131、通過一次按鍵建立一個Excel圖表
這是一個非常老套的Excel竅門。要想使用鍵盤快速建立一個圖表，選擇你需要繪製的資料並按下F11鍵。Excel將自動為你建立圖表。另外，在選好單元格後按下“Alt+F1”，你將得到相同的結果。
132、繪製平直直線
在Excel繪製直線時是不是很難？其實，在應用直線繪製工具時，只要按下Shift鍵，則繪製出來的直線就是平直的。另外，按下Shift鍵繪製矩形即變為正方形、繪製橢圓形即變為圓形。
四、函式和公式編輯技巧
133、巧用IF函式清除Excel工作表中的0
有時引用的單元格區域內沒有資料，Excel仍然會計算出一個結果“0”，這樣使得報表非常不美觀，看起來也很彆扭。怎樣才能去掉這些無意義的“0”呢？利用IF函式可以有效地解決這個問題。 IF函式是使用比較廣泛的一個函式，它可以對數值的公式進行條件檢測，對真假值進行判斷，根據邏輯測試的真假返回不同的結果。它的表示式為:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，logical_test表示計算結果為TRUE或FALSE的任意值或表示式。例如A1>=100就是一個邏輯表示式，如果A1單元格中的值大於等於100時，表示式結果即為TRUE，否則結果為FALSE;value_if_true表示當logical_test為真時返回的值，也可是公式;value_if_false表示當logical_test為假時返回的值或其他公式。所以形如公式“＝IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),“”)”所表示的含義為:如果單元格B1到C1內有數值，且求和為真時，區域B1到C1中的數值將被進行求和運算。反之，單元格B1到C1內沒有任何數值，求和為假，那麼存放計算結果的單元格顯示為一個空白單元格。
134、批量求和
對數字求和是經常遇到的操作，除傳統的輸入求和公式並複製外，對於連續區域求和可以採取如下方法:假定求和的連續區域為m×n的矩陣型，並且此區域的右邊一列和下面一行為空白，用滑鼠將此區域選中幷包含其右邊一列或下面一行，也可以兩者同時選中，單擊“常用”工具條上的“Σ”圖示，則在選中區域的右邊一列或下面一行自動生成求和公式，並且系統能自動識別選中區域中的非數值型單元格，求和公式不會產生錯誤。
135、對相鄰單元格的資料求和
如果要將單元格B2至B5的資料之和填入單元格B6中，操作如下:先選定單元格B6，輸入“=”， 再雙擊常用工具欄中的求和符號“∑”;接著用滑鼠單擊單元格B2並一直拖曳至B5，選中整個B2～B5區域，這時在編輯欄和B6中可以看到公“=sum(B2:B5)”，單擊編輯欄中的“√”（或按Enter鍵）確認，公式即建立完畢。此時如果在B2到B5的單元格中任意輸入資料，它們的和立刻就會顯示在單元格B6中。 同樣的，如果要將單元格B2至D2的資料之和填入單元格E2中，也是採用類似的操作，但橫向操作時要注意:對建立公式的單元格(該例中的E2)一定要在“單元格格式”對話方塊中的“水平對齊”中選擇“常規”方式 , 這樣在單元格內顯示的公式不會影響到旁邊的單元格。如果還要將C2至C5、D2至D5、E2至E5的資料之和分別填入C6、D6和E6中，則可以採取簡捷的方法將公式複製到C6、D6和E6中:先選取已建立了公式的單元格B6，單擊常用工具欄中的“複製”圖示，再選中C6到E6這一區域，單擊“貼上”圖示即可將B6中已建立的公式相對複製到C6、D6和E6中。
136、對不相鄰單元格的資料求和
假如要將單元格B2、C5和D4中的資料之和填入E6中，操作如下: 先選定單元格E6，輸入“=”，雙擊常用工具欄中的求和符號“∑”;接著單擊單元格B2，鍵入“，”，單擊C5，鍵入“，”，單擊D4，這時在編輯欄和E6中可以看到公式“=sum（B2，C5，D4）”，確認後公式即建立完畢。
137、利用公式來設定加權平均
加權平均在財務核算和統計工作中經常用到，並不是一項很複雜的計算，關鍵是要理解加權平均值其實就是總量值（如金額）除以總數量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單價）平均後得到的那個單位值。在Excel中可設定公式解決（其實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應的各個數量之和，它的結果就是這些量值的加權平均值。
138、自動求和
在老一些的Excel版本中，自動求和特性雖然使用方便，但功能有限。在Excel 2002中，自動求和按鈕被連結到一個更長的公式列表，這些公式都可以新增到你的工作表中。藉助這個功能更強大的自動求和函式，你可以快速計算所選中單元格的平均值，在一組值中查詢最小值或最大值以及更多。使用方法是:單擊列號下邊要計算的單元格，或者單擊行號右邊要計算的單元格，單擊常用工具欄上自動求和按鈕右邊的箭頭，並單擊要用的公式，然後按Enter。
139、用記事本編輯公式
在工作表中編輯公式時，需要不斷檢視行列的座標，當編輯的公式很長時，編輯欄所佔據的螢幕面積越來越大，正好將列座標遮擋，想看而看不見,非常不便！能否用其它方法來編輯公式呢？ 開啟記事本，在裡面編輯公式，螢幕位置、字型大小不受限制，還有滾動條,其結果又是純文字格式，可以在編輯後直接貼上到對應的單元格中而勿需轉換，既方便，又避免了以上不足。
140、防止編輯欄顯示公式
有時，你可能不希望讓其他使用者看到你的公式，即單擊選中包含公式的單元格，在編輯欄不顯示公式。為防止編輯欄中顯示公式，可按以下方法設定: 右擊要隱藏公式的單元格區域，從快捷選單中選擇“設定單元格格式”，單擊“保護”選項卡，選中“鎖定”和“隱藏”（）。然後再單擊“工具→保護→保護工作表”命令，選取“內容”，單擊“確定”以後，使用者將不能在編輯欄或單元格中看到已隱藏的公式，也不能編輯公式。
141、解決SUM函式引數中的數量限制
Excel中SUM函式的引數不得超過30個，假如我們需要用SUM函式計算50個單元格A2、A4、A6、A8、A10、 A12、……、A96、A98、A100的和，使用公式SUM(A2，A4，A6，……，A96，A98，A100)顯然是不行的，Excel會提示“太多引數”。其實，我們只需使用雙組括號的SUM函式;SUM( (A2，A4，A6，……，A96，A98，A100))即可。稍作變換即提高了由SUM函式和其他擁有可變引數的函式的引用區域數。
142、在絕對與相對單元引用之間切換
當你在Excel中建立一個公式時，該公式可以使用相對單元引用，即相對於公式所在的位置引用單元，也可以使用絕對單元引用，引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對單元和絕對單元。絕對引用由$後跟符號表示，例如，$B$1是對第一行B列的絕對引用。藉助公式工作時，通過使用下面這個捷徑，你可以輕鬆地將行和列的引用從相對引用改變到絕對引用，反之亦然。操作方法是:選中包含公式的單元格，在公式欄中選擇你想要改變的引用，按下F4切換。
143、快速檢視所有工作表公式
只需一次簡單的鍵盤點選，即可顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用來存放日期的序列值。操作方法如下: 要想在顯示單元格值或單元格公式之間來回切換，只需按下“Ctrl+`”（與“~”符號位於同一鍵上。在絕大多數鍵盤上，該鍵位於“1”鍵的左側）。
144、實現條件顯示
統計學生成績時，希望輸入60以下的分數時，顯示為“不及格”;輸入60以上的分數時，顯示為“及格”。這樣的效果，不妨稱之為“條件顯示”，用IF函式可以實現。假設分數在B3單元格中，要將等級顯示在C3單元格中。那麼在C3單元格中輸入以下公式實現不同的等級: =if(b3<=60,“不及格”，“及格”) 分“不及格”和“及格”2個等級 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及格”，“優秀”)) 分3個等級 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及格”，if(b3<90,“良好”，“優秀”))) 分為4個等級 注意:符號為半形，IF與括弧之間不能有空格，而且最多巢狀7層。
五、資料分析和管理技巧
145、管理載入巨集
Excel包括各種特殊作用的載入巨集，它們使用自定義的函式、嚮導、對話方塊和其他工具，擴充了工作表的基本功能。預設情況下，每個載入巨集都配置為在第一次使用時安裝，也就是說在第一次需要某個載入巨集時，都要找Office光碟安裝，這是非常麻煩的事。為了避免這種情況，你可以一次性將以後可能需要的載入巨集安裝，或者全部安裝它們。單擊“工具→載入巨集”，出現“載入巨集”對話方塊，選擇可能對你有用的載入巨集，如“分析工具庫”、“規劃求解”、“條件求和嚮導”等，單擊“確定”，Excel會提示所選載入巨集尚沒有安裝，詢問是否現在安裝，選擇“是”，然後插入Office安裝光碟完成安裝。不要在每次啟動Excel時載入每個載入巨集，因為這樣將減慢啟動過程，而且每個載入巨集都佔用了大量的記憶體。建議你將“自動儲存”載入，井設定適當的“自動儲存時間間隔”，這樣在Excel使用過程中能自動建立備份檔案，避免了掉電時丟失尚未儲存的檔案內容。
146、在工作表之間使用超級連線
首先需要在被引用的其他工作表中相應的部分插入書籤，然後在引用工作表中插入超級連結，注意在插入超級連結時，可以先在“插入超級連結”對話方塊的“連結到檔案或URL”設定欄中輸入目標工作表的路徑和名稱，再在“檔案中有名稱的位置”設定欄中輸入相應的書籤名，也可以通過“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之後，一旦使用滑鼠左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文字的任意位置，即可實現Excel自動開啟目標工作表並轉到相應的位置處。
147、快速連結網上的資料
你可以用以下方法快速建立與網上工作簿資料的連結: 1.開啟Internet上含有需要連結資料的工作簿，並在工作簿選定資料，然後單擊“編輯→複製”命令; 2.開啟需要建立連結的工作簿，在需要顯示連結資料的區域中，單擊左上角單元格; 3.單擊“編輯→選擇性貼上”命令，在“選擇性貼上”對話方塊中，選擇“貼上連結”按鈕即可。 若你想在建立連結時不開啟Internet工作簿，可單擊需要連結處的單元格，然後鍵入(=)和URL地址及工作簿位置，如:=
148、跨表操作資料
設有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表，現要用Sheet1的D8單元格的內容乘以40％，再加上Sheet2的B8單元格內容乘以60％作為Sheet3的A8單元格的內容，則應該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。
149、檢視Excel中相距較遠的兩列資料
在Excel中，若要將距離較遠的兩列資料(如A列與Z列)進行對比，只能不停地移動表格窗內的水平滾動條來分別檢視，這樣的操作非常麻煩而且容易出錯。利用下面這個小技巧，你可以將一個數據表“變”成兩個，讓相距較遠的資料同屏顯示。 把滑鼠指標移到工作表底部水平滾動條右側的小塊上，滑鼠指標便會變成一個雙向的游標。把這個小塊拖到工作表的中部，你便會發現整個工作表被一分為二，出現了兩個資料框，而其中的都是當前工作表內的內容。這樣你便可以讓一個數據框中顯示A列資料，另一個數據框中顯示Z列資料，從而可以進行輕鬆的比較。
150、如何消除縮位後的計算誤差（微軟Office技巧大賽獲獎作品）
有時我們輸入的數字是小數點後兩位數，但是在精度要求上只要一位，縮位後顯示沒問題，但其計算結果卻是有誤差的。解決方法是:單擊“工具→選項→重新計算”，選中“以顯示值為準”（），這樣計算結果就沒有誤差了。 事實上並不是計算上有誤差，而是顯示設定的四捨五入。採用本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問題，但同時會改變數值的精度，在使用前Excel會給你一個警告。
151、利用選擇性貼上命令完成一些特殊的計算
如果某Excel工作表中有大量數字格式的資料，並且你希望將所有數字取負，請使用選擇性貼上命令，操作方法如下: 在一個空單元格中輸入“-1”，選擇該單元格，並點選“編輯→複製”命令，選擇目標單元格。點選“編輯→選擇性貼上”命令，選中貼上欄下的數值和運算欄下的乘，點選“確定”，所有數字將與-1相乘。你也可以使用該方法將單元格中的數值縮小1000或更大倍數。
152、Web查詢
保持Excel工作表總是最新 Web頁上經常包含適合在Excel中進行分析的資訊，例如，可以在Excel中使用直接從Web頁上獲取的資訊分析股票報價。但如果你需要經常更新資訊就必須藉助Web頁上的最新資訊。現在Excel 2002可以用可重新整理Web查詢簡化這個任務來建立新的可重新整理Web查詢，方法如下: 在瀏覽器中瀏覽要查詢資料的Web頁，把資料複製並貼上到Excel工作表中。在貼上的資料下方將出現一個貼上選項智慧標記，單擊貼上選項智慧標記右邊的箭頭，再單擊建立可重新整理的Web查詢，在新建Web查詢對話方塊中，點選你想要查詢的資料表前面的黃色箭頭，單擊匯入。在Excel中可以手動或自動重新整理這個資料。手動重新整理方法如下:在外部資料工具欄上，單擊資料區域屬性按鈕，在重新整理控制下面選中你想要的選項的複選框。注意:當你從Web站點獲取資料時，可能會丟失一些格式或內容，像指令碼、gif影象或單個單元中的資料列表。
153、在Excel中進行快速計算
檢視一系列單元格的最大值的操作方法: 選擇你感興趣的單元格，你將看到所選單元格的總和顯示在狀態列中。狀態列就是工作表視窗下方的水平區域。如果沒有出現狀態列，單擊檢視選單中的狀態列，滑鼠右擊狀態列，然後單擊最大值，現在你就可以在狀態列中看到最大值了。該方法可以計算選定單元格的平均值、總和、最小值。此外，你還可使用該方法計算包含數字的單元格的數量（選擇計數值），或者計算已填充單元格的數量（選擇計數）。
154、自動篩選前10個
有時你可能想對數值欄位使用自動篩選來顯示資料清單裡的前n個最大值或最小值，解決的方法是使用“前10個”自動篩選。當你在自動篩選的數值欄位下拉列表中選擇“前10個”選項時，將出現“自動篩選前10個”對話方塊，這裡所謂“前10個”是一個一般術語，並不僅侷限於前10個，你可以選擇最大或最小和定義任意的數字，比如根據需要選擇8個、12個等。
155、同時進行多個單元格的運算（微軟Office技巧大賽獲獎作品）
如果我們現在有多個單元格的資料要和一個數據進行加減乘除運算，那麼一個一個運算顯然比較麻煩，其實利用“選擇性貼上”功能就可以實現同時運算。下面我們一起來看一個例項。 我們要將C1、C4、C5、D3、E11單元格資料都加上25，那麼可以這樣做:首先在一個空白的單元格中輸入25，選中這個單元格後點擊滑鼠右鍵選擇“複製”。然後按住Ctrl鍵依次點選C1、C4、C5、D3、E11單元格，將這些單元格選中。接下來點選滑鼠右鍵選擇“選擇性貼上”，在“選擇性貼上”對話方塊中勾選“運算”框內的“加”選項，點選“確定”。現在我們可以看到，這些單元格中的資料都同時被加上了25。
156、讓Excel出現錯誤資料提示
Excel除了可以對單元格或單元格區域設定資料有效性條件並進行檢查外，還可以在使用者選擇單元格或單元格區域時顯示幫助性“輸入資訊”，也可以在使用者輸入了非法資料時提示“錯誤警告”。 選取單元格或單元格區域，單擊“資料→有效性”命令，單擊“輸入資訊”選項卡，選定“選定單元格時顯示輸入資訊”複選框，輸入標題，如“注意”，輸入顯示資訊如“這裡應輸入負數！”（），單擊“確定”按鈕。此後，再選定那些單元格或單元格區域時，Excel將自動提示上述資訊。另外，你還可以對設定了有效性條件檢查的單元格或單元格區域，再設定“出錯警告”資訊，方法是:選取單元格或單元格區域，單擊“資料→有效性”命令，單擊“出錯警告”選項卡，選定“輸入無效資料時顯示出錯警告”複選框（），選擇警告樣式，輸入標題如“警告”，輸入出錯資訊如“不能輸入正數！”，然後單擊“確定”按鈕即可。此後，如果你在指定的單元格中輸入了正數，Excel將警告你“不能輸入正數!”
157、用“超級連線”快速跳轉到其它檔案
用超級連結在各個位置之間跳轉十分方便，若你要切換到其它檔案，只需用滑鼠指向帶有下劃線的藍色超級連結檔案，然後單擊滑鼠即可跳轉到超級連結所指向的子位置上去，看完後若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。
六、設定技巧
158、定製選單命令
你可以根據自己的要求來定製選項選單。首先單擊“工具→自定義”命令，開啟其中的“命令”選項卡（），在左側的“類別”視窗中選擇欲增刪的選單類別。如果是增加選單命令，你只需在右側的“命令”格內進行選擇，將其拖至對應的選單項，選單自動開啟並出現一黑線後，將其插入黑線指示的位置，在空白處單擊滑鼠左鍵即可。如果是刪除選單命令，只須開啟選單選中需要刪除的命令，按下滑鼠左鍵將它拖至圖中的“命令”格中即可。也可在該示意圖開啟的情況下，開啟選單單擊右鍵，選中“刪除”命令即可。
159、設定選單分隔線
Excel工具欄按鈕之間有分隔線，如果你喜歡，也可以在選單中的命令之間新增分隔線。方法是:按住Alt鍵後拖動選單。如果拖動方向為增大選單間距，則自動在中間新增分隔線;如果拖動方向為減小選單間距，則自動去掉中間的分隔線。
160、備份自定義工具欄
在C:＼Windows＼Application Data＼Microsoft＼Excel資料夾中有個Excel10．xlb檔案，這個檔案儲存了你的自定義工具欄和其他螢幕位置上每一個可見的工具欄資訊。所以，建議你將工具欄設定好後，為Excell0．xlb檔案作拷貝，起個不同的名字，以備隨時載入，恢復你的工具欄。
161、共享自定義工具欄
如果你建立了一個自定義工具欄並希望和其他人一起分享的話，你可以將它“附加”到一個工作簿中。單擊“工具→自定義→工具欄”，選擇你的自定義工具欄，單擊“附加”按鈕（），出現“附加工具欄”對話方塊，單擊“複製”按鈕，即可將工具欄新增到一個工作簿中。
162、使用單文件介面快速切換工作簿
Excel 2002採用了單文件介面，每開啟一個工作簿，都會在工作列中顯示出來。因此，你可以通過單擊工作列上的名稱來快速切換工作簿，而不必在“視窗”選單中選擇開啟的工作簿名稱。如果你的Excel 2002沒有此項功能，可按以下方法設定:單擊“工具→選項”命令，單擊“檢視”選項卡，選中“工作列中的視窗”複選框（），單擊“確定”按鈕即可。
163、自定義工具欄按鈕
單擊“工具→自定義”命令，開啟“自定義”對話方塊使Excel處於自定義模式，這時你可以用滑鼠右鍵單擊工具欄上的按鈕圖示，彈出快捷選單，利用這個快捷萊單，我們可以完成好多自定義工作。 1.使用“命名”改變工具按鈕的名稱; 2.使用“複製按鈕影象”可以將按鈕的圖示複製到剪貼簿中，然後插入到文字或表格中、或者貼上到另一個按鈕上; 3.使用“編輯按鈕影象”來呼叫按鈕編