雖然面對面的溝通是直接而有效率的,但是對於專案這樣週期長、資源牽涉面廣的事項而言,面對面的溝通帶來的並不一定是高效,反而可能是低效。要麼是以專門的長時間的專案溝通會為代價,要麼是突發性的溝通,上下任何一方可能不同步、不同頻,反而導致誤解。這樣的事情經常發生。如果上級主動去找下級瞭解專案進展,下級往往說你等我準備準備;或者下級主動去向上級彙報,彙報了半天,上級可能還要問“你剛才說的是這個意思嗎?”
專業的專案管理工具往往因為其“專業”,而不能成為上下級良好的溝通工具。我們需要的是簡潔明瞭的資訊,比如“One Page Project Management”似的工具。領度系統不僅有這樣的簡潔性,而且這些資訊不需要專門的專案經理(PM)來整理與準備,它來自於普通員工使用領度系統的日常工作資料。因為實現了“全民化”的管理,領度系統尤其勝任於多專案、跨部門專案的管理。領度系統的專案管理相對專業領域的專案管理來說比較“輕”,但它不是“單薄”,領度系統的專案管理相對面向溝通協作的管理來說比較“專”,但它決不“笨重”。這是它的設計理念所決定的,成為上下級就“專案”這樣一個在某些型別的公司而言是最核心的東西進行良好溝通的工具。只有溝通良好了,才能談得上管理。
曾經有一位哥們說過他們公司的專案在解決溝通問題的方法,專門僱專案溝通人員,每週會給各個成員打電話詢問進度,因為這些人分佈不同城市,所以不能經常開會,只能電話和郵件溝通,如果每個人都發郵件,最終資訊也是亂的,所以不得已需要僱專門人來做溝通和資訊整理的事情。那麼每週的一次溝通後,再整理各個彙報的資訊,在做成表格,釋出給大家,這樣同一專案組成員才能夠知道整體的進度,再根據情況,做一下部調整。可想而知,這樣的進度和效率,最終無非是成本的增加。
那既然想解決溝通問題,同時讓員工自己管理的同時,也能將資訊真實有效的傳達給管理者,那麼就需要個門檻很低,但能容納資訊,並能自動分類處理資訊的工具。既然微博員工都愛用,那麼就建立一個公司社群,給其定名為linkwedo-Activity企業活動流平臺,或者簡稱為企業微博。讓員工自由自發的發表自己工作中的資訊,文件分享,話題討論,同事們彼此間評論與回覆。當然這些資訊可以設定屬性,資訊可自動關聯到任務,資訊關聯到客戶,資訊關聯到專案,資訊關聯到時間,資訊關聯到同事,並可以設定許可權,給需要分享人看,那麼其它人被限制查看了。
在公司社群裡面,你可以看到公司全員的最新動態。在這裡面有關於一份策劃案的群組討論,在針對一個PPT的獻計獻策,有人提供了一份很生動的圖片,有人對文字進行了修改,當然管理者看到這麼良好的組織,也很放心,不必過問細節,細節已經呈現。那歷史記錄也可以查詢,還原場景的活動流裡去。
linkwedo互動的社群中很輕鬆,就像微博一樣,想關注的時候就看看社群動態。如果當天沒時間可以改天再看,只要想看,可以檢視歷史資訊。當然與你相關的肯定會@你了,頁面提醒或者發簡訊通知,還有手機版也可以及時訪問和處理資訊。