企業可以通過新型會議管理系統查詢會議室和參會者的會議安排，從而充分利用空閒會議室，同時也避免了會議室和參會者會議時間衝突的情況發生。除此之外，它還可提供投票、會議記錄等服務。
會議管理系統
會議是企業進行集體決策和重要事項部署時必不可少的手段。但是舉行一個會議涉及到參會者是否有時間、辦公室是否有空餘等諸多問題。傳統的會議管理手段一般是通過郵件溝通開會的時間地點，這種方法在小規模公司往往可以見效。但是在中大型公司，由於開會人員和會議室數量都很多，郵件溝通的方式無法有效管理會議室和參會者。因此，在中大型公司，往往會出現會議室無人使用而有會議需求的人沒有會議室使用，或者參會者同時面對多個會議分身乏術的情況。鑑於此，會議管理系統開始出現。
企業可以通過新型會議管理系統查詢會議室和參會者是否已經有會議安排，從而充分利用空閒會議室，同時也避免了會議室和參會者會議時間衝突的情況發生。企業釋出會議後，會議管理系統會自動給參會者傳送會議提醒。在開會過程中，會議管理系統還可提供會議資料的觀看和下載、投票、會議記錄等服務。
核心指標
市面上的會議室管理系統已有數十家，它們差異化較大。作為企業使用者應該如何挑選適合自己的會議管理系統呢？
chiefmore結合主要會議室管理、參會者管理、會議管理等資訊，向大家介紹四家主流會議管理系統。
（一）會議室管理
通過會議管理系統預訂會議室時，會議主辦方不僅需要關注會議室是否空閒，還需要關注會議室內的裝置是否可以滿足會議需求。會議室裝置分為固定裝置和移動裝置兩類，對於移動裝置，會議主辦方需要向公司提出申請，臨時借用。
chiefmore首先從會議室管理功能著手展開介紹。
（二）參會者管理
chiefmore瞭解到會議管理系統還可以協助會議主辦方管理參會者。會前提醒是指會議管理系統會自動將會議的時間地點資訊以電話簡訊等方式傳送至參會者。簽到服務主要針對中大型會議管理和統計參會者比較困難的情況，簽到服務可以為參會者提供自助簽到服務並且將簽到資料匯出。門禁是指當會議主辦方預訂了一個會議之後，會議管理系統系統會將參會者的資訊匯入會議室的門禁系統，在會議時間內只有參會者才可以通過門禁卡進入會議室。門禁主要針對重要會議，可以避免重要資訊外洩。
（三）會議過程管理
對會議過程的管理可以提高會議主辦方開會的效率、降低開會成本。會議資料功能是指會議主辦方在會議開始之前可以將會議需要的資料上傳至會議管理系統，開會時參會者可以通過移動端APP登陸會議管理系統觀看和下載會議資料，甚至可以給資料上做一些批註和書籤。會議資料功能可以提高會議效率、減少影印成本。投票功能是指當企業進行重要事項決策時，可以通過會議管理系統進行不記名投票，提高了投票效率。
接下來，chiefmore從會議過程管理的角度進行分析。
