第一節 會計賬簿
所謂賬簿，就是以會計憑證為依據，連續地、系統地、全面地、綜合地記錄和反映各項經濟業務的內容，並以相互聯絡的專門格式和賬頁所組成的簿籍。設定和登記賬簿是會計核算的一種專門方法，也是會計核算的主要環節。一、會計賬簿的分類1.按性質和用途分類 按性質和用途分為日記賬、分類賬和備查賬。 （1）日記賬，也稱序時賬簿，是按經濟業務發生時間的先後順序記錄經濟業務的賬簿，實務中常見的有現金日記賬、銀行存款日記賬。 （2）分類賬，是按照賬戶分類記錄各項經濟業務的賬簿。該賬簿按照分類詳細程度的不同，分為總分類賬簿和明細分類賬簿。總分類賬簿，簡稱總賬，是根據一級會計科目設立的總分類賬戶，按照總括分類記錄全部經濟業務的賬簿。它可以提供各種資產、負債、費用、成本、收入等總括核算資料。明細分類賬簿，簡稱明細賬，是按照二級或明細會計科目設立的分類賬戶。 （3）備查賬，又稱輔助賬，是對日記賬和分類賬簿中不能記載或記載不全的經濟業務進行補充登記的賬簿。如租入、租出固定資產登記簿、代銷商品登記簿等。2.按外在形式分類賬薄按照外在形式來分，可分為訂本賬、活頁賬、卡片賬。 （1）訂本賬，是將賬頁固定裝訂成冊的賬簿。這種賬簿可避免賬頁散失，防止損抽賬頁，易於歸檔保管。因此，一般規定總分類賬簿和現金日記賬、銀行存款日記賬等採用訂本賬。 （2）活頁賬，是將賬頁裝訂在賬夾中的賬簿。此種賬簿可根據需要增加賬頁，便於記賬工作的分工，但易於散失或被抽損。這種賬簿在使用前要連續編號，登記使用完後裝訂成冊。明細分類賬多為活頁賬。 （3）卡片賬，是將賬卡裝在賬卡箱中的賬簿。特點是比較靈活，可根據需要增添、調整，但也易於散失。比較常見的是固定資產卡片式明細賬。 各類賬簿都應具備以下基本內容：1.封面 主要標明賬簿的名稱，如總分類賬、製造費用明細賬、材料明細賬等，還應標明記賬單位名稱。2.扉頁 主要賬簿名稱、編號、頁數、啟用日期、經管人姓名及交接日期，以及賬戶目錄並經主管會計人員簽字蓋章。3.賬頁 賬頁是賬簿的主要內容，它除了要標明賬戶名稱、總頁數和分頁數外，主要記錄經濟業務的內容，設定有登賬日期欄、憑證種類和號數欄、摘要欄、金額欄。二、出納日記賬設定 出納日記賬是出納員用以記錄和反映貨幣資金增減變動情況和結存情況的賬簿，包括現金日記賬和銀行存款日記賬。 現金日記賬是按照現金收、付業務發生或完成時間的先後順序，逐筆登記，用來反映現金的增減變動與結存情況的賬簿。 銀行存款日記賬是記錄和反映本單位在經濟業務中由於使用銀行轉賬結算而使銀行存款發生增減變動及其結存情況的賬簿。 財政部制定的《會計基礎工作規範》規定：“現金日記賬和銀行存款日記賬必須採用訂本式賬簿。不得使用銀行對賬單或者其他方法代替日記賬。”所以，出納應當設定訂本式的“現金日記賬”、“銀行存款日記賬”，涉及有價證券業務的，還應當設定有關有價證券方面的一些明細分類賬。有價證券明細賬主要核算股票、債券等有價證券的增減變動及結存情況，出納人員對由自己保管的各種有價證券要分設明細賬進行核算，如設“長期投資股票投資（××股票）”明細科目核算本單位對××股票的購進、售出以及結存情況。日記賬可以選用“三欄式”賬簿，也可以根據經濟業務的特點和經營管理的需要選用“多欄式”賬簿。明細賬一般選用“三欄式”賬簿。三、出納日記賬的設定和啟用 單位只要有現金或銀行存款收付業務發生，就必須設定現金日記賬或銀行存款日記賬。各單位應做到：有錢就有賬，以賬管錢，收付有記錄，清查有手續，保證現金或銀行存款的合理使用和安全完整。現金日記賬和銀行存款是特殊的明細賬，為了加強貨幣資金的管理，採用手工記賬的單位，現金日記賬和銀行存款必須採用訂本式賬簿。 賬簿是重要的會計檔案和歷史資料。啟用會計賬簿時，應當在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱。在賬簿扉頁上應當附啟用表，內容包括啟用日期、賬簿頁數、記賬人員和會計機構負責人、會計主管人員姓名，並加蓋名章和單位公章。記賬人員或者會計機構負責人、會計主管人員調動時，應當註明交接日期、接辦人員或者監交人員姓名，並由交接雙方人員簽名或者蓋章。啟用訂本式賬簿，應當從第一頁到最後一頁順序編寫頁數，不得跳頁、缺號。 賬簿啟用表一般格式 賬簿啟用表
第二節 現金日記賬
“三欄式”現金日記賬的基本結構為“借方”、“貸方”和“餘額”三欄。出納人員在每日業務終了時，應將現金收、付業務逐筆登記，並結出餘額，同實存現金相核對，藉以檢查每天現金的收、付、存情況及庫存現金限額的執行情況。 例：某公司2008年7月9日支付本公司業務人員張三預支差費1000元，當日做68號記賬憑證的內容如下：[答疑編號811050101：針對該題提問] 借：其他應收款－張三 1000 貸：庫存現金 1000 現金日記賬（三欄式） 第95頁
現金日記賬的登記方法1.根據記賬憑證登記現金日記賬 出納人員每日依據稽核無誤的與現金或銀行存款有關的記賬憑證逐筆登記現金日記賬。出納員在辦理收、付款時，應當對收、付款原始憑證進行稽核，並以稽核無誤後的記賬憑證及所附原始憑證作為登記現金日記賬的依據。2.賬證相符 現金日記賬所記載的內容必須與現金收款憑證和現金付款憑證相一致。每筆經濟業務都要按記賬憑證的“日期”、“會計憑證編號”、“摘要”、“金額”和“對應科目”登記。現金日記賬應逐筆分行登記，不得將收、付款憑證合併在一行欄目內登記，也不得將收、付款相抵後以差額數字進行登記。登記完畢後，應逐項稽核，在確定稽核無誤後，在記賬憑證上的“記賬”欄內打“√”，表示已經登記入賬，並在記賬憑證的下方出納處簽上自己的名字或加蓋印章，以示負責。在會計電算化系統中執行記賬命令時，會自動按已經稽核的記賬憑證記賬，所以，記賬憑證與會計賬簿絕對是一致，並且記賬憑證上的“記賬”欄內已打“√”，記賬憑證的下方出納處電腦也已經自動將出納的名字標註出來了。
3.登賬用筆要使用鋼筆、碳素墨水筆，以藍、黑色墨水書寫 不得使用圓珠筆或鉛筆書寫。當出現錯誤。採用紅字衝賬憑證沖銷錯誤或按照會計制度有關紅字登賬的有關規定登賬時，可用紅墨水記賬。會計電算化系統中不存在這個問題。4.登記應規範 出納員在登記現金日記賬時，不得濫造簡化字，不得使用同音異義字，不得寫怪體字。登記現金日記賬的文字和數字必須整潔清晰，準確無誤；摘要文字應緊靠左線；數字應寫在金額欄內，不得越格錯位、參差不齊；數字一般可自左向右適當傾斜，以使賬簿記錄整齊、清晰；若數字金額沒有角分為整數時，應在角分欄內填寫上“00”，不得省略不寫，也不得以“一”號代替；文字、數字字型大小要適宜，緊靠底線書寫，上面要留出適當空距，一般應占格寬的1／2或1/3，以備按規定方法改錯。 每一頁的第一筆經濟業務的年、月應在年、月欄中填寫，只要不跨年或月度，以後本頁再登記時，一律不填月份，只填日期。跨月登記時，應在上月的月結線下的月份欄內填寫新的月份。 對於這個規定，會計電算化系統中只要注意不要輸入錯別字就可以了，其他的問題不存在。5.連續登記 出納員在登記現金日記賬時，必須連續登記，不得跳行、隔頁，不得隨意撕掉頁和更換賬簿，即使是作廢的賬頁也應當保留在賬簿中；在一個會計年度內，任何人不得以任何藉口更換賬簿或重新抄賬簿；記賬時必須按頁次、行次、位次順序登記，若不慎發生跳行、隔頁時，出納員應在空行或空頁中間劃線加以登出，或在此空行、空頁上註明“此行空白”或“此頁空白”字樣，並加蓋出納員名章，以示負責。會計電算化系統中電腦會自動順序登記。不存在這個問題。6.日清月結 出納員應逐筆、序時登記現金日記賬，每日終了計算出庫存現金的結餘（即日清）。為了及時掌握現金收付和結餘情況，當日發生的有關現金收款業務必須要當日入賬。每日終了應分別計算出當日現金收入和支出的合計數以及賬面結餘數。並將現金日記賬的賬面餘額與庫存現金實有數進行核對，做到賬款相符。現金日記賬不僅要逐日結出餘額，還要按規定結賬。會計電算化系統中隨時可以得到一定當天或當月現金收入和支出的合計數以及賬面結餘數，要注意將現金日記賬的賬面餘額與庫存現金實有數進行核對，做到賬款相符。7.按規定轉頁 現金日記賬每一頁登記完後，必須按規定轉頁。為了便於計算了解現金日記賬中連續記錄的當月累計數額，並使用前後賬頁的合計資料相互銜接，在每一賬頁登記完畢轉接下一頁時，須在本頁的最末一行摘要欄寫上“過次頁”字樣，並在下一頁的第一行摘要欄寫上“承前頁”的字樣，然後將“發生額合計數和餘額”結出並結轉下頁。這裡所說的“發生額合計數”應為本月月初至本頁止的發生額合計數，這樣，就可以根據“過次頁”的合計數隨時瞭解本月初至本頁末止共收入現金多少，共支出現金多少，也便於月末結賬時加計“本月合計”數。 為了減輕出納員的記賬工作，也可以先在本頁最後一行用鉛筆結出發生額合計數和餘額，核對無誤後，用藍黑色墨水在下一頁第一行寫出上頁的發生額合計數及餘額，在“摘要”欄寫“承前頁”字樣，不用在每頁的最後一行寫“過次頁”的發生額和餘額。 會計電算化系統中不存在這個問題。8.按照規定的方法進行更正錯誤 出納員在登記現金日記賬發生記錄錯誤時，必須按照規定的方法進行更正。為了提供在法律上有證明效力的核算資料，保證現金日記賬的合法性，現金日記賬不得任意塗改，嚴禁擦、挖、刮、補，或使用化學藥物清除字跡。當現金收、付款憑證編制正確，只有出納員在登記現金記賬時，發生筆誤錯誤，可採用劃線更正法進行更正。會計電算化系統中不存在記賬錯誤的問題。要注意的是，當出納員發現現金日記賬發生錯誤是由於現金收、付款憑證編制錯誤造成的，出納員應把錯誤的憑證退還給原編制的會計人員，根據重新接到的紅字憑證或補充憑證，分別採用紅字更正法或補充登記法進行更正。
第三節 銀行存款日記賬
銀行存款日記賬通常也是由出納人員根據稽核後的有關銀行存款收、付款憑證按照經濟業務發生的時間順序，逐日逐筆地記錄和反映銀行存款的增減變化及其結果的賬簿。一、銀行存款日記賬的設定和啟用1.銀行存款日記賬的設定 單位應按開戶銀行和其他金融機構、存款種類等，分別設定“銀行存款日記賬”，即：有幾個銀行存款賬戶，就設定幾個“銀行存款日記賬”，以便於與銀行核對賬目。 銀行存款日記賬的設定，與現金日記賬基本相同，不同之處是在摘要欄前增設“結算方式”和“對方科目”兩欄，以便與銀行對賬單核對。賬簿格式一般採用“三欄式”，也可分別設定“多欄式”的“銀行存款收入日記賬”和“銀行存款支出日記賬”。另外，銀行存款日記賬應按存款種類分別設定“結算戶存款”、“信用證存款”等賬簿。對外幣存款，應按不同幣種和開戶銀行分別設定日記賬。2.銀行存款日記賬的啟用 銀行存款日記賬在啟用賬簿時，應嚴格按照有關規定和要求填寫“賬簿啟用表”。二、銀行存款日記賬的登記方法1.銀行存款日記賬是由出納人員根據稽核無誤的銀行存款收款憑證、付款憑證以及將現金送存銀行的付款憑證，逐日逐筆順序登記的。2.登記時，分別填寫“年、月、日”、“會計憑證字號”、“摘要”各欄。“結算、方式”欄根據所發生的經濟業務的結算憑證的種類和編號填寫。“對方科目”欄根據銀行存款收款憑證、付款憑證中的“貸方科目”欄或“借方科目”欄填寫（有的銀行存款日記賬無此欄）。 銀行存款日記賬 第頁
銀行存款日記賬的登記方法和要求與“現金日記賬”基本相同。3.每日終了，應分別計算銀行存款收入、付出合計數和當日賬面餘額，以便檢查監督各項收支款項，同時便於定期與銀行對賬單逐筆核對。4.期末，應將單位的銀行存款日記賬與開戶銀行轉來的對賬單進行逐筆核對，以檢驗單位銀行存款日記賬的記錄是否正確。 對於企業涉及有有價證券業務的，應當設定有價證券的明細賬。由出納人員對有價證券進行管理，並直接參與有價證券的明細核算。
第四節 對賬和結賬
對賬就是按照一定的方法和手續核對賬目，主要是對賬簿登記進行核對、檢查。賬簿記錄是否真實、準確，直接影響到對經濟活動效果的分析和會計報告的質量。在實際工作中，由於各種客觀原因，可能會造成賬簿記錄的錯記、漏記、重記。因此，必須建立健全對賬制度，定期組織好各項核對工作。 （一）對賬的內容 對賬主要包括以下幾個方面的內容。1.賬證核對 賬證核對就是將各種賬簿上所記載的內容與其入賬時所依據的記賬憑證及所附原始憑證進行逐項核對。出納人員主要將“現金日記賬”、“銀行存款日記賬”的記錄與記賬憑證核對，核對內容包括：記賬時間、憑證字號、內容、金額是否一致，記賬方向是否相符。賬簿記錄與會計憑證所反映的經濟業務內容必須一致，數額計算結果相等，保證做到賬證相符。2.賬賬核對 賬賬核對就是將有內在聯絡的各有關賬簿記錄進行核實、查對，達到賬賬相符。出納人員主要是將“現金日記賬”、“銀行存款日記賬”的期末餘額與總分類賬中的“庫存現金”、“銀行存款”的期末餘額核對，檢查總賬與日記賬記錄是否相符。3.賬款核對 賬款核對是將記載貨幣資金的賬簿記錄與貨幣資金的實有數額進行核對。檢查核對賬款是否相符。出納人員應具體核對以下內容：①將本單位“現金日記賬”賬面餘額與庫存現金實際結餘數額逐日核對相符。②將本單位“銀行存款日記賬”的賬面記錄定期與銀行轉來的對賬單上的記錄核對相符。③將本單位有價證券明細賬賬面餘額與庫存有價證券實際結餘數額逐日核對相符。 （二）現金長短款的處理 庫存現金實有數比“現金日記賬”餘額溢餘（多了），即發生了長款；若庫存現金實有數比“現金日記賬”短缺，即發生了短款。出納員盤點時應當編制“庫存現金盤點表”，它是反映現金實有數和調整賬簿記錄的重要原始憑證。 庫存現金盤點表
如果清查盤點的實際庫存現金與賬面餘額不相符應查明原因，作出妥善處理庫存。 在未查明原因之前，首先要調整現金賬面記錄。若為現金長款，應借記“庫存現金”賬戶，貸記“待處理財產損溢－待處理流動資產損溢”賬戶。若為現金短款，應借記“待處理財產損溢－待處理流動資產損溢”，貸記“庫存現金”賬戶。待查明原因後，再做相應的賬務處理。 例題：企業在現金清查中發現現金短款200元。應根據“現金盤點表”編制記賬憑證，作如下分錄：[答疑編號811050201：針對該題提問] 借：待處理財產損溢－待處理流動資產損溢 200 貸：庫存現金 200 經查，現金短款的原因為出納人員李為工作疏忽造成的，屬於出納人員的責任，決定由出納人員賠償時，應根據處理通知書，編制記賬憑證，作如下分錄： 借：其他應收款——李為（或庫存現金） 200 貸：待處理財產損溢－待處理流動資產損溢200 例題：2008年5月28日盤點庫存現金，發現長款3元。當時未查明原因，先做會計處理如下：[答疑編號811050202：針對該題提問] 借：庫存現金 3 貸：待處理財產損溢－待處理流動資產損溢 32008年5月29日，經查長款3元屬於無法查明原因的現金溢餘，經批准後轉入營業外收入，會計處理是： 借：待處理財產損溢－待處理流動資產損溢 3 貸：營業外收入 3 （三）“銀行存款日記賬”與銀行對賬單的核對 銀行每月會定期列印客戶對賬單，出納人員應定期核對出納的“銀行存款日記賬”與銀行對賬單，並編制“銀行存款餘額調節表”。 即使企業記賬和銀行記賬都沒有錯誤，銀行存款日記賬的餘額和銀行對賬單的餘額也往往不一致。這種不一致是由於存在未達賬而形成的。所謂未達賬項是由於企業和銀行取得憑證的時間不同，導致記賬時間不一致，而發生的一方已經取得結算憑證登記入賬，另一方尚未取得有關憑證尚未登記入賬的款項。未達賬項包括以下四種類型：1.企業已收，銀行未收 即企業送存銀行的款項，企業已記賬，作為銀行存款的增加，而開戶銀行尚未辦妥手續，未記入企業存款戶。2.企業已付，銀行未付 即企業開出支票從銀行存款中付出款項，企業已經記賬，作為銀行存款的減少，但開戶銀行尚未付款、記賬。3.銀行已收，企業未收 即企業委託銀行代收的款項或銀行劃給企業的存款利息，銀行已作企業存款增加記入存款戶，但企業尚未收到通知，未登記入賬。4.銀行已付，企業未付 即銀行代企業支付的款項支付後，已作企業存款的減少記入存款戶，但企業尚未接到銀行通知，未登記入賬。 上述任何一種未達賬項的存在，都會使企業銀行存款日記賬餘額與銀行對賬單餘額不相一致。企業應根據核對後發現的未達賬項，編制銀行存款餘額調節表， 編制“銀行存款餘額調節表”的規則如下：1.銀行已記增加，單位未記增加，單位記增加。2.銀行已記減少，單位未記減少，單位記減少。3.單位已記增加，銀行未記增加，銀行記增加。4.單位已記減少，銀行未記減少，銀行記減少。 上述四項原則可歸納為：單位和銀行“誰未記增加誰記增加，誰未記減少誰記減少”。
如果調節後雙方賬目餘額不相符，則說明賬簿記錄有差錯，出納員應進一步查明原因，予以更正。 如果銀行存款餘額調節表的結果顯示雙方賬目餘額相等，一般說明雙方記賬沒有差錯。無需做任何調整，不能直接以銀行存款餘額調節表的結果來調整賬簿。 即：對於銀行已經登記入賬而本單位尚未入賬的未達賬項，要等到有關銀行結算憑證到達後，才能登記銀行存款日記賬，絕不能以“銀行存款餘額調節表”作為記賬憑證。 例題：**公司2008年7月31日銀行存款餘額為58200元，而銀行對賬單存款餘額為79000元，經逐筆核對，發現有如下四筆未達賬項：7月11日，企業收到貨款100000元，銀行尚未入賬；7月18日，銀行支付企業水電費800元，企業因未收到銀行的付款通知書，尚未入賬；7月20日，企業開出現金支票一張，金額600元，持票人尚未到銀行提現，銀行未入賬；7月25日，某單位匯來預付貨款20000元，銀行已經收妥入賬，但企業尚未入賬。[答疑編號811050203：針對該題提問]
（四）實現會計電算化後的對賬 計算機銀行對賬與手工核對銀行賬的原理和方法基本相同，但對賬、核銷已達賬項以及編制銀行存款餘額調節表等工作基本交由計算機自動完成。計算機核對銀行賬，首先將銀行發來的對賬單輸入計算機中的銀行對賬單庫中，然後由使用者確定對賬的銀行存款科目及對賬方式，再令計算機自動將系統中儲存的銀行日記賬中的記錄按對賬的條件進行篩選，並將篩選的記錄送入銀行日記賬未達賬庫中，最後在銀行對賬單庫與日記賬未達賬庫之間進行記錄的自動核對和核銷，並自動生成銀行存款餘額調節表。二、結賬 結賬是指在一定時期內所發生的全部經濟業務登記入賬的基礎上，將各類賬簿記錄核算完畢，結出各種賬簿本期發生額合計和期末餘額的一項會計核算工作。通過結賬為進一步總結分析單位的財務狀況、經營管理情況、編制會計報告等工作提供詳實、具體的資料資料。 （一）結賬工作內容1.結賬前，檢查本期日常發生的全部經濟業務是否均已填制或取得了會計憑證，是否按規定程式登記入賬，有無錯記、漏記、重記。若發現登記工作有失誤，應及時按規定手續進行更正、補記。2.檢查單位是否按照“權責發生制”、“配比”的原則，進行賬項調整。3.檢查各項費用、成本和收入、成果的時期界限是否均已在有關賬戶之間完成了結轉，是否真實地反映當期的財務成果。4.完成上述工作後，分別結算出各種日記賬、總分類賬和明細分類賬的本期發生額和期末餘額。 （二）結賬方法 結賬可分為每日結賬、月度結賬、季度結賬、年度結賬。具體結賬方法：1.每日結賬（日結） 日結即在每日終了時進行的結賬。日結的方法是：在逐筆、順序登記完賬簿後，應結出本日餘額。2.月度結賬（月結） 月結即在每月終了時進行的結賬。月結的方法是：在最後一筆經濟業務的記載下面劃一條通欄紅線，在紅線下面的一行“摘要”欄註明“本月合計”，在“借方”、“貸方”、“餘額”三欄分別計算出本月借方發生額合計、貸方發生額合計和結餘額數，然後在此行下面再劃一條通欄紅線，表明本期結算完畢。
3.季度結賬（季結） 季結即在每季終了時進行的結賬。季結的方法是：在每季最後一個月的月度結賬的下一行“摘要”欄註明“本季度累計”，在“借方”、“貸方”、“餘額”三欄分別計算出本季度三個月的借方、貸方發生額合計數及餘額，然後在此行下面再劃一條紅線，表明季度結算完畢。
4.年度結賬（年結） 年結即在每年年度終了時進行的結賬。年度結賬的方法是：在本年最後一個季度的季度結賬的下一行“摘要”欄註明“本年累記”，在“借方”、“貸方”、“餘額”三欄，分別填入本年度借方發生額合計、貸方發生額合計、年末餘額，然後在此行下面劃兩條通欄紅線，表明全年經濟業務的登記工作至此全部結束。
（三）實現會計電算化後的結賬 每月月底都需要進行結賬處理，計算機結賬不僅要結轉各賬戶的本期發生額和期末餘額，還要進行一系列電算化處理，檢查會計憑證是否全部登記入賬並稽核簽章、試算平衡、輔助賬處理等。與手工相比，電算化結賬工作更加規範，結賬全部由計算機自動完成。結賬工作需要注意的事項：1.由於某月結完賬後將不能再輸入和修改該月的憑證，所以使用會計軟體時，結賬工作應由專人負責管理，以防止其他人員的誤操作。2.結賬前應檢查該月的所有憑證是否均已記賬、結賬日期是否正確、其他相關模組的資料是否傳遞完畢，以及其他結賬條件是否完備。若結賬條件不滿足，則退出本模組，檢查本月份輸入的會計憑證是否全部登記入賬，只有在本期輸入的會計憑證全部登記入賬後才允許結本月份的賬。與記賬不同的是，一個月可以記賬數次，而只能結一次賬。3.結賬必須逐月進行，上月未結賬也不允許結本月的賬。若結賬成功，則做月結標誌，之後不能再輸入該月的憑證和記該月的賬；若結賬不成功，則恢復到結賬前的狀態，同時給出提示資訊，要求使用者做相應的調整。4.年底結賬，則系統自動產生下年度的空白資料檔案（即資料結構檔案），並轉年度餘額。同時自動對“固定資產”等會計檔案作跨年度連續使用的處理。5.跨年度時因年終會計工作的需要，會計軟體允許在上年度未結賬的情況下輸入本年度一月份的憑證；單位可以根據具體情況，將結賬環境設定為：在上年度未結賬的情況下不允許輸入本月的憑證。6.結賬前應做一次資料備份，如果結賬不正確可以恢復重做。三、更換賬簿 年度終了須要換新的賬簿。年度結賬後，將本年度賬簿中的餘額結轉到下一年度對應的新賬簿中去，然後將本年度的全部賬簿整理歸檔。結轉賬簿年度餘額時，在本賬簿中最後一筆記錄（即本年累計）的下一行“摘要”欄註明“結轉下年”，將計算出的年末餘額記入餘額方向相反的“借方”或“貸方”欄內，如：“銀行存款日記賬”年末餘額方向為借方，結轉到下年度時，將餘額列入“貸方”欄，在“餘額”欄內註明“0”，在“借或貸”欄註明“平”。至此本賬年末餘額結轉完畢。 下一個會計年度要對所有賬簿進行重新開設。登記第一筆經濟業務之前，應首先將本賬簿的上年餘額列示出來。其方法是：在新開設的賬簿的第一行填寫“月、日、上年結餘”，將上年餘額列入“餘額”欄，並標明餘額方向，餘額方向應同上一個會計年度本賬簿的餘額方向相同。新賬結轉或重建後，應在賬簿封面上寫明單位名稱、賬簿名稱、編號和使用時限，在扉頁“會計賬簿啟用表”上填寫啟用日期、單位負責人、記賬人員和會計主管人員姓名並加蓋名章和單位公章。
第六節 出納報告單
出納記賬之後，應根據現金日記賬、銀行存款日記賬、有價證券明細賬等核算資料，定期編制“出納報告單”，以報告本企業一定時期現金、銀行存款和有價證券等的收支和結存情況，並據以與總賬會計核對期末餘額。“出納報告單”主要反映庫存現金、銀行存款和有價證券的收、支、存情況，並與總賬會計核對期末餘額。
出納報告單的報告期可與本企業總賬會計彙總記賬的週期一致，如果企業總賬10天匯，則出納報告單10天編制一次。