在日常使用條碼印表機中，使用者一定有碰到過“點選列印後印表機不工作”“無法列印”“列印中突然停頓”等問題。這些突發情況，是常有的，使用者只需要稍微瞭解一下引起印表機不工作的原因，以及如何自己簡單設定將故障排除即可。
在印表機不工作，印表機無法列印的情況下：
第一步：首先判斷是印表機硬體問題，還是軟體問題。一般先從硬體方面檢查，在確認硬體不存在問題後，著手排查軟體，這是因為：1）硬體問題如果不排除，軟體端無論做何種調整改動都將無法解決問題。2）使用者的知識層面而言，硬體問題更容易檢查，而軟體涉及的問題較多，也較複雜。
第二步：常見造成印表機無法正常工作的硬體故障：
1)耗材安裝錯誤
印表機在檢測到耗材安裝出錯時，都會給出相應提示，如指示燈閃爍、或顏色發生變化等，這種時候它是無法進行正常列印的。如博思得POSTEK印表機在碳帶安裝出錯時，操作面板上的“READY”和“RIBBON”燈同時閃爍報錯；在標籤紙安裝出錯是，面板上“READY”和”MEDIA”燈同時閃爍報錯。這時，使用者應按照快速安裝指南上的圖示說明，重新安裝耗材，將故障排除。
2)印表機硬體設定錯誤
1）機器設定問題
用於一定功能設定DIP撥碼開關，這些開關如果不小心被錯誤設定了，也將影響印表機正常工作。使用者操作時需對照使用者手冊說明來撥動，進行功能設定。
2）電源問題
一般常見的電源問題有不通電、電壓不足、接觸不良等。可通過觀察電源指示燈來判斷，如果指示燈不亮，或者忽明忽暗等，則是電源問題。或用萬用表測量電源輸出電壓值，檢查是否正常。
若電源介面卡指示燈亮度正常，但印表機指示燈出現閃爍，則可能為印表機電源介面接觸不良。
此兩種情況，可聯絡銷售商或維修中心。
3）印表機未啟動
重新開機，觀察印表機指示燈狀態是否正常，如確定印表機未能正常啟動，則多為印表機電路板故障，需聯絡維修中心。
4）通訊連線線、連線口等問題
可檢查資料線接電腦和接印表機的兩端是否都已正確連線，若確認連線還是不能正常列印，則可能為資料線本身或資料介面的問題，可嘗試更換資料線或到其他PC上安裝，若都出現無法列印的現象，需聯絡維修中心。
第三步：排查完硬體故障之後，看看常見的軟體問題：
1）驅動狀態錯誤
a)驅動圖示為灰色，或任務狀態為暫停，如下圖所示。若出現這種情況，可通過點選視窗上的印表機選單，將相應暫停或離線選項前的對勾去掉。
b)若驅動中任務狀態變為錯誤，則很可能為驅動安裝時埠選擇錯誤，可到“開始”→“裝置和印表機”→右鍵印表機屬性→“埠”中作相應埠號修改。
介面型別
埠選擇
並口
LPT埠，常為LPT1或LPT3
串列埠
COM埠
USB
USB埠，如USB001, USB002等
網口
TCP/IP埠
若不知道正確的USB埠號，可到“裝置管理器”中檢視。若無法顯示USB印表機支援或USB printingsupport字樣，則可能裝置未能檢測到。
2）軟體中驅動選擇錯誤
若無意中安裝了多個印表機驅動副本，則需注意要選擇正確的那一個。如圖5中，只有副本2（亮起）的驅動才是可用的，在軟體中注意區分。