論祕書的素養

　　祕書是辦公室一個重要的角色，因此對其祕書職業素養要求很高，怎麼寫好論祕書的職業素養相關的論文呢?下面小編給大家介紹，希望對您有所幫助。

　　如下

　　【摘要】祕書是上情下達、下情上達的橋樑和紐帶，祕書工作具有政治性、政策性、綜合性、輔助性和服務性的特點。作為祕書工作者，必須要有一定的政治理論素養、思想作風修養和合理的知識結構、能力結構、良好的職業道德。要認真學習，刻苦鑽研業務，努力提高祕書工作的水平和施力。祕書作為領導身邊的參謀助手，應該具備出色的能力技巧與良好的道德思想，這樣才能使上司準確地瞭解問題的所在，及時作出措施，提高了工作質量，才能使企業的效益不斷的提高與進一步發展。

　　【關鍵詞】祕書文化素養，工作質量，影響

　　引言

　　祕書是領導同志的參謀和助手，是領導同志和機關與群眾聯絡的紐帶，是上情下達、下情上達的橋樑和紐帶。祕書工作的性質、任務和特點決定了祕書工作的重要性，對領導和機關的影響很大。而要做好祕書工作，祕書人員必須具備基本政治理論素養、思想作風修養、合理的知識結構、較高的能力水平和良好的職業道德，要成為一個優秀的祕書人員，其需要具備基本的政治理論素養、思想道德素養和文化技能素養。而文化素養是祕書人員最基本的能力要求，其對工作質量的好壞起到了決定性的作用。

　　一、祕書的職能特點

　　祕書工作和其他工作不同，表現在其工作性質、工作範圍、作用發揮和工作要求等各個方面，具體來說，祕書工作具有政治性、政策性、綜合性、輔助性、服務性和被動性等特點。

　　一政治性

　　堅持馬列寧主義、毛澤東思想和鄧小平理論，樹立正確的世界觀、價值觀和人生觀，這是對祕書的基本要求。但對於辦公室祕書來說，擔負著宜傳黨的路線方針政策，傳達上級機關指示精神和本單位工作決策、部署的重要任務，這就決定了祕書工作不得不帶有很強的政治色彩，尤其是黨政部門的祕書工作。

　　二政策性

　　祕書工作是領導的參謀和助手，領導的基本職責就是制定政策或掌握政策。衡量祕書工作好壞的一條重要標準就是看其是否貫徹了政策精神，從檔案起草、調查研究、群眾信訪，到上情下達，下情上達等工作，無不滲透政策的內容和要求。所以，政策性是祕書工作的重要特點，也是祕書工作最基本的要求。

　　三綜合性

　　任何單位和部門的工作是一個多層次相統一的縱橫交錯呈網路型的系統工程，在這一系統中辦公室是溝通上下、聯絡左右的樞紐，就其職責範圍而言，面寬線廣、紛繁複雜，既要保管印章財物、傳遞報紙信件、接傳電話、打掃衛生和外來人員的接待等，又要負責公文起草、公文印製、領導服務、會議記錄和辦公室的管理工作;既要負責來自方方面面的資訊的收集、整理和加工、反饋，又要負責工作簡報、情況通報、工作大事記等材料的編寫工作，還要負責辦公室資料統計、財務管理和進行基層調研等工作，可以說是集寫作、管理、排程、協調於一身。所以說，祕書的工作是綜合的。

　　四輔助性

　　祕書工作是輔助領導工作的，它的全部工作內容只能是對領導工作起輔助作用，不可能自身獨立。祕書部門辦文辦會辦事提供資訊，備供諮詢，充當參謀與助手，因此具有輔助性。在祕書工作的屬性中，輔助性是祕書工作的根本屬性，它是綜合性的辦事部門，是領導直線指揮系統的參謀部。

　　五服務性

　　祕書工作從其性質而言，要為本機關、本單位的領導工作服務，為上級、同級和下級機關服務，為群眾服務。要參與大事的調查研究，傳達和貫徹黨的各項政策及檢查落實情況，搞好領導批示的查辦工作。祕書的檔案擬寫、綜合分析、調查研究、文書處理、來信來訪、會議組織、檔案管理、機要保密都是為這三方面服務的。此外，這種服務還表現在生活服務上。

　　二、 祕書文化素養對工作質量的影響

　　祕書人員基本的三要素中：一是內容--辦什麼事;二是時限--什麼時間完成;三是要求--工作質量，注意事項。由二三兩點可見，祕書人員做事情要有質量的保證及效率的把握。工作質量的好壞與祕書的文化素質密切相關，也直接影響到了工作質量。

　　做事情儘可能出色，這就需要社會科學知識，具備才幹精神。祕書工作所需要的才幹包括哪些?這些才幹精神又將怎樣影響工作質量呢?有如下幾點可知。

　　一精明的辦事能力對工作質量的影響

　　祕書的基本職能就是辦事，辦事能力是祕書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務的情況和臨機處事的本領。要具有一定的辦事能力，必須以知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經驗豐富等文化素養為基礎。這些能力都對工作質量產生一定的影響。 ???

　　辦事能力主要體現在：

　　1理解和領會能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機智的組合力和精湛的品評力。

　　2條理和駕馭能力：善於把繁雜的機關事務處理得井井有條。

　　3口頭表達能力：這是對祕書職業的特殊要求。會說話，這是一門學問，而且是事關辦事成敗的基礎。什麼是會說話呢?起碼要做到：①口齒清楚，②達意準確，③有點說話的藝術。前兩條是最基本的，第三條是進一步的要求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等等。人類語言學認為人的口語由兩部分構成：聲音要素和功能性發聲。聲音要素包括音調、音量、音速和音質，功能性發聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。 提高口頭語言表達能力還應研究體態語。 舉個例子：英國駐華大使館文化教育處文化參贊助理曹薇說，她一直在做涉外祕書，她的感受是做高階祕書英文要很好，包括所有的聽、說、讀、寫。對於老闆溝通方面，要掌握重點，瞭解其要求，具備牢固的記憶力與表達能力。如果沒有掌握，那麼對工作質量打了折扣，影響了公司的程序。曹薇說：“有的時候，我需要陪老闆去開會，兩個小時的會上，其他參加會議的人累了，可以發一下呆，如果對某個話題不感興趣，也不是你負責的，就不用專心地聽。可我不行，不管什麼，我都要記下來，回去還要分析，因為那個記錄你是要形成檔案下發給所有同事的，但有些資訊是不能隨便公佈的，這就考驗你的理解和領會能力了。如果不重視這些方面，將會嚴重影響企業的安排，工作質量不過關了。

　　二法律知識的意識能力

　　作為一個現代企業的祕書人才，不僅要具備基本的職業道德、社交禮儀、辦公室日常事務處理技能、掌握一門外語、各類公文寫作以及檔案管理等技能，還要了解有關公司法、合同法的法律法規，熟悉經濟管理、理解企業文化 。可見法律知識很重要。企業祕書作為企業的樞紐，法律知識是必備的基礎知識，他們必須做到知法、懂法、守法、護法，才能成為企業名副其實的“參謀助手”。具體來說，法律知識包括憲法、民法和刑法等等。企業祕書在法律方面的作用有：熟悉、瞭解與本企業有關的法律、法規，確保企業的生產經營活動在法律允許的範圍內;熟悉並瞭解現行法律、政策在本企業是否已經用足，以協助領導在法律允許的範圍內拓寬生產領域和經營渠道，搞活經營活動;密切注意本企業的權益是否受到非法侵害，運用法律武器保護企業。從而提高工作質量，有效地完成各項任務。

　　三、提高祕書文化素養的幾點思考

　　祕書工作是非常重要的工作，其工作性質和特點決定了祕書工作者必須具備較高的修養和能力，而要提高祕書工作的水平和能力，就要注意做好以下幾個方面的工作：

　　一加強學習，不斷提高思想理論水平和綜合分析能力

　　要認真學習黨和國家的方針政策，瞭解國內外大事。特別要注意學習掌握同本部門業務關係密切的方針政策，瞭解專業知識。同時，還得廣泛閱讀各種書籍和資料，這是當祕書的重要條件。

　　二注意收集資訊，熟悉情況

　　要了解領導同志每個時期的中心工作，主動蒐集與中心工作有關的檔案和各種情況，瞭解領導所負責的部門當前在做什麼，進展怎麼樣;瞭解領導知識的貫徹落實情況，哪些落實了，哪些還沒有落實，沒落實的原因是什麼等等，為領導決策提供有用的參考資料和參考意見。

　　三掌握工作規章，不斷提高辦事能力

　　日常工作千頭萬緒，必須分清輕重緩急，做到安排有序，忙而不亂。工作中，要經常總結經驗，注意鍛鍊和提高綜合概括能力和獨立處理問題的能力，講求工作方法，提高工作效率，只有這樣，才能不斷有所進步。

　　四增強資訊意識

　　當今時代是一個資訊時代，增強資訊意識是祕書人員提高工作效率的重要保證。祕書人員每天接觸的各種公文、請示、報告等材料中含有大量資訊，祕書人員應在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種資訊進行嚴格的取捨，把最有用的資訊提供給領導。

　　五增強智慧意識

　　智慧意識主要包括知識積累、思維記憶訓練、臨機處理方面。祕書在溝通方面起到非常重要的角色。要能夠靈活運用語言就要掌握語言技能，語言技能的提高就需要地不斷積累並豐富自己的知識。祕書工作的內容比較繁瑣，要合理的管理需要具備良好的思維邏輯能力，有條理地完成各項任務。為了方便工作，祕書人員也要具備良好的記憶能力，善於記人記事。臨機處置智慧是指在一切情況下所表現的反應迅速、思路敏捷、處置泰然、機智靈活的智慧。祕書人員接到突發事件資訊後，應當迅速做出反應、按順序先弄清事件的性質、程度和主要資料，發生地點，報告者情況，然後確定需要解決什麼問題，應報告誰，通知誰，怎麼做，做到靈機泉湧，左右逢源，分秒不誤，毫釐不差。

　　總結：祕書是專門從事辦公室程式工作、協助領導處理政務及日常事務，併為領導決策及其實施提供服務的人員。其活動的主要物件是領導者，根本職能是輔助管理，基本工作方式是處理資訊和事務，由於這一工作的重要性，對從業人員也提出了較高的文化素質要求。尤其在深化改革、擴大開放、推進社會主義現代化事業的新時期，更需要一支具備專業文化素質，懂法守法、具備才幹的祕書隊伍。可以說，祕書文化素質的好壞直接影響工作質量的高低，推動企業的發展，保證各項工作正常運轉的關鍵。因此，研究祕書文化素養對工作質量的影響有著重要的現實意義。

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