不經殺蟲處理不得裝入檔案箱櫃，對已裝入檔案箱（櫃）的檔案，要經常檢查。發現蟲害，及時治理。為有效殺蟲，可以在檔案箱（櫃）中放置一些檔案專用防蟲藥物。
防塵
灰塵會摩擦和破壞檔案紙張纖維，會使檔案字跡線條模糊不清，有的灰塵如蘇打、水泥等有酸性或鹼性，對檔案有較強的腐蝕作用，灰塵還是微生物寄生和繁殖的掩護者，是各種黴菌的傳播者。所以，保護好檔案必須做好防塵工作。要經常打掃檔案室，清潔檔案櫃，防止灰塵汙染檔案。
防高溫、防潮溼
檔案在高溫潮溼的環境下最容易生黴、長蟲。在條件允許的情況下，應避免將庫房設置在建築的頂層或西向夕晒房間。庫房的溫度、溼度一定要經常監測，使其在一定範圍內。為維持庫房的最佳溫、溼度條件，一般可採用自然調節和機器控制兩種辦法。自然調節主要是採用密封的辦法隔熱、隔溼，或採用定期通風的辦法降溫、降溼等。機器控制則是採用電器設備，控制庫房溫溼度，如空調和抽溼機等。
防機械損傷
防止檔案的機械損傷（如揉、折、撕裂、擦傷、劃傷等），一方面要採用適當的保管裝具存放檔案，另一方面要注意在使用檔案的過程中，輕拿輕放，小心維護。對已發生機械損傷的殘破檔案，可採用託裱、複製的方法進行修復。
注意事項
從影響檔案保存壽命的外部因素看，一般不適宜溫溼度、光照、灰塵、日、黴、水、火以及機械磨損等因素，都會造成對檔案的破壞。
要配備適合安全保管檔案的專櫃設備，採取措施，滿足溫溼度控制、防光、防火、防盜和防有害生物等檔案保護技術要求。