專業祕書訓練教程心得

　　祕書是上司的左右手，他的責任是替上司分憂解勞，減少主管無謂的干擾，所以，主管如果能獲得一個優秀的祕書的話，就能心無旁騖拓展業務版圖。下面是小編為你整理的，希望對你有用!

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　　認知人際關係，增進人際互動

　　人是一種群體動物，沒有人可以離群獨居，我們每天都要進行人與人之間的互動。人際關係涉及各種問題，職位、地位、社會背景等都會影響到人際關係，有一句老話說得好，“先學做人，再學做事”，如果不會做人，人際關係就會一團糟，辦事自然就會到處碰壁。那麼怎樣才能增進人際互動呢?這要靠平時的積累。朋友不會從天而降，也不會突然出現，我們在平常的生活、工作、團隊活動中要有意識地結交朋友，建立人際關係網。

　　人際交往的四種態度

　　人際關係有四種交往態度：我不好，你好，這是大公無私的態度。我不好，你也不能好，這是玉石俱焚的態度。我好，不管你好不好，這是自私自利的態度。我好，你也好，這是我們追求的目標，希望大家都能夠有和諧的博愛的精神。

　　影響人際交往的客觀因素，時代背景

　　時代不同，人們的觀念也會存在差異，會有很多因素的約束使得人際關係無法突破。在以前的農業社會中，鄰居之間的關係非常好，尤其在農村，一家辦喜事，全村的人都出動，而在當今的商業社會中，人們住在電梯公寓裡，樓上樓下甚至都互不認識。但是隨著現代高科技的發展，尤其是因特網的出現，使得空間距離已經不是問題，為人們的交往提供了極大的便利。

　　生活壓力人們在生活中難免會面對許多壓力，比如升學壓力、家庭壓力、經濟壓力、工作壓力等等，這些都會影響個人的看法與想法，也會左右人們人際開拓的腳步。環境的阻隔環境是影響人際交往的最直接的因素之一，環境的改變可能會使親密的朋友很少有機會見面、談心，久而久之，感情就慢慢地變淡了。

　　角色定位在人生的舞臺上，有的人演主角，有的人演配角，甚至跑龍套，不管怎樣，我們從戲劇的演出就可以推測出各種角色的生活面。所以我們要忠於自己的角色，如果今天我們扮演祕書的角色，就要把祕書的角色詮釋的盡善盡美，達到最高境界。

　　影響人際交往的主觀因素人格特質

　　有些人生性木訥，不苟言笑，朋友自然不多;有的人主動外向，總有許多人圍繞在他身旁。個性的不同，自然會帶來不同的生活面。認知的差距對事情認知的差異性，也會造成不同的人際距離。如兩個人相約去吃飯，一個人要吃洋蔥面，而另一個人要吃魚翅，兩人對美食的認識不一致，以後也很難在一起吃飯。

　　態度習慣不同的生活環境、家庭教育培育出不同的習慣，每個人都有自己的處世習慣，如果習慣一致，則容易相處，所以有“物以類聚”的說法。

　　溝通協調有效的溝通能夠拉近兩個人的距離，而失敗的溝通則恰恰相反，正所謂“話不投機半句多”。溝通的瓶頸會使人們無法和睦相處，結果產生彼此之間的距離。

　　利益衝突人們之間最常見的衝突大概就是利益衝突了，朋友之間因為利益衝突而造成老死不相往來的現象並不少見，在利益的面前，需要技巧才能把獲得利益和保持友誼協調起來。當你總是把“我”字擺在第一位的時候，你的朋友一定不會很多。所以，一定要兼顧每一個人的感受，善於溝通，妥善維繫人際關係。

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　　促進人際關係的技巧

　　想要有效的增進人際關係，需要掌握下面的一些技巧：

　　守信用

　　做人要言而有信，才能贏得別人的尊重和信賴，在人群中建立良好的口碑。說好話心存善意，學習說話技巧，多鼓勵他人，隨時讚美身邊的朋友。懂得讚美別人的人，才是最佳的公關高手，讚美是人際關係的潤滑劑，不花一分錢，就能獲得很好的效果。

　　勇於認錯許多人明知犯錯，卻礙於面子死不認錯，甚至將錯就錯，喪失自己的公正性，這樣只能使自己走進死衚衕。而勇於認錯的人，卻如冬日暖陽，令人覺得溫煦可親。尊重他人“敬人者，人恆敬之”，一個懂得尊重別人的人，必能獲得更多的尊重。我們不要因對方的出身卑微而不尊重對方。在表達尊重的時候，要因人而異，因場合不同，選擇不同的方式。

　　欣賞別人

　　古人云“三人行，必有我師”，每個人的專長不同，如果能做到不恥下問，虛心求教，就能夠不斷學習、不斷進步。只有努力拓展狹隘的心胸，做一個欣賞他人優點的鑑賞家，才能左右逢源，增加人際開拓的能力。

　　善於傾聽很多時候，一雙善於傾聽的耳朵比一口伶牙俐齒更受人歡迎。

　　重視儀表

　　據調查，一個人的第一印象會影響他與別人日後長期交往的意願，所以我們必須重視儀表。一個人的容貌、衣著、談吐、肢體語言等等都能顯露其內在涵養，我們應該對成功者的個人特質多加揣摩，建立自己的印象特質，找出屬於自己的吸引力。

　　運用語言表情說話速度如連珠炮，會使人無法完全理解，溝通時就會產生瓶頸;談話時有氣無力，冗長無味，也沒有幾個人能夠忍受;只有音量適中、音調柔和、速度適中、用字遣詞高雅動人、搭配合宜的姿態，才能展現聲音表情的美學。

　　運用肢體語言優雅的肢體語言就像一塊磁鐵，能緊緊地吸引別人的注意力，發言時與肢體語言相輔相成，更能帶來好的效果。

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　　祕書的形象常常代表著公司的形象，所以祕書一定要注意自己的儀表。祕書的專業形象包括穿著、精神、態度、語言、動作等多方面的內容，只有一一進行訓練，才能使自己的形象變得完美。優雅的儀態能夠顯示一個人的教養和內涵，使別人不由自主的對他她產生好感，所以儀態訓練是一名優秀祕書的必修課。

　　1.從容不迫的走路姿勢模特們在舞臺上走一字步，確實很好看，但是對工作中的祕書來說，這種步法並不實用。對祕書來說，走路的姿勢要自然、穩重、從容不迫，收腹、抬頭挺胸，兩隻腳走成平行線。

　　2.優雅得體的站姿祕書在站立的時候一般採用丁字步，這樣站的好處是，因為弧度的傾斜，側身的時候會有三條線：一個是臀線，一個是腰線，一個是胸線，這三條線形成一個曲線，看起來會比較優雅。

　　如果採用立正式的站姿，短時間站立還可以忍受，站久了就會覺得很疲倦，因為兩隻腳平放在地面上，久而久之雙腿會發麻。而採用丁字步的站法，可以左腳在前，把重心放在右邊，過一段時間站累了，可以不露痕跡地把重心移到左邊，讓右腳輕鬆一下，這樣兩隻腳就可以輪流休息了。如果是男祕書，站立的時候兩腳應稍微跨開，保持一定的距離，手輕輕地放在腹部或者貼在大腿側，要注意的是，一定要精神抖擻。

　　3.穩重端莊的坐姿坐的姿勢非常重要，因為人們日常坐的時間很長，平時工作、開會或與朋友聚會的時候，大部分時間都是坐著的，而有些人有各種不良的坐姿習慣，比如抖腿、駝腰、過於前傾或後倒等等，這些都會給人留下不好的印象。

　　坐的時候要保持身體的挺直，大概坐椅子的三分之二，雙手輕輕的擱在大腿中央，至於男士，可以將雙手放在大腿兩側，男士也可以兩腳稍微跨開，與肩同寬。

　　有的人習慣翹腳，同時將身體歪在一邊，這個動作會影響自己的專業形象，應避免採用這種坐姿。當與他人談話或傾聽他人的意見時，身體應輕微地向前傾，表示對對方的尊重和重視，但是不要過於前傾，否則會顯得不自然。

　　4.適當的肢體語言人們在說話的時候經常要運用手勢，手勢運用得當，能夠有效地增加說話的效果，但是如果運用不當，則會適得其反。有的手勢在某些地方具有特定的含義，我們要先弄清楚具體含義再使用，比如在馬來西亞，豎起一根手指是罵人的動作，如果隨便使用，很有可能會引起誤會。

　　此外，人們還可以運用眼神來進行表達，尤其在面對客戶的時候，雙眼注視客戶是表示對客戶的尊重和對客戶意見的重視，反之，如果眼睛到處亂看，或者一直垂下眼簾不看客戶，則會給客戶留下很不好的印象。

　　如何接待訪客接待

　　訪客是祕書幾乎每天都要做的，一位優秀的祕書要能夠讓客戶在受到接待的過程中認同公司，也認同自己。怎樣才能達到這個境界?這就需要在實際生活中去學習、去實踐。

　　1.保持親切燦爛的笑容

　　微笑是全世界的共同語言，正所謂“伸手不打笑臉人”，一副親切燦爛的笑容能夠讓人不由自主的產生好感，願意與你親近。有一句諺語說得好：“假如你需要快樂，必須學會先使別人快樂。”笑容可以拉近彼此的距離，甚至消除彼此的對立和敵意。

　　祕書在接待過程中首先要學會微笑，以微笑來迎接客人，用微笑給客人留下美好的第一印象。笑容是可以訓練的，我們可以對著鏡子觀察自己的笑容，努力使自己的笑容熱情真誠，而不能皮笑肉不笑或者自以為是的傻笑。只要努力訓練，就一定能保持最美的笑容。

　　2.溫馨得體的招呼語打招呼也是需要技巧的，客人來訪時，如果對客人說：“歡迎光臨!”會顯得過於單調，日常生活中可以使用“您早”、“您好”、“上午好”、“下午好”等等。

　　3.運用視線功能所謂的視線功能是指要與客戶保持相等的高度，比如當客戶進來時，你是坐著的，這時你應該馬上站起來表示歡迎，如果繼續坐著，會顯得很沒禮貌。有的時候，客人的身高比祕書矮，這種情況下祕書不要為了與客人保持相等高度，就低下身子與客戶說話，因為這種做法不但不能表示尊敬，反而會傷害客人的自尊心，正確的做法是後退兩步，與客人拉開一定距離，這樣視線自然會拉平。

　　拜訪的禮儀

　　1.拜訪的基本禮儀正所謂禮尚往來，要去拜訪客戶時，在受到對方禮遇的同時，自己也應該遵守基本的禮儀。

　　事先約定拜訪時間貿然的前去拜訪有時是一件非常失禮的事，所以作為祕書，不管是自己前去拜訪，還是上司親自去拜訪，都要提前與對方約好時間。

　　事先準備好資料為了提高拜訪的效率，祕書一定要做好事前準備，其中重要的一條就是準備好材料，這樣在拜訪的過程中就可以及時拿出需要的材料，在談判的時候，準備充分的材料甚至是一道厲害的殺手鐗。

　　注意儀容形象的修飾祕書平時就代表著公司的形象，在出訪的時候更是如此，基本要求是整潔、大方、專業化，並且精神抖擻。

　　遵守時間觀念首先，要在約定的時間準時到訪，祕書有責任提醒上司已經安排的拜訪時間，以免上司因事務繁忙忘記或者拖延時間，而讓對方久候。其次，在拜訪的過程中，祕書也要把握好時間，最好不要把時間拖得太長，以免耽誤他人和自己的時間。

　　運用談話技巧

　　在與拜訪物件見面的時候，祕書應主動地遞上自己的名片，如果上司一同去了，則首先要為上司和拜訪物件進行介紹。在拜訪的整個過程中，祕書都要注意運用談話的技巧，因為很多時候同樣的意思用不同的方式表達會取得截然相反的效果。

　　商務車次安排

　　在日常工作與生活中，我們經常要乘坐汽車，車上的座次如何安排也是有講究的。

　　司機開車的坐次安排如果有司機開車，主管應坐在駕駛座的右後方，其次是左後方，年齡輩分最低的應該坐在駕駛座的旁邊，這樣便於下來幫忙開車門、關車門。

　　老闆開車的坐次安排如果老闆親自開車，那麼祕書必須坐在老闆的旁邊，而不能大咧咧地坐在後面，把老闆當司機。

　　小巴的主賓安排一般小巴是三排九人座，中間那排靠近門的座位最方便上下起落，這個位置是主賓的位置，然後依次是中間排的其他座位和後面的一排，前面一排因為比較高，不適合讓主管、年齡大的、行動不便的人來坐，而應該讓年齡輩分比較低的人來坐。

　　其他車的座位安排吉普車的駕駛座的旁邊是主位，應該由主管乘坐，後面則由年齡輩分比較低的坐。

　　而遊覽車的安排又不同，我國以右為尊，一般右邊的景象風光最漂亮，所以要讓上級和前輩們坐在右邊，中間的走道最好不要給德高望重或年齡較大的長輩坐。

　　夫妻同坐的位置安排如果是夫妻一同坐車，不同的國家有不同的講究，歐美人講求社交，所以夫妻分開坐，男主人開車，主賓坐在男主人的旁邊，而中國人講求邊際關係，一般是先生開車，太太就坐在旁邊，所以祕書要根據接待物件來安排位置。