2012年7月，麥肯錫全球研究所(McKinsey Global Institute)公佈的“社交經濟”報告中指出，普通知識型員工28%的上班時間都在處理電子郵件。如果你每週工作50個小時，則代表有14個小時花在了處理郵件上。麥肯錫的報告顯示，通過充分利用社交協作平臺，員工可以將處理電子郵件的效率提高25% - 30%，進而節省約7% - 8.5%的時間用於其他工作。但如果你所在的公司不打算在這類平臺上花錢，彭城人才網小編推薦的本文將為提供一些可操作的方法，讓你不至於在電子郵件上面花費那麼多時間：
方法/步驟
取消郵件訂閱。
電子郵件管理服務提供商Baydin分析了500萬封電子郵件後發現，普通電子郵件使用者平均每天收到147條資訊，其中會刪除71條(48%)。每刪除一條平均需要3.2秒。聽起來並不算多，也就是每天4分鐘而已，但如果你每週工作時間刪除350封郵件，則需要花費20分鐘，全年累加起來超過16個小時。
或許，我們可以換個角度來看：據“美國人時間使用情況調查”(American Time Use Survey)顯示，孩子不滿六歲的已婚在職父親每天給孩子讀書的時間平均僅有2.4分鐘，還不到普通電子郵件使用者用於刪除電子郵件的時間。要想擺脫收件箱帶給你的麻煩，就得取消你不會閱讀的列表，停止訂閱任何商業資訊。
停止使用資料夾。
卡耐基梅隆大學(Carnegie Mellon University)的一篇論文指出，32%的電子郵件使用者同意一種說法：“只要讀完的資訊，我就會立即把它歸類到資料夾中。”歸類似乎很有效率，但 Baydin公司CEO亞歷克斯•摩爾認為，未來需要再次查詢郵件時，你會發現，根據不同專案或聯絡人建立資料夾是效率最低的一種方式，即便是憑藉自己對收件時間的模糊記憶，在收件箱中滾動查詢的效率，也比之高出不少。如果你想清空收件箱，可以建立一個“歸檔”資料夾，但如果需要查詢資訊，則可以使用郵箱的搜尋功能。
在正確的時間傳送電子郵件。
根據Baydin的分析，普通電子郵件使用者每天會寫40條資訊，但如果沒人讀這些資訊，它們就沒有任何作用。比如，摩爾發現，早上六點鐘傳送的資訊與之後任何時間傳送的資訊相比，被開啟的機率更高。另外，午飯後也是閱讀資訊的一個小**期。他說：“如果你想請求某人做某事，在對方血糖升高之後，你便越有可能實現自己的目的。”
不要過於頻繁檢視電子郵件。
《18分鐘法則：心無旁騖，做正確的事》( 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done)一書的作者彼得•佈雷格曼認為，僅僅經過一代人，處理電子郵件的時間便從零增長到佔個人時間的28%，其中是有原因的。他說：“因為電子郵件造成一種有效工作的假象，所以特別容易讓人分心。”比如，你本應該專心做提案，但你不想這麼做。於是，你跑去檢視自己的收件箱。他說：“如果看電視不被懲罰，你或許也會去看電視，而不是寫提案。可是你看不了電視，於是你就跑去檢視電子郵件了。”
有更好的解決方法嗎?有，那就是分批處理法。佈雷格曼每天檢視三次電子郵件，並且發現這種方式可以每週節省多個小時。他說：“從沒人抱怨沒有及時收到回信。”如果每天檢視三次不適合，可以嘗試每一個小時檢視一次，集中精力工作40分鐘，然後用20分鐘處理收件箱。如此一來，你會發現自己的工作效率將會大大提高。