祕書具備的素養

　　祕書工作具有承上啟下、協調服務，參謀助手等作用，這也要求祕書工作者在工作中要做個全才，而同時也對祕書的修養提出了較高的要求。下面就由小編詳談一下祕書所需要的素養。

　　首要素質就是保密

　　祕書人員接觸大量的內部檔案，參加重要會議多，在領導身邊的機會多，總而言之，接觸機密多，而這些機密對企業的生死存亡影響很大。舉個例子，祕書工作中不小心洩露了某個工程的報價並且被競爭對手知道了，那麼這就造成了企業這單生意的損失，更別提哪些屬於企業內部極端機密的事情了。所以祕書人員要嚴格執行國家有關保密規定，嚴守黨和國家的機密，不利在任何場合向任何人炫耀和洩露，以免給黨和國家造成損失。這不僅要祕書祕書當做法則牢記，更重要的事需要祕書人員把它當做行為準則，對最親密的人也要守口如瓶，不能洩露絲毫。

　　協調工作的素養

　　這種素養對祕書工作能否良好執行具有很重要的作用。祕書工作聯絡左右，承上啟下，溝通各方，使整個組織內部有序、高效、科學的開展各種業務。這就是祕書具有良好的協調性的具體體現。一方面祕書工作是被動的。祕書是上級向下級貫徹方針政策，實施發展步驟的具體辦事部門。也是下級以及廣大職工向上級反映問題，彙報工作，呈請指示的中介機構。上對下的責難，下對上的不滿，都彙集在祕書部門。還有些職能部門之間在分工合作或共同承辦的事項中，也可能出現責任不明，許可權不清，甚至互相推委扯皮的情況。祕書工作就是要傳達領導的指示、彙報基層的建議和意見，作好溝通協調，使不必要的矛盾和因情緒而生成的隔閡減少，使各方面工作正常執行。其被動性經常表現在“息訟止爭”、“化解矛盾”、“減少內耗”等工作上。然而也應認識到，這只是祕書工作發揮協調作用的一個主要方面。祕書工作是主動的。祕書在上級的統一指導管理下，要著意理順各方面的關係，特別是注意創造一個和諧、愉快的工作環境。造成單位內外融洽的人際關係，使單位內部團結，外部和睦大家心勁一致，共同完成上級交給的工作而努力。這就要發揮祕書人員主動協調作用，在一般情況下，對上有敬有畏，上對下有贊有怨，這是正常的，一般不會採取直接對話，通常是通過祕書承上啟下具體工作來傳遞彼此的感情。這就要求祕書能適當選擇時機，向領導準確表達員工對他的尊重、敬佩，同時恰當的反映員工的批評甚至牢騷。也應當把領導對下屬的稱讚和表演及時告訴員工，領導希望他在哪些方面努力，哪些方面他還可以做得更好。祕書在上下之間建立良好的關係。工作中出現困難，彼此就會有默契。即使工作中出現矛盾，彼此之間也有信任。這就要求祕書能去協調，並能去協調好。只有當祕書具有這種素質時，企業才能良好的執行，這種素質下還包含了很多良好的基本的素養，比如誠實、善良、公私分明等。

　　準確

　　祕書人員在轉達上司或下屬的意願時應該準確的傳達，不添油加醋，出現與事實不符的情況。這樣可能對企業產生不良影響，特別是對企業的上下級關係以及企業的工作氛圍的影響尤其大。還有在記錄會議重點時尤其講究是否記錄準確。祕書工作是否工作準確，還體現了他對工作是否負責。

　　迅速

　　我覺得工作的迅速性也是祕書的素質要求之一，也就是說工作要有效率。祕書人員一定要注重工作效率，在日常工作中，當場可以辦理的事，就不要說“研究研究”;當日可以處理完的，就不要推到明天;急辦的事就要馬不停蹄地去辦。總之，要把公文處理的時間壓縮到最低限度。“雷厲風行”應該是祕書人員的工作原則和應有作風。試想一下，如果祕書人員工作不迅速，那麼公司的執行肯定會出現問題。上司應該及時知道的資訊沒有及時知道，可能會導致企業機會的喪失，在競爭中處於劣勢。