職場商務電話禮儀注意事項

　　職場商務電話需要掌握一些禮儀技巧。下面小編為大家整理了，希望大家能夠喜歡。

　　電話禮儀一般要求

　　打電話的具體方法，人們一學就會，一點都不困難。困難的是，有一些公關人員對於自己乃至本單位、本部門的電話形象卻一無所知，甚至不自覺地對其有所損害，這樣會影響個人或單位的電話形象。

　　所謂電話形象，是指人們在通電話的整個過程之中的語音、聲調、內容、表情、態度、時間等的集合。它能夠真實地體現出個人的素質、待人接物的態度以及通話者所在單位的整體水平。

　　正是因為電話形象在現代社會中無處不在，而商務交往又與電話難解難分 ，因此凡是重視維護自身形象的單位，無不對電話的使用給予高度的關注。在國內外，許多單位給剛剛進入商界的人所上的第一課，通常就是教給他們如何合乎禮儀規範地打電話、接電話，以及如何得體地在公共場合使用各種各樣的與電話有關的通訊工具，甚至連打電話、接電話時開口發言的第一句話，許多商業單位都有各自統一的規定。由於電話形象在人際交往中發揮著重要的作用，商務人員有必要在使用電話時注意維護自身的電話形象，維護公司的電話形象。為了正確地使用電話，樹立良好的電話形象 ，無論是發話人還是受話人，都應遵循接打電話的一般要求。

　　一態度禮貌友善

　　不管你的另一方是什麼人，你在通電話時都要注意態度友善、語調溫和、講究禮貌。不管是在公司還是在家裡，從電話裡講話的方式，就可以基本判斷出其教養水準。

　　二傳遞資訊簡潔

　　由於現代社會中資訊量大，人們的時間概念強，因此，商務活動中的電話內容要簡潔而準確，忌海闊天空地閒聊和不著邊際地交談。

　　三控制語速語調

　　由於主叫和受話雙方語言上可能存在差異，因此，要控制好自己的語速，以保證通話效果;語調應儘可能平緩，忌過於低沉或高亢。善於運用、控制語氣、語調是打電話的一項基本功。要語調溫和、音量適中、咬字要清楚、吐字比平時略慢一點。為讓對方容易聽明白，必要時可以把重要的話重複一遍。

　　四使用禮貌用語

　　對話雙方都應該使用常規禮貌用語，忌出言粗魯或通話過程中夾帶不文明的口頭禪。

　　撥打電話的禮儀

　　一選好通話的時間

　　撥打電話，首先要考慮在什麼時間最合適。如果不是特別熟悉或者有特殊情況，一般不要在早7 點以前、晚10 點以後打電話，也不要在用餐時間和午休時打電話，否則，有失禮貌，也影響通話效果。

　　二禮貌的開頭語

　　當對方拿起聽筒後，應當有禮貌地稱呼對方，親切地問候您好 。只詢問別人，不報出自己是不禮貌的。如果需要講的內容較長，可問：現在與您談話方便嗎?

　　三用聲調傳達感情

　　講話時語言流利、吐字清晰、聲調平和，能使人感到悅耳舒適。再加上語速適中、聲調清朗、富於感情、熱情洋溢，使對方能夠感覺到你在對他微笑，這樣富於感染力的電話，一定能打動對方，並使其樂於與你對話。

　　四有所準備，簡明有序

　　如果要談的內容較多，可在紙上列出。尤其是業務電話，內容涉及時間、數量、價格，有所記錄是非常必要的。

　　五電話三分鐘原則

　　在正常的情況下，一次打電話的全部時間，應當不超過3 分鐘。除非有重要問題必須字斟句酌地反覆解釋、強調，一般在通話時都要有意識地簡化內容，儘量簡明扼要。通話不超過3 分鐘的做法又稱打電話的3 分鐘原則 ，它是所有商務人員都要遵守的一項制度。一般來講，在打電話時要貫徹3 分鐘原則，主要的決定權在發話人手裡，因為在通話時先拿起、先放下話筒的通常都是發話人。在通話時，切忌沒話找話、不談正題、東拉西扯，更不要在電話裡跟別人玩捉迷藏 ，說什麼你猜猜我是誰 、你知道我在哪兒 、想知道我在幹什麼嗎 、不想問一問還有誰跟我在一起嗎等。為了節省通話時間，不但通話時要長話短說，而且在撥電話時，也要少出或不出差錯。需要總機接轉

　　時，應主動告知分機號碼，不要等人家詢問。若不知分機號碼，則應提供受話人的部門和姓名。若對此不清楚，則最好不要去麻煩話務員。

　　六禮貌的結束語

　　打完電話，應當有禮貌寒暄幾句再見 、謝謝 、祝您成功等恰當的結束語。

　　職場商務電話禮儀

　　一及時、禮貌地接聽電話

　　電話鈴響了，要及時去接，不要怠慢，更不可接了電話就說請稍等 ，撂下電話半天不理人家。如果確實很忙，可表示歉意，說：對不起，請過10 分鐘再打過來，好嗎?

　　在正式的商務交往中，接電話時拿起話筒所講的第一句話，也有一定的要

　　求，常見的有以下三種形式：

　　1以問候語加上單位、部門的名稱以及個人的姓名。這種形式最為正式，例如，您好! 大地公司銷售部劉翔。請講。

　　2以問候語加上單位、部門的名稱，或是問候語加上部門名稱。它適用於一般場合，例如：您好! 大地公司銷售部。請講。或者：您好! 辦公室。請講。後一種形式，主要適用於由總機接轉的電話。

　　3以問候語直接加上本人姓名。它僅適用於普通的人際交往。例如：您好! 余文。請講。需要注意的是，在商務交往中，不允許接電話時以喂，喂或者你找誰呀作為見面禮 。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的戶口 ，一個勁兒地問人家你是誰或有什麼事兒呀 。

　　二自報家門

　　自報家門是一個於人方便、自己方便，且節約時間、提高效率的好方式。

　　三認真傾聽，積極應答

　　接電話時應當認真聽對方說話，而且不時有所表示，如是 、對 、好 、請講 、不客氣 、我聽著呢 、我明白了等等，或用語氣詞唔 嗯 、嗨等，讓對方感到你是在認真聽。漫不經心、答非所問，或者一邊聽一邊同身邊的人談話，都是對對方的不尊重。

　　四認真清楚地記錄

　　在電話中傳達有關事宜，應重複要點，對於號碼、數字、日期、時間等，應再次確認，以免出錯。隨時牢記5W1 H 技巧，所謂5W1 H 是指： When何時 ，Who何人 ， Where何地 ，What何事 ，Why為什麼 ;How如何進行 。在工作中這些資料都是十分重要的，對打電話、接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，這有賴於5W1 H 技巧。

　　五友善對待打錯的電話

　　如果對方打錯了電話，應當及時告之，口氣要和善，不要諷刺挖苦，更不要表示出惱怒之意。正確處理好打錯的電話，有助於提升組織形象。

　　六正確代接電話

　　替他人接電話時，要詢問清楚對方姓名、電話、單位名稱，以便在接轉電話時為受話人提供便利。在不瞭解對方的動機、目的是什麼時，請不要隨便說出指定受話人的行蹤和其他個人資訊，比如手機號等。

　　七巧問對方姓名

　　如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，應禮貌、客氣地詢問對方：對不起，您是哪一位?

　　八禮貌地結束通話電話

　　掛電話一般由上級、長輩先掛，雙方職級相當時，一般由主叫方先掛。結束通話電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已經結束通話電話，才能輕輕掛上電話。

　　職場商務電話的技巧

　　第一，遲到、請假由自己打電話;

　　第二，外出辦事，隨時與單位聯絡;

　　第三，外出辦事應告知去處及電話;

　　第四，延誤拜訪時間應事先與對方聯絡;

　　第五，借用他人單位電話應注意，一般借用他人單位電話，一般不要超過10 分鐘。遇特殊情況，非得長時間接打電話時，應先徵求對方的同意和諒解。

　　第六，同事家中電話不要輕易告訴別人;

　　第七，用傳真機傳送檔案後，以電話聯絡