現在正是大學畢業生完成畢業設計、撰寫畢業論文的時候，大家往往要苦熬一個多月才能完成自己的畢業論文。現在大家主要都是用Microsoft Word來編輯論文(不論各位用哪個版本，基本功能都是一致的，以下簡稱Word)。如果不能充分Word的一些強大功能，大家在撰寫和編輯較長篇幅的科技論文的時候，可能經常要為不斷地調整格式而煩惱。在這裡我把自己以前使用Word的經驗和教訓總結一下，以求拋磚引玉。
一篇論文應該包括兩個層次的含義：內容與表現，內容是指文章作者用來表達自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節段落結構等，表現則是指論文頁面大小、邊距、各種字型、字號等。相同的內容可以有不同的表現，例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現；而不同的內容可以使用相同的表現，例如一個期刊上發表的所有文章的表現都是相同的。這兩者的關係不言自明。
筆者認為，論文“表現”的編輯，是一個非常費時費力的工作。如果在寫論文之前，做了各方面的準備，並按照一定的規律來編寫和排列，會起到事半功倍的效果；否則，會給你帶來無窮無盡的痛苦。筆者根據自己寫碩士論文的體驗，向各位提供如下建議，供大家參考。
步驟/方法
用好樣式
編寫論文，一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。
如果你發現自己是用選中文字然後用格式欄來設定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個樣式。對於相同排版表現的內容一定要堅持使用統一的樣式，這樣做能大大減少工作量和出錯機會。如果要對排版格式（文件表現）做調整，只需一次性修改相關樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由 Word 自動生成各種目錄和索引。
一般情況下，不論撰寫學術論文或者學位論文，相應的雜誌社或學位授予機構都會根據其具體要求，給論文撰寫者一個清楚的格式要求。比如，要求宋體、小四，行間距17磅等等。這樣，論文的撰寫者就可以在撰寫論文前對樣式進行一番設定，這樣就會很方便的編寫論文了。
如筆者用Microsoft Office Word 2003進行樣式設計如下圖：
使用交叉引用設定編號
一定不要自己敲編號，推薦使用交叉引用，否則手動輸入的編號極可能給你文章的修改帶來無窮的後患。標題的編號可以通過設定標題樣式來實現，表格和圖形的編號通過設定題注的編號來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等字樣時，不要自己敲編號，應使用交叉引用。這樣做以後，當插入或刪除新的內容時，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護。並且可以自動生成圖、表目錄。
對齊
一定不要用手動敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中文文件沒有空格。所有的對齊都應該利用標尺、製表位、對齊方式和段落的縮排等來進行。如果發現自己手動打了空格，一定要謹慎，想想是否可以通過其他方法來避免。同理，一定不要通過敲回車來調整段落的間距。
繪圖技巧
論文中會用到很多圖表，筆者強烈建議論文撰寫者分清論文中的圖形和表格，表格可以使用Word提供的工具進行編寫，很簡單，這裡就不再贅述了。框圖和流程圖的編輯，筆者強烈建議使用Office 2003中繫結的Microsoft Office Visio Professional 2003畫。如果不能忍受Visio物件複製到Word的速度，還可以試試SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio難，速度卻快多了。
編輯數學公式
在論文中編輯數學公式，個人建議使用MathType5.0，其實Word整合的公式編輯器就是它的3.0版。安裝MathType後，Word會增加一個選單項，其功能一目瞭然。推薦使用 MathType 的自動編號和引用功能，這樣首先有良好的對齊效果，還可以自動更新編號。Word 正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以通過固定行距來修正。但是要提醒論文撰寫者，如果你計算機上安裝了MathType5.0後，撰寫公式的速度非常快，佔用少量的CPU。但是，當你準備列印論文的時候，要記得找個按照了MathType5.0的計算機列印，不然，我們的公式就“不翼而飛”了。
參考文獻的編輯和管理
如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻，就已經太遲了，但總比論文寫到參考文獻那一頁時才去整理要好。應該養成看文章的同時就整理參考文獻的習慣。手工整理參考文獻是很痛苦的，而且很容易出錯。Word沒有提供管理參考文獻的功能，用插入尾註的方法也很不地道。
我建議使用Reference Manager，它與Word整合得非常好，提供即寫即引用（Cite while you write，簡稱Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關資訊，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻的的方插入標記，它會為你生成非常美觀和專業的參考文獻列表，並且對參考文獻的引用編號也是自動生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規範，減少出錯機會外，更可以避免正文中對參考文獻的引用和參考文獻列表之間的不匹配。並且從長遠來說，本次輸入的參考文獻資訊可以在今後重複利用，從而一勞永逸。
使用分節符
如果希望在一篇文件裡得到不同的頁首、頁尾、頁碼格式，可以插入分節符，並給每一節設定不同的格式。
上述七點都是關於排版的建議，還是要強調一遍，作者關心的重點是文章的內容，文章的表現就交給Word去處理。如果你發現自己正在做與文章內容無關的繁瑣的排版工作，一定要停下來學一下Word的幫助，因為Word 早已提供了足夠強大的功能。
使用子文件
學位論文至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內容都儲存在一個檔案裡，開啟、儲存、關閉都需要很長的時間，且不保險。
建議論文的每一章儲存到一個子文件，而在主控文件中設定樣式。這樣每個檔案小了，編輯速度快，而且就算文件損壞，也只有一章的損失，不至於全軍覆滅。建議先建主控文件，從主控文件中建立子文件，個人感覺比先寫子文件再插入到主控文件要好。
及時儲存、多做備份
設定自動儲存，還有一有空就Ctrl+S。
不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有備份才好。Word提供了版本管理的功能，將一個文件的各個版本儲存到一個檔案裡，並提供比較合併等功能。不過儲存幾個版本後文件就大得不得了，而且一個檔案損壞後所有的版本都沒了，個人感覺不實用。還是多處備份吧。
另外提醒一下，插入的圖片、和公式最好單獨儲存到檔案裡另做備份。否則，哪天打文件時發現自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來不及了。
大綱檢視與文件結構圖
使用大綱檢視寫文章的提綱，調整章節順序比較方便。
使用文件結構圖讓你方便地定位章節。
有人說，碩士寫畢業論文就像幹一個月苦力搬運工一樣，累死累活，寫不了多少東西；博士寫畢業論文就像生孩子，挑燈夜戰也得一個春秋。上面的建議並不全面，但相信比較管用，希望各位論文撰寫者能從中有所收穫。如果還有疑問，自己花些時間研究一下Word的幫助，相信會有事半功倍的效果。