成功的祕書案例

　　祕書，是個讓人歡喜讓人憂的職位。在職介所登記求職的20—40歲的女性當中，有將近50%的求職者希望獲得祕書、文員、文祕、助理等職位。下面是小編為你整理的，希望對你有用!

　　德西蕾-羅傑斯

　　現年49歲的德西蕾-羅傑斯是白宮第一位非洲裔的社交祕書。她出生在新奧爾良，父親羅伊曾是新奧爾良市議會議員。雖然說出身政治世家，但德西蕾卻一直都在商界、時尚界打滾。而中學時代每天家中都會有一些三教九流的客人到訪，其中有市長、生意人，也有當地的拾荒者和雜貨店裝袋者。這也大大影響了她在以後形成廣結人緣的性格。直到2008年11月，才進入白宮，成為白宮總管家——社交祕書。

　　這位非洲裔的社交祕書每天要打理白宮點點滴滴的事情，從普通早餐到國宴，從正式的會談到非正式的小聚„„除了確保每件事都不出差漏，還要確保每個人都開開心心。她不僅要有高超的手法、政治嗅覺、過目不忘的記憶力、接待和管理技巧，還有使一切看起來毫不費力氣的才能——儘管這個工作可能需要每天花上18個小時。入職白宮後，德西蕾不僅要安排白宮晚會的鉅細事宜，要出席她喜歡的社交派對，更要融入那些有權勢的大人物的圈子裡。

　　德西蕾是第一位擁有哈佛大學MBA碩士學位的白宮社交祕書。其實在入主白宮社交祕書一職之前，羅傑斯涉足過多個行業，這使得她建立了非常廣泛的人際關係朋網。羅傑斯的朋友們稱她是一個世界級的溝通者———致力於建立關係網的工程師，她不只是策劃白宮晚宴以及自己私人的親密晚會這麼簡單，而是把有影響力的人物納入了她的軌道。更重要的是，她不僅是一個老練的社會活動組織者，而且她本身也是一位社交名媛，曾兩度獲得選美皇后的桂冠。

　　作為總統夫婦在芝加哥時的老朋友，德西蕾會出任白宮社交祕書一點都不讓人奇怪。但奧巴馬更多的是看中她的人脈和社交技巧。

　　德西蕾自稱是米歇爾的“眼睛和耳朵”，她和米歇爾已經認識20多年了。 那年當前夫與米歇爾的弟弟在普林斯頓打籃球時，隨行在場的她倆初次相遇。她們一見如故，互相肘擊和講笑話，談論兒女的教育，像一對老朋友一樣的相互取笑。與第一家庭的友誼以及適合的才幹應該是奧巴馬選擇羅傑斯擔任社交祕書一職的重要原因。

　　羅傑斯認為，她的工作就是“推廣奧巴馬總統”以及確保“反映奧巴馬伕婦所擁有的白宮資產”增值。在她描述把午餐、聚會和音樂會這些元素串在一起有助於她的工作的時候，

　　基於哈佛大學工商管理碩士學位的背景，羅傑斯用了“戰略計劃”和“品牌”這兩個詞。“你必須想一想社交祕書工作，在我心中，它就像一門生意。否則，你就別想達到目的。”羅傑斯說。“我們有世界最好的品牌：奧巴馬品牌。我們有無限的可能性。”和所有的品牌一樣，奧巴馬品牌也有一顆“皇冠上的明珠”。

　　因此羅傑斯和她的團隊在白宮乾的第一件事，就是讓人們瞭解總統奧巴馬和第一夫人米歇爾要讓白宮開放。他們營造了這樣一種氛圍：普通的美國人親眼看到第一夫人給學生手工做鞋和製作冰淇淋，青年人可以攜女朋友在南草坪的蔬菜園旁觀看浪漫喜劇，而在此時他們的總統就在附近接待外國貴賓。羅傑斯的目標是把奧巴馬一家打造成美國總統史上最令人難忘的第一家庭之一，特別是把第一夫人米歇爾訓練成常春藤———最受歡迎的“媽媽統帥”。 由於羅傑斯與第一家庭的特別關係以及各式權力人物的特別交情，羅傑斯被很多人視為打造奧巴馬品牌的關鍵人物。作為悉心推銷第一家庭的核心，她要帶動整個行政部門努力使白宮深入人心。奧巴馬伕人有專人團隊負責媒體推廣，包括與《人物》、《時尚》以及《奧普拉的雜誌》等提供封面照片。羅傑斯每天負責緊盯奧巴馬品牌的運作，為了讓美國人看得見奧巴馬競選承諾的改變和透明度，這位前營銷經理必須再造一個白宮。

　　就最近民調來看，奧巴馬仍享有超過62%的民眾支援率，米歇爾甚至比他還高10個百分點，在“奧巴馬品牌”打造方面，迄今羅傑斯顯然相當成功。我們期待這位社交名媛華麗轉身之後給我們帶來的另一個美國政治上的新氣象。

　　如何做一個成功的祕書

　　什麼是祕書 對“祕書”一職，一種通用的解釋是：“祕書”是一種與領導者保持儘量小的空間的職務，是專門提供以文字材料處理為主要特徵的資訊和其他事務服務的行政人員。

　　這個定義主要是從職能角度來解釋的。從這個角度出發，祕書應該是幫助上司處理事務工作的服務人員，即能使上司專心致志地從事本職工作的輔助人員，這種輔助工作除了文案處理、關係協調之外，也包括泡咖啡、整理辦公室等工作。

　　一個能力強、受信任的祕書是老闆或上司的左右手，可以說，每個公司都需要這樣的人。在目前來講，這依然是一個不斷升值的職業。 那麼，如何做一個開心而又成功的祕書呢?

　　首先，並不是所有的人都適合做祕書。祕書必須細心、主動、周到、忠誠，像老闆一樣熱愛公司，一切為公司的利益著想。所以，在選擇祕書這個職業的時候——如果你不是隻想混口飯吃的話——最好慎重考慮，這個職業跟自己的性格、興趣以及期望是不是相符。

　　其次，祕書必須要清楚地知道自己的身份。祕書也可以期待當“將軍”，但是除非機遇從天而降，否則最好是把“大祕書”這樣的職位當作自己的目標。

　　祕書工作帶有很強的服務性質，所以一心想取代主管的祕書是無法做好工作的。此外，在與其他同事相處的時候，謙和是很重要的品質，狐假虎威的祕書讓人討厭，會給事務的處理帶來阻礙。

　　再次，祕書是處理事務工作的，所以要永遠“對事不對人”。如果上司將一件工作全權交給另一個人來做，並要求祕書輔助此事的話，那麼祕書要做的就是服從這個專案主管的命令，全力協助他處理好事情，而不是時不時地向上司打小報告。

　　如果連專案主管都誇獎你是一個得力助手，你這個祕書的角色就算扮演好了。

　　接下去，祕書不是決策者，不能隨意“做決定”。 最後，主動細心是一個成功祕書最重要的條件。一個好祕書一定知道什麼事情是重要的，哪些細節會給上司帶來幫助，誰又是老闆眼中的“大人物”„„

　　要做一個好祕書，多方位的能力是很重要的，比如打字、速記、文案，還有一定的語言能力等等。

　　把握好保密原則也是一個好祕書的基本素質之一。

　　成功祕書張廷玉的成功經驗

　　張廷玉公元1672年—1755年，字衡臣，安徽桐城人。28歲中進士,在康熙朝歷任翰林院檢討、值南書房、洗馬、侍講學士、內閣學士、刑部侍郎、吏部侍郎等職。雍正朝歷任禮部尚書、戶部尚書、翰林院掌院學士、國史館總裁、文淵閣大學士、保和殿大學士兼吏部尚書等職。雍正死前詔命張廷玉與鄂爾泰等同為顧命大臣，乾隆繼位後命其事務，權傾一時。

　　張廷玉在朝為官50餘年，主要工作是擔任皇帝的機要祕書，他對大清王朝最主要的貢獻是建立並完善了“奏摺制度”和軍機處的各項規章制度。

　　雍正七年公元1729年，清朝對新疆準噶爾部用兵，因原來的祕書機構內閣距內廷過遠，辦事效率不高且不易保密，特設軍機處最初曾叫“軍需房”、“軍機房”協助皇帝處理軍務。軍機處的主要職能是為皇帝起草諭旨,收受奏摺,參議重要政務,實際上已成為皇帝的機要祕書處和參謀部。

　　一，有很高的知識素養，公文寫作，水平超高 公文寫作能力是祕書工作者的看家本領，張廷玉自幼受到良好教育，工於書法，精通文義，32歲被授翰林院檢討。康熙晚年，張廷玉被選入值南書房繕寫上諭。雍正繼位後，特命張廷玉“協辦翰林院文章事”。他每日奉旨入宮繕寫諭旨，雍正口授後片刻，張廷玉當場伏地揮筆而就，每日十數次從未出過差錯，其文思之敏捷實非其餘朝臣所能及，而且張廷玉的記憶力亦非常人所及，新政的雍正向其詢問各部院大臣司員胥吏的姓名，張廷玉奏對如流，一點不錯。雍正和乾隆都對他的寫作才能給予了極高的評價，雍正說他“遵旨繕寫上諭，悉能詳達朕意，訓示臣民，其功甚巨”。乾隆皇帝在《故大學士張廷玉》詩中也稱讚他“述旨信無二，萬言頃刻成”。

　　二，兢兢業業，勤奮踏實，辦事效率高 張廷玉的勤奮也是上司喜歡的品格之一。雍正西北用兵以後,“遵奉密諭，籌畫經理，羽書四出，刻不容緩”。張廷玉為節省時間，經常坐在轎中批覽文書，處決事務。傍晚回到家中，仍然 “燃雙燭以完本日未竟之事，並辦次日應辦之事，盛暑之夜亦必至二鼓始就寢，或從枕上思及某事某稿未妥，即披衣起，親自改正，於黎明時付書記繕錄以進。”

　　張廷玉身為大學士、軍機大臣，兼管戶部、吏部、翰林院，又擔任國史館和其它好幾個修書館的總裁官，皆為要職，工作忙碌。雍正曾評價張廷玉說“辦理事務甚多，自朝至夕，無片刻之暇”。由於雍正不分晝夜地召見，以至張廷玉要到晚上一二更以後才能回去休息。有時候從內廷出來，到朝房辦公，屬吏請求指示和批閱檔案又有幾十上百人。因此，他經常坐在轎中批覽文書，處決事務。甚至回到家中仍然“燃雙燭以完本日未竟之事，並辦次日應辦之事，盛暑之夜亦必至二鼓始就寢，或從枕上思及某事某稿未妥，即披衣起，親自改正，於黎明時付書記繕錄以進”。從中可以看出，張廷玉的工作作風是雷

　　厲風行，處理公務是絕不過夜。對其辦事效率，雍正高度褒揚說：“爾一日所辦，在他人十日所不能也”.

　　三，忠於職守，辦事公正無私，不敢一事疏忽，忠心為主 張廷玉不但辦事詳細認真，而且吏治嚴格，公正無私。民國裘毓麟《清代軼聞》中記載了這樣兩個小故事：其一，有個張姓書吏，舞弄文法，篡改公文，以此勒索錢財，被人稱為“張老虎”。張廷玉知道後命令有關官員核實情況，嚴加懲處。朝中官員為張某求情，多方營救，但張廷玉不為所動。由此，人稱他為“伏虎侍郎”。其二，張廷玉在批閱公文時發現一公文中把“元氏縣”寫成了“先民縣”，再一細辨，顯然經人新增筆劃。張廷玉斷定這又是書吏為向下級官吏索取錢財的花招，於是令人一查到底，責罰驅逐了那個書吏。朝中同僚無不讚賞他的敏銳決斷。張廷玉為官50餘年，無論任何職，皆能“殫心竭力，務求平允，不敢一事疏忽”,遇事總是為朝廷著想，較少考慮個人利益得失。在擔任刑部左侍郎期間，山東鹽販曹龍章、王美公等以邪教倡亂，聚眾騷擾地方，山東巡撫李樹德逮捕150餘人，均擬請斬殺。康熙命張廷玉前往濟南勘查處理，張廷玉到濟南後，“窮日夜之力檢閱卷案”，得出“此盜案,非叛案也”的結論，僅戮其為首者7人，罰35人戍邊，其餘無辜牽連者盡行釋放。此舉不僅得到民眾的擁護，也深得康熙和朝中大臣的好評。雍正為政以嚴猛著稱，朝臣投其所好，執法用刑唯恐不嚴，一時冤假錯案遍於國中，張廷玉認為這樣對國家不利，上疏朝廷奏請“慎刑”，反映刑部辦案不問罪重罪輕，不分首犯從犯，“皆收禁，累無辜”，請求朝廷敕令都察院和大理寺駁正，對辦案中營私舞弊、草率從事者嚴厲處分。”雍正皇帝曾十分滿意地對乾隆說：“大學士張廷玉，侍朕左右，敬慎小心，十一年如一日，其為人外和平而內方正，足辦國家大事。

　　四，廉潔奉公，樂施好善，性情淡泊，甘當無名英雄

　　張廷玉為官清廉，性情淡泊。他辦事公正，不結黨營私，即使是經他推薦而受提拔重用之人，也始終不讓當事人得知。張廷玉主持會試時，有人試圖通過他打通關節，他即賦詩以辭：“簾前月色明如晝，莫作人間暮夜看。”同時，張廷玉對子弟要求也十分嚴格，雍正十一年，其長子張若靄參加殿試高中一甲三名探花，張廷玉聞知後，以“天下人才眾多，三年大比莫不望鼎甲，官宦之子不應占天下寒士之先”為由，懇請將其子列為二甲，雍正從其請，將張若靄改為二甲一名。

　　康熙、雍正、乾隆三帝賜給他白銀近萬兩，張廷玉或用於激勵士子發奮學習，或寄回家鄉購置公田以資助鄉里窮人和災民。他用雍正所賜白銀近六千兩在桐城東門外建石橋一座，大大方便了過往的商旅行人，得到鄉人的稱讚，此橋後被人稱為“良弼橋”。乾隆五年，張廷玉聞知家鄉受災歉收，便令家人捐谷一千石以救濟貧民。

　　五，準確定位，忠君為國，謹慎穩重，嚴守機密

　　張廷玉身為雍正的紀要祕書，不僅負責起草詔書，奉旨奏對，還負責為皇帝傳遞地方大員上奏的機密奏摺。作為處於如此紀要地位的內廷大臣，張廷玉對自己的定位是極為正確的。那就是隻為公，不為私，忠君為國，謹遵上諭。

　　張廷玉所從何時的工作，都需要細緻耐心，謹慎縝密以及高度保密。張廷玉作為軍機大臣，每日處理的機密檔案眾多，參與的緊要事件中的，情勢就要求他更加嚴格，規範遵守保密制度，謹慎行事，就如他自己所言“冰淵自凜”。雍正帝對她的表現很是滿意，所以賜他“調梅良弼”的匾額。