團隊合作溝通談話技巧

　　相信沒有一家企業會聲稱自己不重視團隊溝通和協作,但能夠真正制定並實施戰略,推動團隊進行溝通的,卻實在是少數。下面是小編為大家整理的，希望大家喜歡!

　　毫無疑問,面對面溝通是最有效的溝通方式。但在遠端溝通的情況下,就必須藉助媒介了。企業必須為團隊建立一個多層次的溝通體系,針對不同需要提供不同的媒介。這樣,不僅可以提高生產率,而且能夠在團隊成員之間建立更加和諧、更加持久的協作關係。

　　雖然大多數公司都把協作列為頭等重要的大事，但很多公司卻未能做出戰略性的考量，採取適當的技術手段，來支援和鼓勵團隊在專案上進行更好的溝通。

　　想一想，溝通方式是如何隨著關係和所交流的資訊的變化而變化的。比如，人們想分享特別的訊息或者敏感的資訊時，他們通常是進行面對面交談，使用各種非口語的暗示，在最大程度上實現感情交流並做出合適的迴應。

　　如果兩個大學朋友一年或更長時間沒有接觸後，想再次取得聯絡，在這種情況下，一個電話、一封電子郵件或信件能夠取得很好的效果。而沒有事先聯絡，貿然到訪則可能會令人非常尷尬。

　　在日常生活中，人們根據各種因素，包括關係、資訊內容和現有的溝通媒介等，決定採取什麼溝通方式。這些選擇極大地影響了人們的生活和他們之間的關係。在一個專案環境裡，團隊成員通常依靠或者僅僅侷限於某種溝通方式，事實上其他方式可能會更加合適、更有說服力並且更加有效。

　　雖然大多陣列織都把資訊溝通和協作列為頭等大事，很多組織卻並未制定和實施相應的戰略，以支援專案團隊進行溝通，尤其是未能提供指導和最好的方法，幫助團隊從各種各樣的溝通媒介中選擇最合適的一個。

　　如果公司為專案團隊建立一個多層次的溝通系統，針對不同需要提供不同的媒介，將可以提高生產率，有助於解決問題，降低關係緊張度，並且在參與人員之間建立更密切、更持久的關係。

　　首先，面對面溝通最有效

　　面對面溝通是最有效的溝通方式，因為雙方不僅能瞭解言語的意思，而且能夠了解肢體語言的含義，比如手勢和麵部表情。哈佛大學和哥倫比亞大學最近的一項研究表明，面對面的會議能多吸引38%的注意力。而且"親自參加會議"本身也傳遞了一個有力的資訊，表達了對專案、團隊成員以及他們需要與之打交道的利益相關者的承諾。

　　面對面溝通是建立業務合作關係的最佳方法。在很多文化環境裡，面對面溝通是做業務的唯一途徑。

　　此外，在處理微妙的人際關係或傳遞複雜資訊時，面對面溝通仍然是最合適的方式。比如，對於涉及到支出和收入之類比較敏感的薪資或合同談判情況，雙方在同一個房間協商將更容易取得進展。面對面溝通或者模擬的面對面互動有助於人們討論複雜問題，在日益逼近最後期限的情況下迅速做出決策。

　　其次，還有六種溝通媒介

　　如果人們要進行遠距離溝通，面對面的方式就不可行了，他們必須藉助一個媒介來傳遞資訊。有些溝通媒介，比如電子郵件和音訊會議是一維的。其他媒介，比如插圖書籍和報紙，在文字的基礎上增加了照片、表格和插圖，又增加了一維。還有一些媒介，比如視訊會議、網路會議和資訊流streaming是真正的多媒體方式，結合了聲音、影象和文字，增強了使用者的感受，增加了多層次的意義。今天，最常用的溝通方式包括：

　　電子郵件：

　　電子郵件打破了時間和空間的限制，讓工作時間或工作地點不同的人們能夠有效地溝通。電子郵件讓人們能夠同時給幾個人傳送資訊，並能傳送電子檔案、圖片或文件等附件。但電子郵件的普及導致其被濫用，而且往往被用於不正當的目的。因為電子郵件幾乎不包含人們的外貌特徵和氣質形象方面的資訊，也不能傳達微妙的手勢或者非言語的暗示，它可能被誤解或者曲解，導致矛盾產生。而面對面的溝通則沒有這些問題。因此，許多研究人員和經理們建議，對有爭議或者敏感的問題進行溝通時，應避免使用電子郵件。

　　即時訊息：

　　即時訊息簡稱IM，是一種接近於實時進行的文字資訊溝通，它可以在兩個或更多使用者之間進行。它和普通電子郵件的不同之處在於，它的資訊溝通立即就完成，而且進行"對話溝通"相當簡便。因為參與人員是"好友名單"上的，即時訊息有一種濃厚的社群氣氛。在很多情況下，這種氣氛有助於建立有效的溝通區域。用來發送沒有爭議的資訊給一大群人，IM是行之有效的溝通方式。但它不適合所有的場合或者工作關係。兩個工作聯絡不是很緊密的人對於這種親密的實時聊天可能會感到尷尬，而兩個試圖解決難題的人可能會認為即時訊息的固有缺陷妨礙瞭解決問題的程序。

　　音訊會議：

　　電話方便快捷、使用簡單，加上今天的語音郵件功能，在溝通方面具有很大的靈活性，即使另一方不能接聽電話也沒關係。和電子郵件或者即時訊息相比，音訊會議最突出的優點是，與會者之間有了更加"實質性"的接觸。在音訊會議上，與會者可以通過改變語氣、音調或者音量，使用停頓和語氣詞嗯、呃，來銜接話題，增加音訊本身沒有的弦外之音。不幸的是，音訊會議最大的缺點是看不見與會人員。最近一個調查顯示，在音訊會議上只有23%的人在全神貫注地開會。總的說來，音訊會議在一些商業應用上非常有效，但它也讓與會者更容易做其他與會議不相干的事情。

　　帶音訊的網路會議：

　　網路會議增加了一定的視訊資訊，能讓與會者觀看PowerPoint 演示，在主持人引導下瀏覽網路，或者和其他人溝通、討論檔案。網路會議和網路音訊或者視訊不同，與會者在參加遠端會議的同時，可以通過瀏覽器共享檔案。它是一種相對便宜和有效的團隊協作技術，有不少獨到之處，可以增強團隊的會議體驗。然而，網路會議和音訊會議類似，與會人員是隱蔽的。所以，與會人員往往在會議過程中"忙私活"。如果要建立合作關係或者促進團隊工作，網路會議和音訊會議都不是理想的選擇。

　　資訊流：

　　資訊流也叫網路傳播web casting，它將極具震撼力、內容豐富的資訊傳輸給任何一個擁有電腦和網路瀏覽器的人。憑藉它，人們可以在網際網路或者公司內部網上快速傳輸音訊和視訊檔案，使用者不必苦苦等候檔案下載就可以看到視訊畫面或者聽到聲音。

　　在一個直播或者實時的資訊流中，參與人員被告知在預定的時間訪問特定的網址，大家同時觀看節目。而在一個存檔的或者按需提供的資訊流中，事件被轉化成數字檔案，儲存起來供以後檢視。這種情形不像現場直播一樣直接，使用者需要下載後才能觀看。最重要的是，資訊流本質上是一種從主持人到觀眾的單向溝通。假如一個議題需要與會人員討論，或者要求發言人和與會者在預先準備好的提問和回答範圍以外對話，資訊流就不是最好的溝通方式。

　　視訊會議：

　　視訊會議是一種召開現場會議的方法，它為處在兩個或者兩個以上不同地點的人提供面對面的會議。這種技術利用計算機網路把音訊和視訊資料傳輸到所有的會議地點。視訊會議同樣也提供遠端共享其他媒介的方法，包括錄影帶、書寫板和PowerPoint等計算機程式。

　　視訊會議提供了面對面溝通的所有獨特好處，而不用支付召集異地人員集中到一個會議室的直接和間接成本。在會議中，與會人員可以展示與工作相關的物品，比如器械或者產品，這樣就可以發現其他人是否在認真聽取會議觀點和資訊並做出適當的反應。與會人員還可以被分成兩個或多個小組，同時對問題展開討論，推進決策程序。

　　多陣列織都使用多種溝通方式幫助員工保持聯絡和正常工作。過去，很多溝通方式都被當作孤立的方案來解決特殊需要。現在，必須把它們放在更大的環境下考慮，儘量將不同的溝通方式整合到一個統一的、多層次的溝通平臺。

　　選擇：權衡溝通成本與價值

　　顯然，組織和團隊擁有許多可以用在企業內外溝通與合作上的工具。當然，最大的難題是如何利用這些工具實現利益最大化，最終實現組織的溝通能力最大化。Wainhouse 研究公司的戴維斯Andrew Davis指出，企業前進的動力來自正確決策的能力，而決策能力的增強源於溝通，而溝通的改善依賴於全面應用一整套完善的工具和技術。

　　在考慮成本的基礎上選擇溝通的方式，不失為一個謹慎的方案。因為所有的組織都必須控制成本底線。但這並非就是最合適的，特別是當你要權衡某個方式的成本和全部溝通過程所創造的價值的時候。

　　那麼，你是怎麼衡量價值的呢?在溝通過程中，某個溝通方式的價值取決於它包含的非言語資訊的數量。事實上，研究人員認為，一條資訊的50%到90%是通過暗示、訊號或者符號來傳達的。暗示是一個人發出的提醒，讓另一個人開始特定的發言或者行動。訊號是表達需要、感情和慾望的動作。而符號則在溝通中代表一件事情或者一個動作、一件東西、一個人或者地點。

　　在某個溝通方式裡包含的非言語的溝通系統越多，使用者之間的溝通就越直接。換句話說，一個溝通方式越接近面對面溝通，其資訊溝通也就越豐富。因此，視訊會議的資訊比電話更豐富，而電話則比即時訊息更豐富，即時訊息比電子郵件更豐富。

　　顯然，組織必須權衡使用某種溝通方式的成本和其資訊溝通的豐富程度。試圖把每個會議都安排成面對面的互動溝通，其代價太高，無法操作;完全依靠電子郵件則會造成混亂且疏遠關係。

　　有鑑於此，組織應該採取一個更加平衡的溝通計劃，做到投入小、效果佳，而且與各種關係相適應。比如，剛建立的關係應該安排更多的面對面的交流，這些充滿非言語資訊的溝通，能夠建立信任和融洽關係。關係穩定以後，其他溝通方式可以用來替代面對面的互動。然而，即使是牢固的關係如果長時間沒有進行面對面的溝通，也會逐漸疏遠。