祕書如何開好特別會議

　　所謂“特別會議”是指那些在規定的時間而定期召開的例行會議之外，由於非常特別的情況而由主管經理臨時召開或指派他人臨時召開的內部工作性會議，是該部門在管理或商務活動出現特殊情況時，而採取的一種應變措施。

　　特別會議雖然是在應急的情況下而召開的，通常是所遇問題突然、會議準備的時間又很短，但對會議的安排也仍然要儘可能做得完備、充分，不要倉促開會。

　　當主宇航局經理吩咐祕書人員就特定的問題臨時召集一個會議時，如果經理就會議的背景、目標、問題和參加會議的人員做出明確的部署時，祕書人員可按照經理的要求一一進行辦理。

　　但是，如果祕書人員被告知就某一或某些事情召集會議時，而並沒有獲得對此會議有關要素的授意，在這種情況下，祕書人員可徵得上司的同意有分寸地就以下六個方面的問題向主管經理進行探明，並迅速作出準備。這六個需探明的問題是：

　　一為什麼開會

　　這個會議是為什麼開的?是為了說明什麼情況，還是為解決問題而獲得結論呢?是為了交換情報，還是為了出謀劃策?明確會議目的是使一些為突發情況而召開的會議獲得成功的必要條件。

　　二議題是什麼

　　會議的議題是什麼，並獲得最簡潔，最明確的表述，這是確定會議進行的方式和出席會議人員的基礎。

　　三誰參加會議

　　會議由誰主持?要有哪些人蔘加?其中關鍵的、尤其不可缺少的人是哪些?有因故不能到會的是否可找人代理?

　　四什麼時間開會

　　會議什麼時間開始?預計什麼時間結束?

　　五在什麼地方開會

　　會場安排在哪裡?對會場有什麼特別的要求?是否需要安裝特別的視聽裝置?

　　六會議怎麼開

　　會議採取什麼方式進行?是否要求與會者在前來參加會議時攜帶什麼特別的資料?有什麼需要特別注意的事項?