“天下熙熙,皆為利來;天下攘攘,皆為利往。”對於大多數企業來說,追求利潤是最基本的目標。為追求利潤的最大化,除了通過提升產品競爭力、擴大業務規模等手段增加收入外,企業往往將注意力集中在成本的控制上。其中,採購成本的控制是企業降低成本的最直接手段,而採購成本的有效管控往往來自於高效的採購管理。
然而,傳統的採購管理存在的問題由來已久,例如效率低下、成本偏高及質量無法保證等,這些與企業追求低成本高質量的目標背道而馳。
採購管理三大難題形成發展瓶頸
首先,採購效率低下。導致效率低下的原因得追溯到實際的採購流程上。一般情況下,企業採購物料會由採購人員蒐羅一批合資格的供應商後,然後再與其一一接觸,貨比多家選擇合適的供應商;大型的採購,會通過招投標的形式進行,通過釋出招標資訊,邀請供應商應標,再篩選。無論是前期的資料搜尋、招標釋出還是篩選、簽約、驗收階段,線下的溝通均需要花費大量的時間,資訊整理以及合約擬定、審批等工作同樣佔用採購人員的大量工作時間,極大地限制了採購的效率。
其次,採購成本居高不下。傳統的採購由於資訊不能共享,採購過程缺乏一個強有力的監督機制,為採購人員與供應商形成利益關係製造了便利,推高採購成本;另外,由於資訊不共享,採購人員無法根據準確的庫存安排採購,導致重複採購現象的出現,造成庫存積壓、資源浪費。
最後,採購質量參差不齊。一方面採購人員賺取拿回扣,暗箱操作等行為對採購質量造成了一定的影響,令一方面,由於傳統的採購缺乏統一的採購標準以及驗收標準,憑藉經驗決策,導致採購質量不一致。
（1）企業運營成本升高 電子採購受青睞
隨著人力資源成本的提升,很多企業開始節流開源,採購管理成為了眾多企業節流的開端。為了節省採購成本,一些先進的企業將眼光瞄準了電子採購,通過採購管理軟體,實現電子化採購。據瞭解,對比CRM、ERP、HR等管理軟體廠商,成熟的採購管理軟體供應商並不是很多,目前,從功能還有管理理念來看,8thManage的採購管理軟體算是比較成熟的產品。該產品的設計是圍繞提高採購效率以及降低採購成本的目標展開,採用動態管理的設計理念,做到資訊共享、協同管理,符合企業的管理需求及發展需要;功能方面,系統提供全面的採購管理流程,將供應商管理、招投標、比價、合約等管理模組納入其中,可以線上實現全面的採購管理,同時通過增加多個自定義欄位以及可控的工作流程,方便企業靈活匹配實際的工作流程,運用自如。
針對傳統的採購難題,8thManage採購管理軟體可以做到有的放矢。
一、提供規範的工作流程,線上完成所有采購管理工作:線上釋出資訊、溝通以及制定合約,資料彙總、分析、對比供應商資訊,減少線下溝通時間以及文件處理工作,提升採購工作效率。
二、提供一個共享的資訊平臺,實現採購資訊的透明化,記錄每一個溝通和交易的細節,幫助管理人員監督以及決策,減少不正規的採購行為發生, 做到“陽光采購”。
三、將採購管理與庫存相關聯,及時獲知某類原材料的庫存量,依此來確定採購需求、制定採購計劃;四、提供全面實時的供應商資訊,方便採購人員貨比三家,快速甄選出優質供應商。目前,已有不少企業已經體驗到採購管理軟體的便利。
（2）訂單、採購一體化管理管理效果更理想
在企業的實際運營中,很多采購是由訂單催生的,如系統整合、電信、外包服務等行業。訂單與採購的一體化管理,實現資訊共享,避免部門間產生的“資訊孤島”,不但能夠令部門間的溝通、合作更為順暢,更能有效提升工作效率以及加強進度、質量的監控,提升工作質量。同時,一體化平臺的運用可以節省資訊系統整合的成本。廣州科騰資訊科技有限公司就是採用了8thManage CRM+SPM(採購管理軟體)這套產品,將銷售部和採購部整合到同一個工作平臺上,形成了一條從商機挖掘-報價-合約簽訂-合約履行(採購)無間斷的資訊流通道,成功打破部門溝通障礙壁壘,減少不同部門人員之間的線下交接工作,提升工作效率。同時,由於系統採用了同一資料庫的設計,且嵌入了BI分析功能,能夠對從訂單到採購,甚至到交付所產生的成本以及收益進行追蹤,極大的提升企業對於成本的管控能力。在系統的順利運轉下,科騰已經親身感受了資訊化的魅力,實現精細化管理。