電子檔案管理論文

　　隨著社會的發展和進步,電子檔案管理已經逐步取代傳統的紙質檔案管理,成為檔案管理領域的發展趨勢。下面是小編為大家整理的，供大家參考。

　　範文一：企業電子檔案管理的問題與對策

　　一、企業電子檔案管理問題

　　一正式電子檔案歸檔程式不夠完善。正式電子檔案歸檔程式不夠完善，這主要是由於相關程式設計的過程中，檔案管理方面的專業人員沒有參與其中，單純從軟體設計工作人員角度出發來進行程式的設計，立足在一些基本表面的問題，比如邏輯上的歸檔問題，資訊的分總問題，可以說考慮的範圍是相對侷限，不夠周全的。而由此設計出來的自動化辦公軟體，在一些現實問題上的解決措施有待改進。

　　二檔案、檔案系統分屬兩個系統。檔案、檔案系統分屬兩個系統，由此導致資訊的歸類出現一定出入，在後期資訊的應用過程中也會出現一定的紕漏。結合一些公司的實際情況，在資訊的分類上有一定出入，但是模式化的系統分類無法滿足現實的需要，對於資訊的應用、管理都會有著出入。

　　三電子檔案的製作規程和電子檔案歸檔制度不相匹配。電子檔案的製作規程和電子檔案歸檔制度不相匹配，從而導致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應用過程中，兩者的製作從事主體不相同，在沒有明確的規則之下，兩者的工作無法有效統一結合。

　　四電子檔案儲存載體安全度無法保證。檔案對於公司來說是有一定價值的資訊資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲存一般分成兩種，一類是直接通過硬碟儲存器，另一類是利用網路進行儲存，比如最近比較熱門的雲儲存，兩者的安全性都無法完全保證。硬碟儲存，存取方便，但是也十分容易洩露，一旦價值意義高的檔案資源洩露，甚至丟失，會對公司產生諸多不利影響;如果是通過網路儲存，儘管可以通過網路很好的備份儲存，但是一些重要的資訊仍會會被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。

　　五相關工作人員的綜合素質結合度不高。電子無紙化的檔案管理減少了相關工作人員的工作量，但是對於其素質技能的要求有所增加。企業電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對於相關軟體的應用，自動化辦公系統管理達到熟練的程度，同時工作的責任心也是重要的保障。但是，在現實的情況下，一些資質比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無法把理論更好地結合於實際，對於工作的認識不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責任心。

　　二、針對企業電子檔案管理問題的解決措施

　　一電子檔案監控嚴格化。首先，關於電子檔案的形成監控問題，工作人員應該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說是資訊庫的建立，這是一個至關重要的步驟，來保證後期資訊利用有價值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子檔案的真實性和完整性，同時需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監控，以科學、完整、嚴密的制度來規範監控過程，保證監控的效果，比如檔案管理制度和體系的科學化、嚴格化，管理內容和執行的有效化等等。

　　二提高電子檔案安全性和可識別性。檔案資訊對於公司的發展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密檔案，一旦洩露，後果不堪設想，因此，提高電子檔案的安全性和可識別性有著現實的意義，但是立足具體的措施，我們需要在儲存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及採取有效的技術措施，比如通過網路雲盤來更好地備份以防丟失，以及對於每一個環節都採取一定的監控和監管，最好把每一項責任落實到個人，確保權責明確，以及採取更加嚴格有效的保密措施，增加安全性。

　　三提高電子檔案甄別的技術。電子檔案進入網路執行之後，其複製變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時也增加了其中的風險，比如關於電子檔案真偽的問題，提高其中的甄別技術有著現實的必要，因此在電子檔案辦制的時候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應用。這樣可以避免使用者和顧客對於檔案進行篡改，危害企業的利益。

　　四優化電子檔案的鑑定技術。在檔案進行歸檔之前，一般需要先進行檔案的鑑定，其目的是為了區別檔案的價值，根據實際的需要來給出相應的標準，避免統一標準化的分類不利於公司對於資訊的應用。在一定有效分類之後，可以方便企業選擇應用，方便公司管理，更好地為公司創造價值。

　　五優化電子檔案歸檔。現階段，電子檔案和檔案檔案處於同步歸檔的狀態，實行“雙套制”，但是實際過程中由於電子檔案的法律約束力不高、技術問題大導致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優化電子檔案的歸檔問題，一方面需要著手建立和運用計算機網路環境下的具有多種特徵的電子檔案，另一方面需要繼續發揮實體檔案的作用，發揮實體檔案和電子檔案結合的作用，實現檔案資訊在現代社會資訊平臺上的有效運轉。

　　六提高相關工作人員的素質。不管外部條件如何改善，軟體設施如何改進，相關的工作人員作為工作過程中的主體，需要發揮出主觀能動性，因此，提高相關工作人員的素質仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對員工進行相關的專業化的培訓，另一方面需要提高相關工作人員的工作責任心，同時結合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。

　　三、結束語

　　企業電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個環節有所改善，不管是工作本身，還是各類的工作人員，發現問題才能更好地解決問題，才能讓整個過程在實踐中不斷改進，讓電子無紙化的企業電子檔案發揮出現實價值，促進企業的發展。

　　範文二：淺談電子檔案管理

　　一、當前電子檔案管理中存在的問題

　　1.有待提高電子檔案管理水平。現在電子檔案管理還處於初級發展階段，檔案管理人員系統化的教育和專業化培訓缺乏，造成了在選購軟體時沒有變別能力，從而影響了現代化技術在檔案管理中充分發揮作用。

　　2.電子文件在管理中的真實性容易破壞。電子檔案具有高度的可變性和分離性，一旦被更改就無法識別。電子檔案形成後，在工作人員的操作下存貯到辦公自動化系統中，檔案管理人員和技術人員共享資訊資料。這樣，就使得電子檔案便於修改和複製，沒有正本和副本的差異，也不會有多次原始稿本記錄的出現，由此形成的電子檔案的原始記錄性的內容與形式特徵不復存在，檔案與檔案之間不再有明顯的界限。這樣檔案的原始性和真實性就無法準確的確定，這給電子檔案檔案的完整性、真實性以及原始性的儲存帶來了很大的難度。

　　3.電子檔案的安全性存在隱患。在這個資訊網路全球化的時代，對於任何人來講，其都可以自由進入因特網，在很大程度上造成了大量檔案在網路的釋出和流轉，而且在電子檔案傳輸的過程中引發洩密的現象發生。

　　4.電子檔案管理標準化進度綬慢。從某種關點上看，電子檔案管理的基礎和前提就是實現標準化，但一些檔案管理部門只是考慮到本部門的現狀，並沒有從全面利益出發，協調發展、統籌安排，造成了各行其是的局面，從而阻礙了檔案電子化的發展。

　　二、完善電子檔案管理有效對策

　　1.加強電子檔案服務資訊反饋系統的建立。做到及時瞭解當前社會對檔案資訊的需求和發展狀況，不斷提高電子檔案資訊反饋工作的自覺性，不斷改進電子檔案資訊服務工作，並有效提高電子檔案資訊化服務的質量。

　　2.提高電子檔案資訊的安全性。當前電子檔案管理最為關鍵的一個問題是檔案資訊的安全，檔案部門要提高安全意識，有效地利用現代化網路安全技術，比如加密、防火牆等技術，保證網路的安全，保證電子檔案資訊的安全。另外，採取有利、有效的方式，完善對電子檔案進行便利和安全的管理。由於電子檔案資訊通常都儲存在一定的介質上，並通過安全保管介質以達到安全保管資訊的方式進行管理，因此對電子檔案的安全管理必須有一個適合於磁碟、光碟等介質保管的環境和存放載體的櫃、架及檔案庫房。檔案部門和相關工作人員要不斷地進行實踐，完善電子檔案管理資訊服務安全效能，保證檔案資訊在利用中的安全性。

　　3.建立健全電子檔案資訊服務體系。構建檔案資料庫，通過基礎資料的開發利用，整合電子檔案相關資訊資料來開展檔案諮詢業務服務。二是建立提高電子檔案資訊資源體系，做好電子檔案資訊資料的歸檔、整理，整體開發和綜合管理檔案資訊，實現資源共享。三是運用好現代資訊科技手段，為電子檔案的科學管理提供有效的技術支援。

　　4.不斷培養電子檔案管理方面的專業技術人才。各單位和主管部門領導要高度重視檔案管理工作，加強對檔案管理人才專業技術的培訓工作，培養電子檔案管理的現代化人才。還要不斷的吸收檔案管理方面的人才，發現善於檔案管理方面的人才，抓好電子檔案管理人才隊伍建設，儲備電子檔案管理人才，為做好電子檔案工作奠定良好的基礎。