電子化檔案管理論文

　　電子化檔案管理是一種先進的管理技術,目前國內大多數機關或其他單位均採用或準備採用此種方式。下面是小編為大家整理的，供大家參考。

　　範文一：電子檔案管理的優越性與科學管理

　　一、電子檔案管理的優勢

　　1.1電子檔案的整理也要按照不同標準例如區域、性質、時間等具體條件對檔案進行分類，還要保證有條理，容易查詢，但是這隻需要在電腦上操作，建立不同的分類資料夾把相應的檔案拉近資料夾即可，不用對大批的紙質檔案進行搬運和上架，在很大程度上節省了時間和體力。

　　1.2無需考慮自然存放條件可存放空間。電子檔案的管理是利用網路儲存空間，把檔案的儲存在優盤、光碟、磁碟等儲存的空間裡，在需要時在電腦上查詢開啟即可，只要一個小小的小晶片就可以解決整個檔案室的檔案儲存量，並且不用當心自然環境的影響，只要不對磁碟或網路系統進行破壞，就會一直安全地儲存下去。

　　1.3可以多備份，提取方便。檔案的資料一旦儲存到計算機網路上，就可以根據需要拷出資料對其進行多備份，以免在網路系統遇到破壞或癱瘓時，造成檔案的永久性丟失。並且在檔案進入到網際網路的共享環境的時候，在一個地方需要提取檔案時就可以直接上網進行搜尋提取，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，既方便又快捷，提高辦事效率。

　　1.4便於多次修改。電子檔案是以電子文件的形式儲存的，在修改的時候可以直接對關鍵部分進行修改，不用塗改，重超，也不會影響頁面的美觀程度，就這一點就為檔案的整理管理工作帶來了很大的方便節省了很多時間。

　　1.5便於查詢。在進行電子檔案的查詢的時候只要在網際網路上輸入有關個人檔案的關鍵字就會出來相關的所有檔案資料，再根據進一步的搜尋找到自己的檔案，整個過程只需要輸入查詢條件的幾個關鍵字即可，方便快捷。

　　1.6資源共享，方便快捷。由於電子檔案是利用網際網路技術對檔案進行儲存的，那麼每一個檔案室可以不儲存不經常使用的檔案，只要在需要的時候進行網上搜索，並與其他檔案室建立的網上電子檔案室進行檔案的查閱共享，也可以達到同樣的效果，減輕了理、檔案管理的工作量。

　　二、電子檔案的科學管理措施

　　2.1建立網上虛擬的電子檔案室。建立網路虛擬檔案室就是在根據實際中的檔案室的檔案資料和資料建立的網上檔案室形成一個網站，並且要嚴格限制對於這個網站即這個虛擬的電子檔案室的訪問條件，例如要有真實的身份註冊，要有驗證條件，對於可能存在的不安全資訊的訪問請求不予同意等，從而保證電子檔案室的安全性。

　　2.2從制度上保證檔案形成以及管理部門的權威性。檔案部門的工作性質本身就是權威和嚴肅的代表，這也是檔案部門工作的價值的體現。所以在對電子檔案進行管理的時候同樣要運用和傳統的紙質檔案管理的時候利用同一個甚至高於傳統的管理標準進行檔案的管理。主要包括建立相關的制度規範部門的職責義務和權利。要規範操作程式，保證電子檔案在傳輸過程中的安全，應該落實並嚴格把關蓋子簽章制度，使其得到發到法律制度的保護。還可以利用外部群眾的監督措施來保證電子檔案的權威性。

　　2.3在技術上保證電子檔案的原始狀態。為建立的網站檔案室安裝病毒查殺軟體建立防火牆等安全措施防止他人的惡意攻擊造成網路癱瘓和對檔案的損壞，以及對檔案的盜用和對內容的篡改等。還要對網站進行加密，限制訪問許可權等防止無關人員的隨意進入檢視，另外要對檔案檔案進行備份防止在丟失和被破壞後及時回覆管理。

　　三、小結

　　以上通過對電子檔案管理的優勢和實施的科學措施方面分析，證實了電子檔案在應用方面的可行性，但是在未來的應用過程中還有根據出現的不同問題來對這一課題進行更深刻的探討。

　　範文二：探求電子檔案企業管理意義

　　一、電子檔案在企業管理中的意義

　　1.在企業各個部門中建立有效的企業區域網系統，領導者在查閱電子檔案時，直接可以通過網路進行查詢。企業的各個技術人員在查詢企業檔案資料時，也可以通過電腦終端利用授權檔案進行電子檔案的查詢，方便對相關資料的查詢。

　　2.電子檔案在很大程度上保證了企業檔案的安全性。在利用電子檔案時，為了確保企業檔案的安全性，可以對檔案進行保密管理，設定一定的進入和查詢許可權，利用金鑰進行相應的管理。為了保證電子檔案和資料不會被任何一個人查閱，可以設定相關的身份驗證系統，要想查閱相關資料，必須要輸入相關的身份驗證。當用戶在輸入身份驗證等資訊時，計算機可以對使用者所輸入的資料資訊進行核對，如果驗證合格後，使用者就可以登陸進入，進行相關資料的查詢，以此保證企業檔案的安全性。

　　3.建立完善的電子檔案系統和服務系統。在建立完善的電子檔案系統和服務系統時，首先要加強專業人才的培養工作。電子檔案系統需要工作人員具備著較高專業知識和先進技術，然而許多企業的管理人員沒有具備較高的現代化技術，並且管理人員也沒有很好的處理資訊檔案技術，這些都導致了電子計算機技術無法發揮其本身的巨大作用。

　　4.電子檔案實現了辦公自動化、無紙化的目標。比如在進行一份檔案的起擬、簽訂、催辦以及歸檔的過程，都可以利用計算機和通訊線路進行工作。在檔案存檔的過程中實現了無紙化和辦公自動化的目標，檔案工作人員需要能夠很好的運用電子化檔案，並可以將檔案資訊資料綜合系統的提供出來。

　　5.提高現代先進技術的使用率。在許多企業利用計算機資訊科技進行檔案整理時，都很單一，只是將檔案進行儲存或者是起草檔案時進行打字起草，沒有深度開發計算機功能。沒有很好的利用計算機，造成檔案工作的低效率，在很大程度上浪費了大量的人力、物力和財力，同時也浪費了大量的時間。

　　6.在利用電子檔案時，能夠在很大程度上擴大社會影響力，在一定程度上拓寬電子服務範圍，提高了檔案部門的地位。

　　7.在利用電子檔案時，可以與現代社會先進的技術進行聯絡，這在一定程度上提高了企業的現代化水平，確保企業能夠及時的跟上時代發展潮流。

　　二、電子檔案在企業管理中的實踐

　　1.電子檔案在企業管理中的應用時，首先要保證工作人員具備著較高的技術水平和綜合素質。領導人員要對電子檔案的基本運作進行熟悉的瞭解，同時要提高管理人員的專業知識和技術水平。

　　2.建立有效的電子檔案管理制度。電子檔案在企業管理中的實踐時，必須要保證科學有效的制度作為實踐的基礎。在應用電子檔案時，通常需要經過一個複雜的過程，在電子檔案應用的過程中，若是沒有進行合理的處理，很容易導致電子檔案出現遺失或者是修改的現象。因此，必須要建立完善的電子檔案管理制度，要對電子檔案在生成到利用的過程中進行嚴格和全過程的管理和控制。保證電子檔案的完整性和安全性。

　　3.鑑定電子檔案。電子檔案的運用，雖然有著傳輸快捷和方便複製拷貝等優點，但是由於這些優點也增加了電子檔案的虛假性。因此，必須要提高電子檔案的鑑定水平。為了保證電子檔案在傳輸的過程中不會洩露和改動檔案，確保企業利益不會受到損害，可以對檔案新增相應的金鑰等方法。同時在歸檔檔案時，要對電子檔案的價值進行準確的鑑定，將具有價值的檔案進行有效的保留，也要確保電子檔案具備著完整性和準確性。

　　4.歸檔管理電子檔案。在應用電子檔案時，必須要做好對電子檔案的歸檔整理工作。在歸檔管理時，要將電子檔案的屬性進行確定，並要將電子檔案進行有效的拷貝以此進行儲存，但是不能改變電子檔案原有的儲存方式和儲存位置，然後在網路上對電子檔案進行邏輯歸檔。在歸檔電子檔案時，首先要保證電子檔案質量的過關，保證電子檔案的完整性、真實性和安全性，同時要將電子檔案的屬性進行確定;其次電子檔案的能夠與紙質檔案同步歸檔;最後就是歸檔的電子檔案具備著統一標準，要詳細的說明電子檔案管理標準，建立完善的電子檔案管理制度。

　　5.保護和利用電子檔案。電子檔案的數目非常龐大，有著複雜的種類，並且載體也存在著一定的不穩定性。因此，在儲存電子檔案時，經常會由於各種原因，會對電子檔案的利用產生一定的影響，在儲存和維護電子檔案時也較為困難，從而需要對電子檔案進行定期的維護和檢測。在利用電子檔案時，可以通過拷貝、網路傳輸和直接利用這三個方法進行利用。在利用網路傳輸方法時，可以通過網路向企業進行電子檔案的傳輸。利用直接利用方法，可以在計算機上直接查詢企業檔案。