主要介紹質量管理認證中對於質量記錄的規定
方法/步驟
HC-QP-002 質量記錄控制程式
1. 目的
本程式規定了儲存各種質量活動中產生的記錄的要求，使其得到妥善的保管和使用，為產品質量符合規定要求和質量管理體系符合要求及有效執行提供客觀證據。
2. 適用範圍
本程式適用於與產品質量有關的記錄，質量體系執行記錄等。
3. 參照檔案
《質量手冊》第四章4.2.4節
4. 總則
4.1本廠採用各有關部門分別負責管理其產生的質量記錄；
4.2質量記錄應準確，完整，字跡清晰；
4.3如一份質量記錄需產地至其他部門時，傳出部門為記錄地產地責任者。質量記錄的接受部門應該儲存被傳遞的質量記錄；
4.4如一份質量記錄順序傳遞時，質量記錄的最終接受部門儲存被傳遞的質量記錄；
4.5本程式4.3和4.4中質量記錄係指需進一步處理並填寫相關處理結果的質量記錄。對傳遞的質量不需進一步處理，最終記錄單位應儲存該類質量記錄；
5.職責
5.1各部門負責本部門產生的和接受的質量記錄的收集，標識，歸檔，儲存和 保管；
5.2質量記錄應保持清晰，易於識別和檢索；
5.3總經辦負責對全廠各部門質量記錄表單稽核和管理進行監督，制定《質量記錄清單》，所有記錄表單必須登入《質量記錄清單》，在內審時對質量記錄控制進行檢查；
6.實施程式
6.1質量記錄的收集
一個過程或一次質量活動完畢後（針對某一專案），產生質量記錄的責任部門應進行及時收集，避免記錄的丟失；
6.2標識
6.2.1質量記錄的標識以記錄名稱和表號為準；
6.2.2歸檔時案卷標識由部門進行標識，檔案號即為案卷標識號，案卷的標識原則為：簡單扼要，便於檢索，查詢，編號，儘量採用檔案原有標識號，便於處理超過期限的檔案；
6.2.3案卷標識號應在檔案管理登記表中進行記錄；
6.2.4檔案的檢索以檔案管理登記表手段，通過記錄的名稱，產生的日期等方式進行檢索；
6.3目錄
6.3.1每一份案卷中，應有案卷目錄，此目錄可借用資料袋上的欄目，以便記載案卷中儲存資料的內容，份數；
6.4歸檔
6.4.1質量記錄形成的案卷應予以歸檔，集中在各部門儲存；
6.4.2歸檔的質量記錄案卷應在檔案管理登記表中進行登記，並記載歸檔時稽核人員。
6.5儲存，保護
6.5.1各部門應配備必要的質量記錄檔案存放裝具和地點。存放地點應滿足防盜，防火，防晒，防潮，防塵，防汙染，防有害物質等七防要求，存放裝具應牢固，專用。存放地點應經常保持清潔。
6.5.2各部門每季至少對本部門儲存的質量記錄案卷進行抽樣檢查，以確認案卷和卷內
:p>
檔案是否丟失和損壞。檢查結果為口頭提醒，不需記錄；
6.5.3所有質量記錄的儲存期限除法律法規和顧客要求外，一律為三年；
6.5.4質量記錄達到儲存期限後按《檔案控制程式》的有關規定進行處置；
6.6借閱
6.6.1檔案僅供從事本職工作的有關人員使用，並辦理借閱手續。本職工作以外人員借閱，應由領導同意的證據；
6.6.2借閱者對接觸的檔案應保密；
7.附件
質量記錄清單
檔案管理登記表
��一份案卷中，應有案卷目錄，此目錄可借用資料袋上的欄目，以便記載案卷中儲存資料的內容，份數；
6.4歸檔
6.4.1質量記錄形成的案卷應予以歸檔，集中在各部門儲存；
6.4.2歸檔的質量記錄案卷應在檔案管理登記表中進行登記，並記載歸檔時稽核人員。
6.5儲存，保護
6.5.1各部門應配備必要的質量記錄檔案存放裝具和地點。存放地點應滿足防盜，防火，防晒，防潮，防塵，防汙染，防有害物質等七防要求，存放裝具應牢固，專用。存放地點應經常保持清潔。
6.5.2各部門每季至少對本部門儲存的質量記錄案卷進行抽樣檢查，以確認案卷和卷內
:p>