助理與祕書的區別

　　大家都知道祕書和助理是兩個不同的崗位，可是你們知道祕書和助理之間的區別在哪裡嗎?下面是小編為你整理的，希望對你有用!

　　祕書和助理的區別祕書一般是負責辦公室內務和日常雜務，一般不參與管理上的事情。助理是一般總經理不在時，助理可以代其履行職責。“祕書”的定義，祕書是指以全面處理資訊和事物的方式直接輔助領導者或僱主實施管理的人員。

　　該定義可從3個角度來理解。

　　1.祕書服務的根本物件是領導者。

　　2.祕書活動的基本方式是處理資訊和事務。

　　3.祕書活動的根本性質是輔助性。

　　祕書實務的含義：祕書工作者通過具體操作，直接作用於實際事和物的過程。

　　祕書和助理是兩個不同的職位，區別在於：

　　1、祕書相對助理來說，更多的是文職方面的事務多些，如為領導寫文章，處理往來信函，等等;

　　2、助理相對祕書來說，更多的是行政方面的事務多些，如處理行政事務，尤其在領匯出差、開會等不在的時候，有權處理、決定行政事務，而祕書就不能;

　　3、祕書的職責就是對領導上傳下達，助理也有此項功能，但是有些場合助理可以直接處理這些上傳下達的事項。祕書的服務物件主要是領導者，助理的服務物件是公司助理是高於部門經理低於總經理的一個職位,他有一定的決策權,但是祕書就是簡單的文職工作,只有服從上級命令的義務. 助理、祕書與文員在本質上都是祕書，只不過是它們從事的祕書工作側重點有所不同。

　　一般來說，祕書工作大致可分為abcd四個層次，最上層a部分工作是指參與企業經營決策、協調與各方面的關係、陪同上司出席各種商務活動和負責祕書部門的管理等工作;b部分工作包括上司辦公室的管理、負責檔案起草、資訊收集、日程管理、上司出差準備等工作;c部分工作包括為上司接打電話、接待客人、收發郵件等工作;最底層d部分工作主要足負責辦公用品管理、安檢、衛生等行政後勤工作。 在大多數公司，負責a部分工作的一般是由辦公室主任這類的人，a類工作實際上屬於企業管理的範疇，不是嚴格意義上的“祕書工作”;同樣，d部分的工作也不是嚴格意義的“祕書工作”，它屬於行政後勤工作的範圍。

　　因此，祕書工作的核心是b和c這兩部分。 我國目前對“助理”、“祕書”和“文員”這幾種職位沒有進行嚴格的區分，不過，種分類可以看出，所謂“助理”就是負責a和b兩部分工作的人;所謂“祕書”就是負責b和c兩部分工作的人;而“前臺”或“文員”就是負責c和d兩部分工作的人。

　　總經理助理崗位說明

　　一、基本資料

　　崗位名稱：總經理助理

　　直接上級：總經理

　　二、工作描述

　　本崗位工作目標： 協助總經理完成內部管理工作、外部聯絡。參與企業文化建設。

　　工作職責 時間百分比、發生頻率、職責、任務

　　職責一：輔助總經理完成公司制度建設、工作、任務，組織協調起草、修改公司管理制度，提交總經理和經理會討論，並記錄決議，形成最終制度，下發公司相關人員 負責組織監督、檢查公司管理制度落實情況 組織起草公司其他重要檔案，提交總經理和經理會討論。

　　職責二：參與經理會、工作、任務，負責安排並參加經理會、重大業務會議，並負責記錄，形成報告交總經理審批 負責督辦、檢查經理會決議的執行情況，並及時向總經理或經理會通報。

　　職責三：公司內部資訊溝通與協調、工作、任務，負責及時掌握和了解公司各方面統計資料和內部動態，定期提供公司工作簡報 負責組織各部門的資訊傳遞工作，保證各部門資訊溝通順暢 負責組織辦公室檔案、資料、檔案的保管和定期歸檔工作。

　　職責四：在總經理的授權下，代表總經理完成公司對外宣傳與外聯工作。

　　職責五：參與營造企業文化氛圍，塑造、執行、推廣和強化公司核心價值觀。

　　職責六：相關工作成果和過程資料的。

　　總經理祕書崗位說明

　　工作內容：

　　1.負責起草公司年度工作總結報告及總經理講話稿。

　　2.負責起草公司股東人和董事會的會議材料。

　　3.負責公司其它重要會議記錄及會議紀要的整理。

　　4.負責公司檔案的起草、列印、登記和存檔工作。

　　5.負責公司印章及總經理簽章的刻制和使用管理。

　　6.定期編輯《公司通訊》。

　　7.協助辦公室主任做好公司來賓的接待工作。

　　8.完成總經理和辦公室主任交辦的其他工作。

　　許可權與責任:

　　1.許可權： 有權參加或列席公司內部的各項會議。 有權瞭解公司各項生產經營活動的進展情況。

　　2.責任： 對公司宣傳報道的資訊失真負相應的行政責任。 對公司檔案及印章管理不善造成的問題負相應的行政責任。 對工作內容不能保守祕密，給公司造成損失負相應的經濟賠償責任和行政責任。