一年一度的年報審計已近落幕。作為參與配合事務所審計的財務人員,筆者在此做一下總結,以期為後來者提供參考。
派去配合之人要“少而精”
無論財務部有多少人,總覺得不夠用,這是所有公司的正常感觸。審計機構來兩個人也好,來二十個人也好,財務部最好只派一個人,或者至多派兩個人與之配合。原因在於,若派去配合的人員太多,需要與之將職責一一說清,並且還需要告訴審計人員根據分工找相關人員。
這樣造成的結果是,幾乎所有的財務部人員在這段時間都要圍繞審計轉,這會影響財務部正常的工作執行,而且在公司需要了解審計進度時,需要挨個問很多人才能瞭解情況,費時費力。
若派一個人與事務所進行介面,派去之人從審計那裡得到問題清單,再將清單分工給財務部每個人,其不需要了解所有事宜,更不需要擁有全部資料,只需要管好收發就可以了。這樣,公司想了解審計進展的話,只問這一個人就行了。
另外,因各公司財務部的人個性及處事方式各不相同,派去配合審計的人,不需要多麼機智勇敢,但一定要“懂事”,要事前瞭解審計的大致流程和方向,做到心中有譜。
與審計組巧妙溝通
獨立性是會計師的生命,但在審計現場,會計師的命根子是資料。
審計組在進入現場前,往往先把資料清單給公司,公司 可把能提供的電子版資料發郵件給審計組。
每個會計師事務所,都有資料清單模板,但其因講究通用性,並不適合所有公司。因此,財務部拿到清單後,要先對模板進行刪減,在不適用的條款上面打上標記,反饋給事務所,然後再組織人員提供。
如果是連續審計,則公司上一年已經提供了本公司特色資料,比如分析表、清單之類的材料,細心的會計師會在來年的資料清單裡直接寫上,但粗心的會計師在現場才想起來索取。而財務部拿到清單後,如果發現並未要這些特色資料,也不用著急。因為,會計師今年的想法可能與往年不同,很多資料的用處就不會太大。
除了清單上需要注意的事項,現場審計開始後,會計師還會索要很多東西。但除了基礎資料外,很多資料都可以通過溝通獲得更好的效果。
比如,審計組不可能對公司的所有管理流程爛熟於心,因此,他們要的東西,公司可能沒有或者很難提供。這時,財務部就要主動去和審計組溝通,以其他方式更好地進行彌補,從而達到雙方滿意的結果。
另外,會計師事務所不是主管單位,對企業的審計也不是打與被打、罰與被罰的關係。
相反,大家的目的是一起把報表趕緊做完做好。因此,大家更多的是在協作,而非敵對。
因此,對於事務所的提問,要區別對待。公司的財務、業務、人力、行政對同一事情的看法可能各不相同,對於比較深刻的問題尤其是敏感的問題,答案要想好。
比如審計要詢問某銷售員或某大客戶的情況,財務部就要請相關銷售員先說一遍,對不妥的地方隨時進行修正。