檔案學論文發表

　　檔案學是探索檔案、檔案工作和檔案事業的發展規律，研究檔案資訊資源的管理、開發的理論、原則與方法的學科。下文是小編為大家蒐集整理的關於的內容，歡迎大家閱讀參考!

　　篇1

　　淡做好檔案安全管理工作的對策

　　前言

　　檔案管理對於一個企業和社會組織機構都是非常重要的，檔案可以記錄在生產和各項活動中重要的有價值的資訊，同時對於一些可貴的經驗也是一種儲存方式，所以檔案管理工作是佔據著非常重要的地位的，必須要給予重視。如果檔案沒有進行很好的管理，就會對工作造成嚴重的耽誤。為了促進工作和活動的高效率的進行和加強結果的真實可靠性，做好檔案的安全管理工作是非常必要的。

　　1.檔案安全管理中存在的問題

　　1.1檔案本身的保管不當

　　在檔案安全管理工作中，有諸多的情況會造成檔案本身的保管不到位，以致於檔案發生損毀。在實際的管理中，在檔案的管理櫃中，經常會放一些雜物，這會導致檔案放置過於混亂。一些檔案櫃的日常維護管理工作不當，比如在防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵、防汙染方面做得不好。有時檔案的管理人員在下班後將門窗開著，如果遇到雷雨天氣對檔案的損害是一大隱患。對檔案櫃裡的溫度也沒有進行定期檢測。這些都是檔案本身的保管不當給檔案保管安全性帶來的威脅。

　　1.2檔案資訊管理的保管不當

　　在進行檔案的安全保管工作時，管理檔案資訊的人員由於工作的疏忽，會對一些檔案的資訊的分類、排列和編號等工作遺忘，這不便於日常的檔案管理和資訊查詢。在檔案中不乏有一些照片、底片等資料，這些資料有時沒有進行定期的檢查和管理，就會造成這些資料的發黃和發黴後都沒有進行及時的處理。對於聲音和錄影這一類的檔案要及時準確的複製燒錄，否則一旦遺失或損壞，便無法挽救。

　　1.3檔案安全保管的硬體條件不夠

　　檔案在進行安全保管時，是必要具備一定的硬體條件的。但是由於經濟的發展存在不均衡的現象，那麼就會導致檔案保管的條件差距也有一定的差別。對於一些經濟比較富裕的地區，一般是有專門的檔案庫房，在檔案保護的設施方面做得也比較好。但是在經濟條件比較差的地方，其檔案安全保管的硬性條件就比較低，這就會使得檔案的安全管理得不到保證。

　　2.加強檔案安全管理的措施

　　2.1完善檔案安全管理制度體系

　　在加強檔案安全管理方面，必須要完善檔案安全管理制度體系。首先要對安全管理給予重視，必須要把檔案安全管理工作作為具體的考察制度納入工作績效的考核中。在進行檔案安全時，要制定具體的制度並且不斷進行完善，將檔案的安全管理和個人的責任制聯絡在一起，這樣有助於管理人員明確自己的工作內容和責任，具體有針對性的做好相應的制度管理。對具體的檔案管理人員，要有具體的制度進行定期的安全性的檢查，這樣確保可以及時發現問題解決問題，促進檔案安全管理工作可以更高效的進行。

　　2.2提高檔案管理人員的素質和能力

　　對於檔案管理人員，其主要的工作任務就是要保護的檔案的安全性和完整性。在進行檔案安全管理時，其目的要保證的檔案的不壞、不丟、不散、不亂。不壞，使得檔案可以沒有被損壞。如果有發現檔案的損害，要及時採取措施進行補救。檔案管理人員需要能夠保證檔案的不遺失不被偷竊，對檔案進行安全備份，集中對檔案進行管理，防止出現檔案雜亂的現象，所以對於檔案管理人員而言，這是一項重要且需要有責任心和認真的態度的工作。

　　因此，對於檔案管理人員的要求也比較高，這就需要檔案管理人員有較高的素質和工作能力。首先要求檔案管理人員需要有高度的責任心，秉承著對人們認真負責的態度全心全意的為人民進行服務，對於這份工作也要有強烈的激情。然後就是要求檔案管理人員具有很好的工作能力，對保管的檔案需要熟悉其內容和知道檔案管理的相關法律，這樣都是能力的體現。檔案管理工作人員也需要一定的文化知識，這樣可以對於工作中遇到的問題進行主動地分析得出解決的方案，這對於靈活的進行檔案管理工作是非常重要的。只有檔案管理人員具有很好的工作能力，才能具有觀察的能力，能很好的處理觀察工作中遇到的問題，管理人員具有較高的素質，才能工作中可能出現的不合規定的行為反映給上級，這樣以保證檔案的安全性。

　　2.3加強檔案管理工作的保密性

　　隨著資訊時代的發展，各種高新技術不斷的出現，但是對於檔案保管的安全性也構成了威脅。在資訊化的社會，檔案在社會的發展中佔據著非常重要的地位，所以對於涉及保密工作的檔案的保管也是需要進行加強的。做好檔案管理工作的保密性，就可以保證各方的利益。對於檔案安全管理，不僅要做到檔案實體的安全保管，同時對於保密性的管理也非常重要。為了做好檔案安全管理工作的保密性要求，就要對出入庫內的檔案進行嚴格的清點檢查，這樣可以保證做到不洩密。現在網路資訊的發展逐漸深入人們的日常生活中，檔案所依附的載體也變得更加網路化，但是這也給檔案安全管理埋下了安全隱患。對於數字化的檔案庫要進行設立系統的防火牆，只有擁有對的密碼才可以進行訪問，安裝保密隔離卡和建立備份的資料恢復系統都是必不可少的安全管理工作。

　　2.4提高檔案庫房的安全性

　　有些地方的檔案管理所用的檔案庫房是臨時的庫房或者是廢棄的廠房，但是這些地方沒有很好的防火防盜的裝置，所以對於檔案的安全管理是非常不安全的。為了提高檔案庫房的安全性，在庫房中必須具有防火防盜的裝置、測量溫度的裝置和防蟲的一些藥物。同時對於檔案庫房要經常的進行維護，平時要定期進行庫房內部的溫度和溼度的檢查，對防火防盜措施也要定期檢查是否可以正常使用。要檢查檔案庫房內的線路是否安全、滅火器的安全性，這樣可以防止火災的發生。

　　3.結語

　　現在是資訊化的社會，對於檔案資料的需求是非常必要的，做好檔案的安全管理工作就變得尤為重要。目前檔案的安全管理是存在著檔案本身保管不當和檔案資訊管理的不當等一系列問題，所以要進行完善檔案安全管理制度體系、提高檔案管理人員的素質和能力、加強檔案管理工作的保密性和提高檔案庫房的安全性，這些都是做好檔案管理工作所必須的，這樣促進更好的進行檔案管理工作。

　　篇2

　　淺談工程檔案管理工作

　　1 工程檔案管理工作存在的主要問題

　　1.1 工程檔案人員素質有待提高

　　工程檔案資料應包括招投標、勘察、設計、施工、監理等單位形成的檔案資料，涉及面廣，專業性強。但就工程現場的情況看，大多專案部都未配備專職的檔案管理人員，往往是其他人員兼職或臨時抽調人員擔任，大多沒有參加過正規的檔案業務知識培訓，專業知識欠缺。加上現場工作繁忙，人員調動頻繁，原始資料丟失、損毀嚴重，檔案管理處於一種被動應付狀態，這必然影響到工程檔案的質量。

　　1.2 檔案意識淡薄

　　部分施工單位對工程檔案管理的重要性認識不夠，重施工輕檔案管理的現象普遍存在，如工程技術資料的收集整理，本應始於工程開工，終於工程竣工驗收，列入工作日程，同步施工進展。在工程專案中，平時不重視工程檔案的收集整理， 檔案工作與工程建設不能同步管理，資料不規範、收集不齊全。甚至出現為應付竣工驗收或有關檢查搞突擊、“做”資料的現象，造成原始資料失真，工程檔案造假，甚至對檔案管理人員反映的問題未引起重視，使工程檔案管理工作處於被動局面。對於施工單位來講，一般都未配專職人員，更沒有專門的資料室與相應的裝置，往往使應該歸檔的資料分散在專業技術人員手中，很容易丟失或損毀。

　　2 做好工程檔案管理工作的對策

　　2.1 制定工程檔案管理規範

　　2.1.1 實施四同步原則

　　我們在貫徹執行國家有關基建檔案專案管理，驗收方面的規定和辦法時，結合廣汽菲亞特克萊斯勒汽車有限公司實際情況，制定出符合該司的規定，以便於遵照執行，同時還應把檔案資料管理職責納入有關的部門和專業技術管理人員的崗位責任和業務檢查考核程式中，要保持建設專案資料管理與工程建設的四個同步：即簽訂合同時同步提出專案檔案資料歸檔份數與質量要求，落實好檔案資料歸檔驗收的經濟責任;工程開工建設與檔案資料形成積累同步，落實好建設單位、設計、施工單位相關部門和人員的管理責任;工程建設過程與檔案資料跟蹤指導管理同步，落實好建設單位主管部門和人員監督指導責任;工程交工竣工驗收與檔案資料整理交付驗收同步，落實好施工單位保證交工技術資料完整準確和業主單位的質量驗收把關責任。保證工程建設專案檔案管理資料管理、登記、驗收等環節工作的規範和有序控制。

　　2.1.2 工程檔案歸檔責任書檔案的簽署

　　不僅影響工程形象，而且影響到操作、維護、管理、更新、擴建和技術改造等。通過一年多前的專案檔案工作實踐，筆者認為由於工程檔案不及時是主要原因，多數參與單位的領導、工程技術人員和管理人員要重點抓好專案的進度和質量，對專案檔案工作不落，把檔案工作作為“軟”，造成難以歸檔的專案。由於多專案參與單位，如果不是一個強制性的管理手段參與單位備案工作，專案檔案歸檔會出現很多問題，會影響專案檔案歸檔時間和檔案質量。筆者認為對專案檔案歸檔和管理責任書的形式，加強參與單位領導下的檔案管理意識是一種行之有效的方法。因此，我們應採取專案檔案歸檔和管理責任書的“辦法和參與單位”，明確規定了參與單位檔案工作的要求，專案檔案，檔案質量，違約處罰，參與單位領導真正從思想價值工程檔案歸檔。這種方法可以從源頭上把住工程建設的施工單位歸檔，檔案損失情況的有效控制，使它在工程建設中不僅注重材料的積累，還要注意檔案材料的質量，才能保證檔案工作的順利進行。

　　2.2 實施工程檔案專項檢查工作制，做好工程檔案的業務指導工作

　　建設專案的特點是任務繁重、工作量大、施工週期長、參與單位多、文字材料、圖紙、圖表、聲像資料等。任何一個參與單位，一個部門，一個工程技術人員，在工作的某些方面一個工作時間沒有做好在關鍵專案檔案的形成、積累、整理工作中可能對專案檔案的管理造成困難甚至損失。為了使施工和監理單位可以在工程竣工驗收後三個月內公司檔案傳輸完成完整的、準確的和合格的資料檔案，我們應對工程檔案歸檔工作做專項檢查，一是指定檔案工作者和工程專業技術人員負責檢查和指導工作的專案檔案，對施工單位的工程檔案的收集整理工作，及時跟蹤。二是檔案部門定期參加專案監理會議，一方面要了解整個專案的進展情況，另一方面要參加相關單位會議，對工程檔案專項檢查工作進行專項檢查，及時協調和解決備案工作中出現的問題。這種方法可以對發現的問題及時進行整改，歸檔檔案的質量也提高了。

　　做好檔案專項工作檢查的同時，為確保工程檔案的質量，應優質、高效做好工程檔案的業務指導工作。例如該司所有工程可從可行性研究報告審查會、初步設計審查會、工程管理工作例會，到其他有關專題工作會議以及單位工程劃分工作、工程交工驗收等，檔案部門都應參與進去。通過深入參與工程建設的有關工作，檔案部門能及時掌握、瞭解工程建設的主要內容、進展情況、材料形成情況，並有效地監督、指導職能部門，做到及時發現問題，及時瞭解指導、解決問題，做到檔案工作與工程建設“四同步”，確保審理檔案時做到情況清楚、心中有數。同時，檔案部門參與工程管理也有利於檔案人員與其他部門人員聯絡溝通，得到他們的配合、支援。

　　2.3 監理髮揮工程檔案稽核檢查中的作用

　　在工程實際專案檔案管理工作中，由於人事檔案並沒有親自參與到工程建設中;二是檔案人員不是工程技術人員，對專案檔案的質量檢查是有限的，對施工過程中的一些具體問題和環節的監督也只有更多的理解。簽名和監理人員由於熟悉工程的每一個環節，每一個過程，掌握每一個隱患和質量事故的原因，發現過程和結果，所以我們需要監督單位提交的建設單位專案檔案，認真負責地審計，檢查。如發現問題應及時返回施工單位整改資料檔案，直至專案檔案質量符合歸檔要求後才能簽名，這對提高工程檔案的質量，確保工程專案完成後的專案及時傳遞起著重要作用。