祕書會議管理要領

　　一、提高會議成效的要領

　　1. 要嚴格遵守會議的開始時間。

　　2. 要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。

　　3. 要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。

　　4. 在會議進行中要注意如下事項：

　　1發言內容是否偏離了議題?

　　2發言內容是否出於個人的利害?

　　3是否全體人員都專心聆聽發言呢?

　　4是否發言者過於集中於某些人呢?

　　5是否有從頭到尾都沒有發言過的人呢?

　　6是否某個人的發言過於冗長呢?

　　7發言的內容是否朝著結論推進呢?

　　5. 應當引導在預定時間內做出結論。

　　6. 在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，並決定延長的時間。

　　7. 應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認。

　　8. 應當把決議付諸實行的程式理出，加以確認。

　　二、會議禁忌事項

　　1. 發言時不可長篇大論，滔滔不絕原則上以3分鐘為限

　　2. 不可從頭到尾沉默到底。

　　3. 不可取用不正確的資料。

　　4. 不要盡談些期待性的預測。

　　5. 不可做人身攻擊。

　　6. 不可打斷他人的發言。

　　7. 不可不懂裝懂，胡言亂語。

　　8. 不要談到抽象論或觀念論。

　　9. 不可對發言者吹毛求疵。

　　10. 不要中途離席。