商務英語報告結構

　　小編為大家整理了，一起來學習吧!

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　　一摘要Executive Summary

　　一份正式且篇幅較長的報告通常在報告的前面加上摘要。摘要一般不超過一頁，是報告的導言、調查結果、結論和建議的內容總結。這部分一般是在整篇報告寫好以後再寫。非正式或篇幅較短的報告則無需寫報告摘要。寫摘要時，應注意以下幾點：

　　儘量限制段落的數量，一般可用三段式：報告的目的、報告的調查結果和結論、報告的建議。

　　摘要寫作的時態用一般現在時，因為報告已經存在。如“This report shows…”屬於正確表達，而“This report will show…”則不妥。

　　報告摘要中無需引用具體資料。可用“by and large、the vast majority、only a few”等語言表達大概的資料或趨勢。

　　二標題Title

　　報告的標題應儘可能概括報告的內容，因為它是整篇報告的資訊濃縮，而且標題應該準確、客觀，不應像報刊文章標題那樣為了吸引讀者的注意力而別出心裁。此外，標題應該是名詞短語或動名詞短語。如以下幾例：“Report on Improving the Training Methods of HDC、Report on the Proposed Incentive Scheme、Report on the Adoption of Flex-time Working Systems”。

　　三導言Introduction/ Terms of Reference

　　在導言部分，扼要地說明一下報告的寫作背景和主旨。此外，還應該註明報告提交給何人、何時提交的。如果是事件調查報告應首先說明事件的經過，包括事件發生的日期、時間、地點、情況敘述等。以下是導言部分寫作的常見句型：

　　The report examines / explains……

　　The purpose of this report is to… investigate / evaluate / study…

　　The objective of this report is to… recommend / analyze / give…

　　The aim of this report is to… feedback / estimate / assess…

　　Enclosed is a report about……

　　四材料收集方法Methodology / Proceedings

　　報告的這部分應說明收集資訊或資料的方法和步驟。在報告中註明提供這一資訊可以增強報告的真實性和客觀性，尤其是意見調查報告。當然並不是所有的報告都需要收集資料，因此，並非每一種報告都需要提供這部分內容。這部分內容在整篇報告所佔篇幅較短，可以寫成一個段落。以下是該部分寫作的常見句型：

　　A sample of workers was individually asked for their opinions.

　　A questionnaire was completed by those who were surveyed in this project.

　　The information was mainly achieved with a number of telephone calls to manufacturers.

　　五調查結果Findings

　　報告的調查結果部分是報告建議的依據，其內容應當準確無誤，結構清晰，語言流暢、銜接。這部分內容的每一個段落都應當有一個明確的主題句，一般放在段首，這樣便於讀者攝取這部分的資訊。以下是這部分主題句寫作的常見句型：

　　The findings of the investigation indicate that…

　　It was proposed / found / felt / discovered that…

　　It was generally the case that…

　　Most people thought / suggested that…

　　A number of people mentioned that…

　　Several changes were put forward.

　　Several staff members expressed the view that…

　　若報告中需提供圖表統計資料或描述行情走勢，撰寫人應當熟悉這方面寫作的常用句型，以下就是該方面寫作的一些典型句子結構：

　　The table / chart / graph / diagram / figure / statistics shows / describes / illustrates that…

　　As it can be seen from the table / chart / figure…

　　It is clear / apparent from the table / chart / graph / diagram / figure / statistics that…

　　The number of… increased / jumped / rose suddenly / rapidly / dramatically from…to…

　　The number of…decreased / dropped / fell greatly / significantly sharply from…to…

　　The number of…fluctuated slowly / slightly between…to…

　　The number of… remained steady / stable stayed the same between…to…

　　There was a very sudden / rapid / dramatic / significant increase / jump / rise in the number of…from…to…

　　There was a very sharp / steep / steady / gradual / slow / slight decrease / drop / fall in the number of…from…to…

　　The monthly profit / figures peaked in December at 10%.

　　The monthly profit / figures reached a peak / a high point in December at 10%.

　　The monthly profit / figures bottomed out in December at 10%.

　　Sales witnessed a great rise / increase / drop / fall between…to…

　　六結論Conclusions

　　報告的結論部分是寫報告的人在報告調查結果的基礎上對調查結果進行總結和解釋。同一調查結果會因為撰寫者的不同而得出不同的結論，但這部分不應當包括報告前文中沒有提到的新的資訊。

　　七建議Recommendations

　　建議往往是許多商務報告寫作的最重要部分。一份報告有效程度常常取決於報告中所提供的建議的質量高低。建議部分主要內容為報告撰寫人在經過充分的論證後認為應當採取的措施或行動。報告人有時也會描述採取措施後可能出現的後果或情形。

　　八附錄Appendices

　　正式的商務報告為了增強報告的說服力或真實性往往會有一些附加材料，因其篇幅較長不宜放在報告當中，只能選擇放在附錄中。這部分內容可能包括圖表統計資料、實驗室報告、問卷調查等。當然，簡短報告若無此需要則不需增加附錄部分