祕書的溝通技巧
祕書在職場上打拼,需要與各種不同的人協調和溝通。在所有的溝通中最經常和最重要的事與上級的溝通。其中又有與直接上司的溝通還有與領導層的溝通。下面小編整理了,供你閱讀參考。
:五個溝通技巧
1.尊重上司
祕書工作是直接為上司服務的,這一點相信每一位祕書心裡都十分清楚。但是每個人的思維方式都不同,其處事的原則與方法也會不一樣,所以做好祕書工作的第一步,就是要學會如何尊重上司。
2.注意嚴格要求自己
任何上司都不會喜歡一位工作自由散漫、做事丟三落四、不注意傾聽、說話囉嗦的下屬。所以我們要做到,以事業為第一生命;說話簡潔清晰;注意仔細聆聽。
3.注意將反對意見轉化為建議
先將反對意見換成建議,每個人都喜歡聽讚美的話,而不喜歡被人批評或否定,上司亦是如此。但是如果發現上司決策出現原則性錯誤了我們應該找到上司,禮貌地說:“我對某個問題有些想法,不知能否耽誤您一點時間……”如此,上司會感到問題的嚴重性,而你有好的態度,對於解決整個問題也有好處。
4.注意與上司進行情感交流
祕書與上司除了普通的上下級工作關係以外,還多了一層個人關係。上司可能將自己的私人事務交給祕書去辦理,例如:上司很有可能在工作時間段讓你去處理他她 的私事,像外出買咖啡、或是接送朋友等。作為祕書的我們要有意識的與上司進行思想感情的溝通,要自覺融入上司的社會關係中去,平時注意培養和發展與上司相同或相近的業餘愛好,要學會體諒上司,在上司家庭生活出現裂痕,或是身體欠舒服時,也許會精神不振,情緒也會低落、苦悶、煩躁等,此時,我也應感同身受,注意多關心他她 的生活,體諒其莫名的火氣。
5.注意察言觀色
當我們的上司因為某種原因不能、不便或不想用語言來交流時,我們要學會觀察他她們的一舉一動,通過他們的肢體語言和潛臺詞領會他她們的真正用意。
生活中沒有溝通,就沒有快樂人生,事業中沒有溝通,就沒有成功。工作中沒有溝通,就沒有樂趣。當然,管理中沒有溝通,就談不上管理。不懂溝通的人也就不懂事理。作為而祕書就要把與上司溝通的技巧靈活的運用到工作中去,在實際工作中總結失敗和成功的經驗,讓之間以後的“溝通”道路一路平坦!
:五大重點
把握好角色,不越權越位
做工作要把握好自己的角色,不要越權越位。做協調工作時,祕書工作者作為主持者,並不是一切都可自行做主。祕書工作者是代表領導做協調工作的,不能把主持者誤認為決策者,如這樣認為,必將產生角色錯位問題。在與協調物件溝通、傳達領導指示和意見時,不可隨意引申發揮,加進自以為和領導意見一致的內容。
把握好方法,不以權壓人
在協調過程中利用領導人的影響力是十分重要的,特別是在被協調者意見難以統一的時候,傳達權威領導人的意見,常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用,儘可能少用。協調的主要手段是協商,應以平等的態度傾聽各方意見。不能因為你是協調的主持者,就以領導自居,自以為是,聽到不同聲音就進行打壓,那樣必將引發對立情緒,給以後的協調工作制造障礙。
把握好分寸,不把簡單的問題複雜化
在協調工作中,需要把握好分寸,做到“四不”:不把複雜的問題簡單化,不把簡單的問題複雜化,不把小事擴大化,不把明白的事情神祕化。
在辦公室的日常工作中,需要協調的事,無時不有,只要腦勤、眼勤、腿勤,隨時注意發現需要調節的問題,說幾句調節的話,便可把矛盾化解在萌芽狀態。涉及重大原則的事、權力或利益衝突較大的事、具有廣泛群眾性的事,需多方聽取意見,公開處置。一般的、發生在日常工作中的責、權、利不平衡的事,處理時應是能私下解決的就不公開解決,能會下協調的就不開協調會,即便需要開會協調的,也應在條件具備時、在寬鬆的環境中來召開。
把握好火候,既不失時機也不急於求成
要搞好協調,時機十分重要。抓住有利時機,就可取得事半功倍的效果。當不同部門急需完成同一任務,工作又難以有序展開時,我們需及時出面理順關係。當時機不成熟,若此時十分勉強地去統一認識,統一行動,反而會擴大矛盾,容易形成誤解或成見。掌握溝通的時機是非常重要的,善不善於捕捉溝通的良機,是反映祕書工作者思想水平和工作能力的重要標誌。
門診患者溝通技巧