採購管理
解析政府會議採購
服務類政府採購是政府採購的三大內容（工程、貨物和服務）之一，而會議採購管理又是服務採購的重點，也是目前各級政府採購機關日常管理工作的重點和難點之一。本文擬結合工作實際，談談對政府會議採購工作的認識和體會。
政府會議採購的特點
政府會議採購指利用政府性資金（預算內外資金）召開的各類會議，政府會議採購具有以下主要特點：
經費來源的財政性。政府會議的各項經費開支均來源於政府財政預算內外資金。
會議種類的多樣性。會議可以分成人大、政協代表大會、政府部門工作會議、群團組織工作會議、政府機構業務會議、政府工作人員學習培訓會議以及現場參觀會議等不同種類。
辦會地點的非固定性。從辦會目的和辦會效果考慮，有的可能跨行政區域（市、省）舉辦。同一城區可能在不同的賓館飯店舉辦。同一單位在一定時期內，可能選擇不同的地點辦會。
採購物件的非物質性。會議採購的另一特點是採購物件不具備物質形態，採購的過程也就是服務的過程，這一過程雖然也要消耗一定的實物，如食品、日用品、裝置設施磨損等，但最終並不形成實物形態的產品，也無法對其質量進行直觀的測試。會議採購質量實際上是交通、衛生、住宿、就餐等辦會環境和服務質量的綜合體現。
政府會議採購的現狀
政府會議採購的上述特點，決定了政府會議採購管理的難度：經費預算有限；不同種類的會議有不同的目標指向；辦會地點隨意性大，面對陌生的環境或並不熟悉的承辦單位（賓館飯店），往往付出更多的管理成本；會議採購的質量無法在事後進行直觀的檢驗，所以現場控制和管理便更為重要和複雜。
如何做好政府會議採購工作，各地進行了很多有益的探索。目前，政府會議的採購管理方式歸納起來，主要有以下幾種型別：
1．“稽核結算”型。所有政府性會議均由辦會單位根據批准的預算自行辦理，會議結束後報採購辦按規定的標準稽核結算。資金通過國庫或會議專戶支付。這種管理方式的主要優點是能充分發揮辦會單位的積極性，減少了採購中心事務性工作；最大的缺點是缺乏現場管理的第一手資料，稽核工作難以到位，沒有運用政府採購的管理機制和有效手段來實施規範管理。
2．“重點管理”型。大型會議在召開前夕由採購中心採用招標方式採購，確定承辦單位和食宿費用，並按程式簽定採購合同，資金通過國庫或會議專戶支付；其它小型會議由採購辦按一定的標準批覆給辦會單位（行政事業單位）自行辦理，資金通過單位支付。這種型別的主要優點是“抓大放小”提高效率，在採購辦人員較少的情況下，十分可取；主要缺點是大批中小型會議沒有直接參與管理，在財力有限的市縣一級，不能發揮應有的管理效益。
3．“定點駐會”型。有兩種方式，一種是政府採購中心在公平競爭的前提下通過招標確定一定期限（2年或3年）內定點承辦單位和相對固定的食宿標準，辦會時由採購辦駐會人員具體經辦，辦會單位協助管理，資金由專人稽核後通過國庫或專戶支付。主要優點是操作規範、管理到位；主要缺點是採購辦事務性工作較多。在縣市一級不失為可選方案之一。
“定點駐會”的另一種方式是承辦單位和食宿標準沒有通過公開招標確定，而是採取行政指定方式，這是未推行政府採購制度前各地普遍採用的一種駐會管理模式。
政府會議採購的對策
政府會議採購必須貫徹一個基本原則——公平競爭。選擇何種會議採購的管理模式，各地實際情況不同，不能一概而論。但如果已經將政府會議納入了政府採購範圍，則必須堅持政府採購的基本原則：公平競爭。市場經濟是法制經濟，人人都要遵守遊戲規則，政府和其它市場主體一樣，應該而且必須遵守市場經濟的執行規則。因此，會議定點承辦單位應通過招標競爭確定，不能搞行政干預。否則，不僅有壟斷市場的嫌疑，而且也違背了市場經濟“公開、公平”的基本法則，也與政府採購的初衷相悖。
政府會議採購必須抓好一項基礎工作——制度建設。政府會議的特點決定了它的多樣性、靈活性、情形的急迫性、物件的特殊性（多為各級領導）以及個別支出因素的不可預見性等，因而，也決定了會議管理工作的複雜性。這就要求我們在引入政府採購的競爭機制後，且不可一“定”了之，一“駐”了之，而必須重視制度建設，加強制度創新，用制度來規範和約束會議採購的各方主體和參與人員。
政府會議採購必須突出一個工作重點——現場管理。由於政府會議採購是一種服務採購，最終並不形成實物形態的產品，因而支付的貨幣是否獲得了等值的服務，不深入現場是無法衡量的。在構成會議費用的人數、時間和標準三大因素中，有二大因素——時間和人數是必須進行現場確定的。由此可見會議現場管理的重要性。
現階段如何按政府採購制度要求，根據會議採購的特點來規範政府會議採購工作？
一、會議召開實行嚴格的分類審批制度。
1．分類：黨代會、人代會、政協全會、勞模會等大型會議為一類會議；黨、政、群團組織召開的綜合性會議為二類會議；以同級黨、政名義召開的部門會議和部門業務工作會等為三類會議。
2．批准：為精減會議，壓縮開支，對不同類別的會議實行不同的批准許可權。一二類會議由黨、政領導集體討論後審批；三類需由財政開支的會議報政府分管領導稽核，主要領導審批。
審批領導對會議召開的目的、主要議程、參會物件、會議時間及開支專案進行認真稽核，嚴格把關，從而減少會議數量、壓縮會議規模、縮短會議時間、提高會議質量。同時，充分利用現代傳媒手段指導、佈置工作，增強工作的計劃性；提倡深入基層、現場辦公。
二、會議承辦實行規範的政府採購制度。
1．公平競爭。為了避免壟斷，並給其它非定點賓館提供平等的競爭機會，對承辦單位實行定期（2年或3年）競爭性招標，期滿後再進行下一輪招標定點。為保護定點期間的必要的競爭性，促進承辦單位提高服務質量，每輪競爭都確定2家以上承辦單位，由辦會單位自主選擇。
2．分項管理。會議購物、印刷等，按政府採購貨物類程式辦理，將會議食宿和會議購物印刷等分開管理；會議室費用標準、就餐的佈菜數量標準等按政府採購服務類程式確定後予以公佈。採購中心將不同限額標準下的正餐佈菜數量和菜名，分季節確定後輸入微機，供辦會單位選擇。
3．強化監督。加強對定點承辦單位的日常監督，不定期進行財務檢查和餐飲質量抽查；定期檢查合同規定的服務承諾的履行情況；按政府採購要求建立規範嚴格的違約處罰制約機制，實行質量保證金制度、資訊反饋制度、中標履約公告制度。
4．嚴格承辦手續。承辦單位憑採購中心的《財政負擔會議承辦通知》，安排接待會議。沒有會議辦通知的會議，採購辦會議專管員不得參與管理，會議結束後不得結賬，由辦會單位自行負責。
三、會議食宿實行統一的標準限額制度。
1．食宿限額標準。與會議定點承辦單位應通過招標競爭確定一樣，會議食宿標準的確定也應遵循市場規律，通過招標競爭確定。不同類別會議的住宿和就餐標準招標確定後，應向社會公佈並嚴格按標準稽核結算。同時，加強管理，倡導節儉，大力推行會議憑票就餐或會議自助餐。
2．會議食宿的人員範圍。會議食宿的人員範圍和會議食宿標準是構成食宿費用的兩個主要因素，因此，在對食宿標準做出規定的同時，對會議食宿的人員範圍也應做出相應規定。一般來說，為會議做前期準備的間接工作人員，如籌備、材料起草、文印人員、非現場宣傳人員等不應納入會議預算，不得安排會議食宿。會議提供食宿的工作人員僅限於負責會議簽到、安排生活、會議保衛的現場工作人員。對參會人員的司機也要進行限制性規定。
四、會議管理實行嚴密的雙崗現場監控制度。
1．雙崗組成。由於會議的上述特點，決定了會議的現場管理是整個會議採購管理的重點。一般小型會議由採購辦會議專管員和辦會單位人員各1名共同負責會務後勤管理工作；大型會議需要增加現場後勤管理人員的由採購辦確定雙方參加人員。
2．現場監控。人數、時間、標準是會議現場監管的三大重點內容，把好這三關，必須在現場完成相應的簽字手續，為會議的結算稽核提供真實、可信、完備的檔案資料。一是參會人員一律用《財政會議專用簽到表》簽到，大型會議應提供會議代表名錄，並由“雙崗”組成人員現場核對簽名；二是就餐時，就餐的桌數、人數、標準、進餐時間等應由“雙崗”組成人員與餐廳指定工作人員一起在《會議就餐會籤表》中籤名。上述兩表及會議承辦能在簽名後即交給承辦單位作為定期結賬的依據。
3．結算稽核。會議結束後，採購中心或財政部門要對承辦單位報來的發票、“雙崗”組成人員共同簽名的基礎表格等指定專人進行稽核，分會結算考核，按季分會報表，並儲存辦會檔案備查。
五、會議違紀實行嚴厲的責任追究制度。
1．嚴肅會議財經紀律，違規開支實行誰簽字誰付錢。不準先開會後報批；不準濫發紀念品；不準擅自提高會議開支標準；不準擅自增加會議開支專案；不準將非會議開支費用在會議費中列報。除一、二類會議外，其它會議的公務費、印刷費、交通費、宣傳費、非脫產人員補助等，由辦會單位自行承擔。
2．加大對會議違紀的查處力度。紀委、監察部門要站在加強廉政建設、維護廉潔高效的政府形象的高度，加強對會議違紀的查處力度。對違紀單位和有關責任人要按《中華人民共和國行政監察法》、《中國共產黨紀律處分條例（試行）》、《中國共產黨黨員領導幹部廉潔從政若干準則（試行）》及其它有關法規，追究責任。
對嚴重違反會議管理規定的直接責任人和負領導責任的人員，由紀委監察部門根據情節輕重，按規定給予黨紀政紀處分；對違紀單位，財政部門可同時按《違反財政法規處罰暫行規定》按不低於違紀金額20%的比例扣減單位預算經費；對嚴重違紀的應負主要責任的財會人員吊銷會計證，並督促單位將其調離會計崗位。