檔案管理的論文範文

　　檔案具有重要的作用,領導可以通過檔案來作出決策,還可以通過檔案來查考工作,此外還對科學研究和基礎設施建設具有重要意義。下文是小編為大家蒐集整理的關於的內容，歡迎大家閱讀參考!

　　篇1

　　淺談做好裝置檔案管理工作的認識

　　裝置檔案是企業檔案的重要組成部分，做好裝置檔案的管理與利用工作，直接關係到企業的生產、經營等各項活動及企業的發展。在船舶行業市場競爭日益激烈的形勢下，提高產量、確保質量成為企業關注的焦點問題，而裝置檔案在生產執行中發揮著不可替代的作用。因此，強化裝置技術檔案管理，提高裝置基礎管理水平，有利於保障生產經營活動的正常進行，為最終全面提升企業綜合競爭力夯實基礎。

　　一、裝置檔案概述

　　一裝置檔案的含義

　　裝置檔案是指裝置在購置、驗收、除錯、執行、管理、維修、改造、報廢等裝置管理全過程中形成的具有儲存價值的文字、圖表、聲像等形式的檔案材料。它不僅是企業檔案的重要組成部分，也是裝置管理工作的重要組成部分。裝置檔案管理工作必須納入裝置管理工作之中，與裝置計劃管理、裝置採購供應和裝置使用維護等工作緊密結合，保證裝置檔案材料的完整、準確、齊全。

　　二裝置檔案管理的特點

　　1.動態性

　　裝置檔案管理是一個不斷變化和發展的過程。

　　在裝置轉移或報廢之前，裝置檔案隨著裝置本身的變化而變化，始終處在一種不確定狀態中。例如：一臺裝置在使用過程中，必然要形成保養、檢修紀錄，更新、改造圖紙等檔案材料。只要這臺裝置還在使用過程中，它就要不斷地產生新的檔案材料，直到裝置的使用期結束，才會停止裝置檔案的管理。

　　2.綜合性

　　企業裝置管理工作涉及到許多部門，例如裝置的購置計劃、合同及開箱驗收單是由企業規劃部門或技措技改部門形成的，而維修紀錄、改造圖紙又是由使用部門或維修、設計部門產生的。裝置管理實行綜合性管理，這也就決定了裝置檔案管理的綜合性，同時裝置本身的多樣性也要求裝置檔案管理必須是綜合管理。

　　二、裝置檔案在企業中的地位與作用

　　裝置是企業固定資產的重要組成部分，是進行科研和生產的必要條件。保持裝置良好的工作狀態才能保證科研、生產的順利進行，而裝置檔案則是瞭解和掌握裝置效能，正確使用和定期維護、修理的重要依據和憑證。由此可見，裝置檔案在企業生產經營活動中具有舉足輕重的地位，充分發揮裝置檔案在企業生產、經營中的作用具有十分重要的意義。

　　一裝置檔案為裝置的維修、保養提供了依據

　　在企業生產、經營活動中，裝置的維修與保養及零配件的訂購製作都離不開裝置檔案。如果裝置檔案材料不齊全、不完整、不準確，勢必會影響以及延緩生產、經營活動，造成不必要的損失和浪費，甚至還會出現停產事故。因此，裝置檔案必須及時提供準確的依據和資訊，以便保證裝置的正常運轉。實踐證明：管好、用好裝置檔案能為企業節省大量的時間，避免不必要的重複勞動。例如我公司七十年代進口的日本裝置——AW-215TG型多田野高空作業車，使用時間長、損壞程度大、維修頻繁，在這種情況下，裝置檔案起到了極其重要的依據作用，為該車的維護、修理提供了便利條件，不僅縮短了修理週期，提高了工作效率，保證了造船生產任務的順利完成 ，而且節約了維修費用。據不完全統計，近年來利用該裝置檔案資料為公司節省了30餘萬元的維修費。

　　二裝置檔案是裝置更新改造不可缺少的要素之一

　　裝置檔案管理得好，除了能使操作者正確掌握裝置的效能，正確使用和維護，延長裝置的使用壽命外;還對企業裝置的更新改造起著借鑑和參考作用，並節省企業技措投資。例如我公司要重新建造一座塢門，由於公司老塢門六十年代產品圖紙材料比較齊全，保管也比較完好，在重新設計製造新塢門工作中，利用、借鑑老塢門圖紙材料為公司節省資金50餘萬元，縮短設計、造船工期兩個月。事實證明，裝置檔案為企業節省了不少的經濟成本，創造了可觀的經濟效益，是企業生產經營發展的重要基礎。

　　三、裝置檔案管理工作中存在的問題

　　一裝置檔案檔案材料收集、歸檔困難

　　目前，企業要靠科學技術進步求發展，技術更新改造專案日益增多，裝置的更新改造和引進高、精、尖、稀裝置也與日俱增。如何保證裝置檔案歸檔材料的完整、系統、準確，是目前面臨的難題，具體有以下幾點表現：

　　1.檔案意識薄弱，不重視裝置檔案檔案材料的歸檔

　　有些領導認為專案任務是硬指標，檔案材料的歸檔是軟任務，把任務的完成與檔案工作隔離開來，只注重任務的完成，忽略了檔案工作，認為晚抓一點、少抓一點沒什麼關係。如在進行裝置檔案檔案材料收集歸檔工作時，以“我們現在特別忙，沒時間和精力”為由拖延歸檔時間。由於檔案材料堆放時間拖長，涉及的部門又多、經手人也多，造成有些材料丟失或損壞，使歸檔檔案材料不齊全。待利用時就給維修工作造成了很大的困難，甚至導致一些工作只得停下來，影響了生產進度，延誤了造船工期，給公司造成了損失。

　　2.個別人存在著只顧眼前利益的傾向

　　有些單位和個人對待檔案材料歸檔不積極、不主動，採取消極應付態度，他們認為檔案檔案材料放在自己那使用起來方便，尤其是對那些經常使用的裝置檔案檔案材料就更不願交出來歸檔了。個別人把該歸檔的重要材料影印件歸上來，甚至有的把有誤差的檔案材料或圖紙歸檔，造成了裝置檔案的不真實、不準確，給日後的維修、利用工作帶來了極大的不便。

　　二外購裝置的隨機材料不齊全或沒有

　　由於企業的裝置管理有漏洞，主要責任人的責任心不強，有些外購裝置根本沒有隨機材料，到該歸檔的時候沒有材料。原因是裝置廠家沒給帶隨機材料，因為技術都是有產權的，需要花錢購買，但是沒有隨機材料歸檔，裝置無法進行日後的維護、保養和檢修，上百上千萬元的裝置可能只因小毛病或因換零件而報廢，這樣勢必會給公司造成巨大的損失。

　　三裝置管理人員更迭頻繁

　　由於單位機構改革和人員的變動，管理檔案的人員交接不清不明，使得有些檔案丟失，資料、資料缺乏連續性，從而給後續檔案管理人員的工作造成一定的困難。特別是在生產過程中有的關鍵裝置出現故障或反覆出現問題時，管理人員沒有及時把維修的材料、資料、記錄歸檔，當再次出現問題或更換維修人員時，就不知所措，無從下手，或許還得請裝置生產廠家派人來修理，出現停工待修的狀況，嚴重影響了生產計劃或進度，增加了企業生產成本。

　　四、做好裝置檔案管理工作的認識

　　一嚴格執行歸檔制度，按章辦事

　　要想做好裝置檔案材料的收集、歸檔工作首先要建立制度、健全機構、形成網路，這是裝置檔案管理工作的第一關;使裝置檔案材料管理有章可循，各有關單位應根據收集、歸檔制度的規定，指定專人負責，認真抓好裝置檔案的形成、積累、歸檔工作;科技人員要對裝置的使用、維修、改造，做到有活動就有完整的記錄，以便確保裝置檔案檔案材料的完整、系統、準確。

　　二把好裝置開箱驗收關

　　嚴格控制裝置開箱驗收關，是裝置檔案檔案材料能否完整歸檔的重要環節，要做好這項工作難度較大，必須得到單位領導重視，提高檔案歸檔意識，只有領導重視，“四參加”制度才不至於流於形式。檔案部門必須及時參加裝置開箱驗收，把住隨機檔案檔案材料關，如果隨機檔案檔案材料存在問題，有權拒絕在固定資產轉固單上簽字，財務不予結帳，以便發現問題及時處理。

　　三把好檔案檔案材料歸檔關

　　裝置檔案的立卷歸檔工作與裝置的購進計劃要同步進行，要緊扣每個環節，以免漏掉一些重要檔案。裝置檔案檔案材料形成分為四個階段。

　　1.裝置購置階段形成的檔案材料有：裝置購置計劃申請報告、裝置購置技術論證材料、裝置購置批准書、裝置購置訂貨合同等;2.裝置開箱驗收階段形成的檔案材料有：裝置開箱驗收記錄、裝箱單、裝置安裝除錯記錄、保修單、裝置結構原理圖、線路圖、說明書、操作手冊、維修保養說明書等所有隨機檔案;3.裝置安裝、使用階段形成的材料有：裝置儀器卡包括裝置的編號、型別名稱、型號、規格、製造廠、開始使用日期、裝置的技術狀況、安裝驗收結論、附件明細表、備件明細表、操作規程、事故及損壞記錄、折舊鑑定、保養、檢修、檢查記錄、使用記錄、維修記錄等;4.裝置報廢處理階段形成的材料有：裝置報廢申請書、裝置報廢鑑定與審批材料、裝置報廢處理轉交單等。

　　必須根據具體情況，對上述材料進行認真仔細核對。

　　四搞好裝置檔案管理和開發利用工作

　　對歸檔的裝置檔案檔案材料必須及時整理、編目、上架、妥善保管，千方百計地為利用者提供便利條件。在裝置檔案管理中為利用者編制多種檢索工具：如裝置總目錄、分類目錄、全引目錄、裝置檔案簡介、大修裝置簡介等，利用者查閱時一目瞭然，便於查詢，使利用者深感檔案檔案材料歸檔的好處。檔案管理部門必須用一流的服務、一流的管理手段，保管好企業的裝置檔案，消除歸檔者的後顧之憂，使其積極、主動地將裝置檔案檔案材料歸檔。

　　總之，在企業不斷探索創新發展的今天，檔案的社會價值和社會作用將會越來越明顯地表現出來，而裝置檔案在企業中的地位與作用也越來越顯著、越來越得到大家的認可。我們要克服並積極改進暫時存在的問題，為企業積累豐富的裝置檔案資源，用好裝置檔案這把“鑰匙”，使各種裝置的效能得到充分發揮，投資得到良好的回報，促進企業各項建設的發展。

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