職場中的郵件禮儀常識有哪些

General 更新 2024年11月21日

  在職場中,發郵件是基本工作,其中也是有禮儀講究的。下面是小編給大家蒐集整理的職場中的郵件禮儀常識文章內容。希望可以幫助到大家!

  職場中的郵件禮儀常識

  郵件主要功能

  1、使所有參與方對於所討論的論題、事實根據和結論,以及達成的共識一目瞭然,並保持跟進直至工作完成。

  2、能準確及時地記錄事項程序、討論內容以及行動細則,並充當了作為每個工作專案歷史檔案的功。

  3、充當意見不和、起爭端時的證明。Email能幫人關注於事實而不是感受,或其他個性和工作風格上的差異,並以合理的方式解決意見不和以及爭端。

  〖關於郵件擬訂、傳送原則〗

  ——原則:尊重他人時間。

  ——在職場交往中要尊重一個人,首先就要懂得替他節省時間。表現在電子郵件方面就是:只把有價值的資訊最快、最直接地提供給需要的人。

  〖關於郵箱名字〗

  ——如果你不用於職場,不用於商務信函,你的郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之類的……隨你叫什麼都可以!但是用於正式商務交流,就不行。如果沒有公司統一的郵箱,自己的QQ、163等免費郵箱不管是發工作檔案還是投遞簡歷,我建議將郵箱顯示名設定成自己的名字。因為傳送正式商務檔案,一定不要讓收件人猜猜你是誰。

  〖關於主題〗

  ——傳送郵件要擬訂一個主題,讓收件人看標題就明白你要將說什麼內容。當然也便於郵件分類儲存後的搜尋、查閱。主題如此重要,建議:

  ——1、不要空,也不要空洞。比如,有人投簡歷時要麼空起,要麼“簡歷”二字,這對收件人來講起不到任何提醒作用;

  ——2、要簡潔,不要很長一段話才能表示 ,更不要直接把正文寫在主題欄裡;

  ——3、要真實反應郵件主題的重要性,不要隨便使用緊急標識;

  ——4、一封郵件一個主題,不要大雜燴;

  ——5、千萬不要出現錯別字;

  ——6、回覆郵件太多次時最好修改主題,防止“RE:RE:RE:”這樣疊加蓋樓。

  〖關於稱呼和問候〗

  ——郵件的開頭應當稱呼和問候收件人,第一是提醒本郵件是面向他/他們的;第二稱呼和問候能夠體現一個人的修養和職業素養。建議:

  ——1、恰當地稱呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往來郵件,有職務一般按職務尊稱,如李總、劉經理、王工之類的;如果沒有或不知道的,可以稱呼先生/女士,搞不清楚性別可以稱呼××老師;如果面向多人發郵件,可以稱呼各位同事、各位領導。如果是西方郵件,按西方商務函電規矩進行。

  ——2、郵件的開始結尾一般都有問候,簡單來說”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。提醒您,結尾一般簡單來說用”祝順利、平安、安好,頌 商祺之類的就可以。

  〖關於正文〗

  ——正文很關鍵,基本要求是簡明扼要、行文通順。

  ——1、根據自己與收件人的熟絡程度、等級關係,郵件對內還是對外,選擇恰當的語氣和語言,防止造成誤解;

  ——2、用簡單詞彙和句子把要描述的內容敘述清楚、表達清晰,最好不要出現晦澀難懂的語句。

  ——3、如果具體內容確實很多,正文最好只做摘要介紹,單獨寫檔案作為附件進行詳細描述。

  ——4、如果必要,正文用序號列表,以示清晰明確;合理利用表格、圖片輔助闡述更加直觀。

  ——5、一封郵件交待完整資訊,不要在發出郵件後又想起事情沒交待完再發郵件補充,標以更正、補充,容易引人反感。

  ——6、儘量避免錯別字或拼寫錯誤。

  ——7、合理提示重要資訊。重要資訊要特別提示,但提示切忌沒有重點,更不要滿篇都是紅色、加粗、斜體的提示,恐影響收件人閱讀郵件。

  ——8、選擇合適的字型,不要太大,也不要太小。同時郵件中一般不要使用:之類的笑臉字元。因為在商務郵件特別是對外郵件中,這樣的字元顯得有些輕佻。

  〖關於附件〗

  1.如果郵件帶有附件,應在正文裡面提示收件人檢視附件

  2.附件檔案應按有意義的名字命名,最好能夠概括附件的內容,方便收件人下載後管理

  3.正文中應對附件內容做簡要說明,特別是帶有多個附件時

  4.附件數目不宜超過4個,數目較多時應打包壓縮成一個檔案

  5.如果附件是特殊格式檔案,因在正文中說明開啟方式,以免影響使用

  6.如果附件過大不宜超過2MB,應分割成幾個小檔案分別傳送。

  〖關於個性簽名〗

  每封郵件在結尾都應簽名,這樣對方可以清楚的知道發件人資訊。雖然你的朋友可能從發件人中認出你,但不要為你的朋友設計這樣的工作。

  1.簽名信息不宜過多

  電子郵件訊息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等資訊,但資訊不宜行數過多,一般不超過4行。

  2.不要只用一個簽名檔

  對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來,簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。

  3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配,簡體、繁體或英文,以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字型小一些。

  〖回覆郵件的技巧〗

  ——1、如果公司裡郵件交往是一種常用方式,建議每天檢視郵箱並養成習慣,不要錯漏緊急或重要資訊。也不要等大家發了郵件後,反覆電話、簡訊提醒你收郵件啊收郵件。

  ——2、及時回覆。

  ——收到他人重要郵件之後,要及時回覆以示尊重。理想的回覆郵件時間是2小時,特別是對於一些緊急、重要的郵件。

  ——如果事情複雜,無法及時確切回覆,可以及時回覆說“收到,我正在處理,一旦有結果就會及時回覆”等等。

  ——總之及時迴應,哪怕只是確認一下收到。

  ——3、現在郵件一般都有收件回執功能。如果你在休假,可以設定自動回覆功能。但如果沒有休假,最好不要設定,否則別人不知道你到底有沒有收到郵件。

  ——4、有針對性的回覆。

  ——5、回覆郵件,字不要太少,一般不少於10個字,如“嗯”一個字之類的就不要來了。

  ——6、如果同一問題反覆郵件往來說不清楚,建議電話溝通或面談。

  ——7、要注意回覆和回覆全部。郵件裡回覆功能是指回複本人,若點回復全部就是回覆所有的人。

  ——8、懂得區分收件人、抄送人和密送人。

  ——收件人就是TO為郵件主送人,主要由本人進行處理;抄送人CC一般指需要知道這回事的人,一般無回覆處理的義務,但若CC的人有建議可以回覆;密送人BCC,收信人不知道你BCC了誰,可能用於非正式場合,職場中一般不用BCC。

  職場中傳送郵件時的禮儀

  1、及時回覆email。

  收到他人重要郵件後,即可回覆;理想回復2小時內緊急重要郵件。不是每封郵件都立即處理,佔用時間太多,對於一些優先順序低的郵件可集。

  複雜郵件不能及時確切回覆時,不要讓對方苦苦等待,及時做出相應,哪怕只是確認一下收到了並正在處理等。

  2、針對性回覆。

  當回覆問題列表郵件時,應把問題單抄上,並逐一附上答案。進行必要闡述,讓對方一次理解;避免反覆交流,浪費資源。

  3、回覆認真對待

  對方發來一大段郵件時,回覆字數不能過少,“是的”、”對的“、“好的”、“收到”、“謝謝”等字眼,非常不禮貌。

  4、不要同一問題蓋高樓。

  如果RE太多,說明交流不暢,沒說清楚。此時應電話溝通後在做判斷。

  5、較複雜問題,多個收件人頻繁回覆發表看法後,應立即對討論結果小結,刪減瘦身,突出有用資訊。

  6、區分Reply和Reply All。

  如果只需一人知道,Reply;如果發信人提出的要求需要有結論,Reply All。

  如果你對發件人提出的問題不清楚或有不同意見,不要當著所有人的面不停的RE,應於發件人單獨溝通,有結果後再告訴大家。不要向上司頻繁傳送沒有確定結果的郵件。

  7、主動控制郵件往來。

  8、避免將細節性討論意見發給top Manager,特別是可以預見的top Manager不能深入瞭解的業務細節。
 

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