同學相聚一堂,是一件很開心的事,但是要怎麼樣才能組織一場有特色又完美的同學聚會呢?這就是需要很充分的準備,還要有大家的配合,才能完成的。
方法/步驟
計劃篇——在計劃階段,首先要想的問題,是你想在哪個時間哪個地方搞什麼形式的聚會?然後要打算找相應的熱心的同學來幫忙組織,挑選熱心的同學組成一個組委會,進行相應的分工。
前期組織篇——在前期階段,把所有能找的人先用QQ、微信或者電話聯繫一遍,通過一個個地傳遞信息,去找失蹤未露面的人。
實在沒有露面的人員,就通過大家的力量去尋找,比如用QQ的好友分析,或者百度一下他的姓名,實在找不到的,如果可能的話,動用身份證、駕照上面的信息去了解,並把所有能找到的人都歸到一個QQ群或微信群中。
組織活動要了解按照班級人數的50—80%來參加就差不多了。
按照這個標準,去找相應的組織場地,然後去談價格,最後定下來一個時間和地點、活動方案,確定下來一個收款的賬號,用煽情的話語寫成一個通知,天天在群內公佈於眾。
在群內不要說錢的事,以免有些同學會因為經濟困難而自卑。如果有比較長途的同學,可以考慮啟用基金或由比較有錢的同學負責長途同學的車費。贊助的費用最好在會後再公佈。
活動準備篇——聚會要開始前,要做好訂飯店、定KTV、定酒店(主要是給喝高的人)的工作,以免到時人員去了結果卻沒有場地。然後,提前邀請老師或校方領導,給老師及同學發邀請函,準備好給老師的禮物(可以帶有同學們身影的視頻或者同學們的合影)。
在活動開始前一天或者當天,儘量再聯繫多一次,確認一下,以便酒家根據人員數量進行相應的準備。提前準備好一名專門攝影和接待的人員。提前準備好相應的橫幅、統一文化衫、相機、車輛等物資。
如果資金充分的話,可以邀請專業公司進行策劃,讓他們來佈置。
活動開始篇——接待的同學準備好簽到簿,信息登記表,文化衫,會務手冊等提前到達會場。
聚會可以安排報道後,放下行李,到母校校區去走一走,可以去看一下老師,去以前一起學習的地方聊聊。
在活動開始前,要說明不允許比官位、比財富、比配偶、比子女。。。可以提供活動指南手冊,裡面可以提供以前的相片,可以提供一些話題、提供一些聚會提引等。。主持人一定要活躍,要多組織活動,及時發現離群的人,讓他們不要脫離集體,把氣氛要搞上去。
可以多安排拓展活動,或者安排一場籃球賽、足球賽等,多讓他們參加,讓同學們能有回到學校裡的集體活動的感覺。在活動期間,要隨時有組織幹部關注老師的動態,主持人要多從感謝師恩的話來說,要同學們能多與老師溝通 ,使老師有被尊重的感覺。
活動進行篇——活動從一開始,主持人及組織者一定要注意調動同學們的積極性,不管是飯局,還是KTV、還是溫泉、漂流、拓展運動等,都要注意細節,再三強調一下注意細則,提前安排好活動的人員做好準備以保證緊湊,提前做好安全措施,保證同學們能玩得盡興,老師們感受到桃李滿天下的自豪感。
晚宴要注意控制時間與節奏,主持的人和組織的人要分開,酒要適量,不要混太多種酒,一定切記隨身帶醒酒的藥片,一杯熱水,一條熱毛巾都顯得你關懷備至。
KTV要注意控制不要麥霸佔住位置,冷落了其它的人。要適量時間上個蛋糕或者水果拼盤。或者一段時間請個老師或同學來講話(這個一定要提前做好準備,要有一定的專題)。
泡溫泉要注意提醒他們要控制時間,因為暗,要互相注意關照。
漂流要注意隨時點人數,儘量一起活動,提前講好活動要注意的事宜。
晚上要控制時間,以免老師或有些同學要早點休息的,可以安排好休息的地方。
活動結束篇——在聚會結束的時候,要讓每個同學都能有收穫,製作一段剛活動的那些視頻,一起觀看也行,放到光盤上發回去也行(光盤最好能提前做好漂亮的封面)。然後可以請比較有興趣的同學準備相冊(很多這種網上照相館可以自己製作相冊,最好提前做好模板,在當天就可以製作出來,以最快的速度 送到同學們的手上。
注意事項
圖片來自於網絡。
完美的聚會意味著細節的執行,要多思考,用公益的心多去做,才能讓大家玩得開心。