WORD/WPS排版技巧：[1]基本原理?

雖然WORD/WPS是常用的辦公軟體，開啟就能用，可真正想用好它們並不容易。目錄、頁碼、頁首、索引、表格等等問題層出不窮，出問題後往往不知道真正的問題出到了哪裡。在本篇文章中，將對WORD/WPS排版的基本原理進行介紹，使大家使用WORD/WPS時做到心中有數，出現問題能快速找到問題並解決。

工具/原料

ms office word或kingsoft wps

方法/步驟

首先明確兩個非常重要的概念：

節——WORD/WPS中頁面設定的最小單位。

一個檔案可以有多個不同的節組成。同一節中的頁面設定必定是相同的，如果想設定不同的頁首、頁尾、頁碼、分欄效果就必須使用多個節才能實現。節的名稱是用阿拉伯數字按順序表示的，可以從狀態列檢視當前頁屬於哪個節。

樣式——格式描述的集合。

樣式使用時，需要設定樣式名稱和樣式的具體資料。樣式名稱是區分不同樣式的唯一標記。樣式分內建樣式和自定義樣式兩類。內建樣式是在新建WORD/WPS文件後已經存在的樣式，例如“正文”樣式就是內建樣式。

例如：段落的樣式主要是宣告一段文字的格式，包括字型，段落，製表符，邊框，語言，圖文框，編號，快捷鍵等資訊。字元的樣式主要是宣告字（可以是連續的幾個字）的格式，包括字型，邊框，語言課快捷鍵等資訊。

下面對節的概念進行進一步的說明：

例如一個典型的檔案包括封面、目錄、前言、正文、附錄等，封面沒有頁首和頁尾，目錄和前言共用統一格式的頁尾，頁碼使用大寫羅馬數字表示，正文頁碼奇偶頁不同，頁碼使用阿拉伯數字表示，奇數頁頁碼在右下方，偶數頁頁碼在左下方。對這樣一個檔案，要實現上述排版效果就必須進行分節，第一節是封面、目錄是第二節、前言第三節、正文第四節等。

節的劃分是通過分節符實現的，當一短話後面插入一個分節符後，下一段話就處於不同的節中了。分節符分為四類：

1）下一頁：表示上下兩節的邏輯關係是前一頁和後一頁，與奇偶性無關。

2）連續：表示上下兩節處於統一頁中，一般用在上下節有不同分欄的情況。

3）奇數頁：表示後一節從奇數頁開始，如果前節以奇數頁結束，後節相當於自動增加一個空白頁，如果前節以偶數頁結束，後節相當於下一頁。

4）偶數頁：表示後一節從偶數頁開始。

所以，如果頁碼排的不對，首先要檢查節的劃分是否正確，其次要檢查頁碼的樣式。

下面對樣式的概念進行進一步的說明：

樣式的作用域是整個檔案檔案（所有節）。

樣式分為內建樣式和自定義樣式，兩者有一些使用上的區別。例如在大綱模式下，大綱級別的修改使用必須內建樣式（標題類樣式），使用自定義樣式就會給修改帶來麻煩。當然一定要使用自定義樣式也是可以的，但是會降低生產率。

樣式還分為基類樣式和繼承樣式。基類樣式是不繼承其它樣式的樣式。繼承樣式是基於其它樣式（又叫基樣式），然後經過修改（當然不修改也是可以的）而生成的樣式。

這裡要重點說明的是繼承樣式受基樣式的影響。例如新建兩個基於“正文”樣式的樣式“文章正文1”和“文章正文2”，文章正文1與正文相比修改了字號，文章正文2與正文相比修改了字型。文章正文1的樣式是這樣解釋執行的：本段符合正文，但要修改字號。如下圖所示，紅框中表示繼承的方式。

如果“正文”樣式中的字號被修改了，那麼基於“正文”樣式的所有樣式（但不包括“文章正文1”）中字號均會自動修改，因為“文章正文1”與“正文”相比就是修改了字號，所以修改正文後，其字型的格式不會修改。如果正文修改了字型，則文章正文1會根據正文修改，但文章正文2不會。如果正文修改了行間距，則文章正文1和文章正文2均會修改行間距。

對樣式更詳細的說明會在後面進行專門說明。

結束語

日常排版中90%的問題基本上是源於對這兩個概念的不瞭解造成的。如果瞭解了節和樣式的概念後，對排版影響最大的問題就解決了。下節會對頁碼的編排進行說明。

注意事項

本文僅介紹基本原理，解決問題的其它技巧請參考本系列其他檔案。