祕書應具備的素養

　　祕書人員應當具備業務、智慧、心理、道德四種素質，下面小編給大家介紹關於的相關資料，希望對您有所幫助。

　　一、祕書的業務素質

　　祕書的業務素質表現為與祕書的本職工作密切相關的一些能力要求。由於祕書工作的內容豐富多樣，所以祕書的能力要求也很多，這些能力要求根據祕書工作的分類，大致可分為辦事、撰文和技術三種，我們對這三種能力分作介紹。

　　一辦事的能力

　　“祕書部門是辦事機構，祕書的基本職能就是辦事，辦事能力是祕書工作的重要能力”。“辦事能力”是我們習慣上的說法，其實，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個方面。

　　1.調查研究的能力。“調查研究是指人們深入現場進行考察,以探求客觀事物的真相、性質和發展規律的活動”。調查研究是祕書人員重要的業務之一，為了當好領導的助手和參謀，為了為領導機構作出決策、制定政策提供依據，為了起草報告、處理公文、處理來信來訪、辦理議案提案都必須做好調查研究。為此，祕書必須熟練掌握調查研究的各項程式、調查研究的方式方法和處理調查材料的能力。

　　2.理解和領會能力。要有較高的理解領會能力，關鍵要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評力。

　　3.口語表達能力。這是對祕書的特殊要求。會說話這是一門學問，而且是事關辦事的成敗的基礎。會說話最起碼要做到三點：口齒清楚;表達準確;懂得說話藝術。前兩條是基本的，第三條石進一步要求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等，需要我們由淺而深的去掌握。

　　4.應變能力。世界上的事物是瞬息萬變、不斷髮展的，人們辦事的計劃和方案，常常會與現實不太相符，甚至大相徑庭;有時會突然變化，把原來的計劃和方案完全打亂。在這種情況下，辦事人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速作出決策，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置，以達到預期目的。

　　5.交際能力。處理人際關係是一門學問，而交際能力又是處理人際關係的重要因素。一個祕書如果很善於交際，見面就熟，是人很容易接近，也容易被人信賴，那麼辦事的成功率就會比較高。“交際能力又大多體現在協調工作和與領導的相處當中，而這兩方面對於祕書人員事業的發展至關重要”，所以學習交際藝術，提高交際能力，並非無足輕重。

　　還有其他一些能力。總之，辦事能力是個綜合水平的體現。

　　二較強的文書處理能力

　　文書處理能力是祕書人員的基本功。祕書幾乎整天與文字打交道，人們常把祕書成為“秀才”，道理正在於此。

　　“祕書人員的文書處理能力，不是單純的文筆技巧問題，它實際是較高的政治理論水平、豐富的科學文化知識和現實資料資訊、較強的分析和認識問題的能力以及流暢的文筆等多方面素養的綜合反映，也是一種綜合性能力”。

　　祕書人員文書處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有有賴於長期的、反覆的、刻苦的寫作實踐。只有在寫作實踐中進一步對有關寫作知識加以消化，做到心領神會，下筆才能左右逢源。提高文書處理能力的關鍵是自己多寫多練。

　　三熟練掌握辦公自動化裝置的技能

　　論祕書應具備的素質論祕書應具備的素質“隨著時代的發展，現代技術在辦公室已經普遍應用，辦公室很多工作日趨自動化，所以祕書人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動化裝置”[⑥]。這些技術主要包括：微電腦技術、打字技術、影印技術、縮微技術、攝影技術、錄音錄影技術、速記技術、書法技術、編輯技術、校對技術。在目前條件下，祕書人員應掌握的主要技能有：會使用文書處理機、電子計算機、多功能電話、影印機、傳真機等，還要懂得其簡單構造，掌握維修保養方法。同時，學會用電腦起草、修改檔案，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術等。祕書人員不僅要學會硬體操作，而且軟體編制，成為既懂祕書業務又懂電腦技術的通才。一方面祕書隊伍應有一批專業的技術能手，另一方面所有人員都應掌握自己工作中要用到的技術手段。

　　二、智慧素質

　　業務素質決定於智慧的高低、強弱，智慧是業務能力的基礎。因此，祕書人員的業務素質與他們的智慧素質密切相關。

　　智慧素質包括五方面：知識結構，思維能力，臨機處事能力，記憶能力和自省能力。

　　一完善的知識結構

　　祕書由於長期從事文字工作，這就要求他們有完善的知識結構作為其擁有良好文筆和敏捷才思的基礎。祕書應該具有的這種知識結構主要包括：馬列主義基本理論，毛澤東思想，鄧小平社會主義建設理論，國際政治，國內政策，歷史，文化，民族知識，邏輯科學，領導方法，民主集中制原則，決策科學等。此外，工作經驗、社會閱歷也是知識，而且是開發智力和才幹的重要知識。這不是要求祕書人員對每一門知識都精讀，而是要求對一般只是懂得即可，而對有所側重的知識要懂得很多、很深，這樣才能做好祕書工作。這種完善的知識結構需要祕書在日常生活中要不斷學習積累才能完成。

　　二思維能力

　　人智慧的高低，是有思維能力開發程度決定的。所以思維能力的開發尤其要引起祕書的注意。從祕書工作的角度看，這種思維能力主要包括：語言表達能力，邏輯能力，思辨能力，認識能力，領會能力等。

　　1.語言表達能力。語言是表達思想、進行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也就表達不出思維結果。思維越深刻、越複雜，越需要語言加以正確表達;詞彙越豐富、語言表達能力越強，表達思維的能力就越強。一個祕書人員，既不斷通靈道人打交道，有不斷同各種普通人打交道，缺乏思維能力，語言表達能力低，就會影響智慧的發揮。

　　2.邏輯能力，思維能力，認識能力。這幾方面都是思維的基本功和基本要素。祕書人員應當加強這三方面的鍛鍊，以提高思維的能力，從而能夠熟練地運用邏輯思維辨別、認識事物的現象和本質，這樣可以鍛鍊一個人的智慧。

　　3.領會能力。它包括聽力、反映反射能力，它是祕書人員必不可少的智慧。上級交代意圖、佈置工作要領會，下邊彙報情況、請示工作，也要領會。祕書人員必須反應快、領會準，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。

　　三臨機處事能力

　　“臨機處事能力和應變能力很相近，但還不只是應變能力，而是在一切情況下表現的反應迅速、思路敏捷、處置泰然、機制靈活的智慧”。它是以知識、經驗和思維力做後盾的，並與心理素質、行為智慧和精神狀態密切相關。這些，一要靠思維開發，二要在實際工作中學習和鍛鍊。祕書工作內容豐富，千頭萬緒，缺乏臨機處事能力的祕書人員是做不好工作的。如果遇到緊急事件，一般都是祕書人員先知道然後報告領導人指示搶救，做好善後工作。祕書人員接到這樣的突發事件的資訊後，要做到臨危不亂，搞清事件情況，及時準確向領導彙報。

　　四記憶能力

　　很強的記憶力是祕書人員必備的基本功。為了工作方便，祕書人員必須善於認人、記人、記事。這就要求祕書人員強記博取，應付自如。記人除了掌握方法、訣竅之外，主要還靠平時勤下功夫多動腦子。

　　五自省能力

　　自省能力又叫反思能力，是指一個人隨時回顧自己的言行，總結自己成功的經驗和失敗的教訓，發現自己的過失和不足。常常自省的人，容易開發智慧和增長才幹。祕書人員是腦力勞動者，多數情況下要靠發揮聰明才智完成各種任務，而他們的工作又是為領導機關、領導人服務的，特別要求事情辦得妥帖、得體，這就要不斷反思自己的言行。使智慧和才幹在不斷的總結中增長起來。

　　三、心理素質

　　祕書人員的心理素質與做好工作很有關係。就一般情況說，祕書人員應具備的良好心理素質包括以下幾方面。

　　一堅毅的意志

　　意志是自覺地確定目的，並支配行動，以實現預定目的的心理活動。意志有自覺性、堅韌性、果斷性和頑強性等積極品質;也有盲目性、脆弱性、優柔性和頑固性等消極品質。祕書人員要鍛鍊和培養自己堅定意志的毅力，在確定目的和接受任務時，要加強自覺性，克服盲目性;在遇到困難和挫折時，要堅忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢;在複雜的情況下辦文辦事，協助領導處理問題時，在多出主意，有自信心，當發現問題時要及時上報，做錯事及時改正。

　　二隨和的性格

　　性格是表現在人的態度和行為方面的比較穩定的心理特徵的總和。祕書作為“內管家”，要處處關心工作，關心集體和關心群眾，對集體不能漠不關心，對待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨怪僻，脫離群眾。性格內向的，要多看到工作中有利條件，增強自強，自信、自愛，千方百計的完成工作任務。一般來說，對祕書人員的性格要求是：豁達開朗、意志堅強、敏捷應變、幽默風趣、友愛合作。

　　三平穩的情感

　　情感是人的喜怒哀樂等心理狀態。祕書的情感是祕書對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。優秀的祕書應自覺培養自己良好的情感品質，清醒把握自己的情緒狀態，保持穩定的心境，能鎮靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強情操的修養，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

　　四應變的興趣

　　興趣是人們力求認識某種事物或從事某種活動的傾向，即通常人們所說的愛好。興趣也是一種具有積極情緒色彩的心理傾向，是社會實踐中形成和發展起來的，也可以在社會時間中改變。當一個人對某種事物具有興趣時，他就把自己的注意力經常集中和趨向於某種事物上，同時對該事物產生一定的情感。優秀的祕書應自覺培養對本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養了良好的興趣，能使之在工作中產生愉快、興奮的積極情緒體驗，自覺提高職業素質，高效完成工作任務。

　　四、職業道德素質

　　職業道德就是源於職業本質、具有職業特徵的行為規範。職業道德是職業的生命。祕書的職業道德主要表現在以下幾個方面。

　　一“忠於職守，自覺履行各項職責各行各業的工作人員，都要忠於職守，熱愛本職。這是職業道德的一條主要規範”。作為祕書人員忠於職守就是要忠於祕書這個特定的工作崗位，自覺履行祕書的各項職責，認真輔助領導做好各項工作。要有強烈的事業心和責任感，不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職。

　　二兢兢業業，甘當無名英雄兢兢業業，甘當無名英雄，就是要求祕書人員埋頭苦幹，任勞任怨。祕書工作性質，決定其工作主要是實幹。要圍繞領導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能幹，在具體而緊張的工作中，腳踏實地，密切聯絡實際和群眾，不計個人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

　　三謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務謙虛謹慎，應是祕書人員應具有的美德。祕書人員不能因為在領導身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，在工作中要善於協調矛盾，搞好合作。辦事要公道正派。祕書人員對領導對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情。只有公道正派的祕書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務。祕書人員要把為領導服務，為本單位各職能部門服務，為群眾服務當作自己的神聖職責，要充分認識自己所從事的工作所具有的重要作用。

　　四遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私遵紀守法、廉潔奉公，是祕書人員職業活動能夠正常進行的重要保證。遵紀守法指的是祕書人員要遵守職業紀律和與職業活動相關的法律、法規。廉潔奉公是高尚道德情操在職業活動中的重要體現，是祕書人員應有的思想道德品質和行為準則。它要求祕書人員在職業活動中要堅持原則，不利用職務之便假借領導名義以權謀取私利，不搞你給我一點“好處”，我回報你一點“實惠”的所謂“等價交換”。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻，不為名利所動，以自己的實際行動抵制和反對不正之風。

　　五恪守信用，嚴守機密祕書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時間，領導找祕書人員彙報工作，祕書人員不準遲到。祕書人員自己安排的會議或會談，自己要事先到場，並做好一切準備工作。祕書人員要嚴格遵守諾言，一經允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。嚴守機密。“祕書人員一個顯著的特點，是掌握的機密較多”，因此，要求祕書人員必須具備嚴守機密的職業道德，自覺加強保密觀念。