會展場管現場管理論文

　　會展的現場服務與管理是一個複雜的系統工程,是會展經濟管理中非常重要的部分。下面是小編為大家整理的，供大家參考。

　　範文一：展會現場管理系統在會展專業教學中的運用

　　【摘 要】基於網路環境設計了展會現場管理系統，探討了該系統在會展教學中的運用情況，為資訊教學在會展專業中的進一步開展提供思路。

　　【關鍵詞】展會現場管理系統 會展專業教學 運用

　　【中圖分類號】G【文獻標識碼】A

　　【文章編號】0450-9889201301C-0191-02

　　隨著網路技術的發展普及，展會現場的管理越來越依靠資訊系統的參與，會展教學設計也必須緊扣行業發展動態。在會展教學過程中引入展會現場管理系統不僅符合行業需求更是對傳統教學方式的大膽改革。本文基於網路環境設計了展會現場管理系統，探討了該系統在會展教學中的運用情況，為資訊教學在會展專業中的進一步開展提供思路。

　　一、展會現場管理系統在會展專業教學中運用的優勢

　　一實現情景模擬會展企業操作模式，提高學生的實踐能力

　　會展專業模擬教學軟體能高效模擬實會展企業運作模式，使得學生能掌握書本上所講的展會業務在實際應用中是如何操作的，可讓學生明白在策劃一個展會的過程中都需要哪些環節與要素，更重要的是學生的職業崗位能力得到鍛鍊，從而能進一步提高實踐工作能力。

　　二增強教師與學生的互動教學

　　互動教學在學校教育中是很重要的一環，會展模擬教學軟體打破了枯燥的傳統講授教學模式，能利用網路資源加強教師與學生在會展知識方面的溝通與交流，讓學生成為課程主導，老師成為學習的協作者，充分調動學生學習的自主性和積極性。

　　三進一步提高教學質量

　　教育教學質量是是每一位教師的生存之本，在展覽現場管理系統已經廣泛運用於各類展會的形勢下，在會展教學中應用嘗試引入展覽現場管理系統，不僅能使會展教育與當下會展業發展保持同步，更使會展教育理論知識與與實踐知識充分結合起來。真實的系統教學能做到生動直觀、動手參與，有利於學生充分掌握會展業專業知識，同時對於老師在教學、備課方面有很大幫助，從而最終提高教學質量。

　　培養出適合行業需求人才是我國高等職業教學的目標，針對會展行業發展速度快、網路技術運用廣泛、行業實踐性強的特點，在會展教學中充分運用現代化手段，以會展行業實際使用的展會現場管理系統為基礎，結合會展教學特點進行改善使用，學生就可以不受場地和時間限制進行實踐訓練。展會現場管理系統在會展教學中的運用不僅可以提高學生實踐動手能力和職業崗位能力，還能夠彌補會展教學的先天不足，提高教學質量。

　　二、展會現場管理系統的構建設計

　　基於網路環境和會展教學的可操作性，筆者嘗試建立一個展會現場管理系統，系統主要包括前臺網上註冊、現場證件製作、後臺觀眾管理、門禁管理、後臺補錄、會後資料處理幾大內容，系統基本涵蓋了展覽現場工作的業務環節。系統總體功能結構圖詳見圖1。

　　一前臺網上註冊

　　前臺網上註冊專業觀眾通過網路進行註冊換取進入展會的通行證件，前臺註冊的系統中要包括個人資訊、照片、單位名稱、單位地址、行業型別或單位主要產品和服務、單位的行業地位如何評判地位的標準待定、郵編、職務、電話、傳真、手機、姓名、電子郵件、從何處知悉本展會、關心何種產品型別等。網上註冊系統可以對證件進行線上辦理，專業觀眾註冊資訊稽核通過後，系統將反饋資訊傳送到申請人手機或者郵件中通知稽核結果並生成獨特ID號和條形碼現場觀眾持證明現場領取證件就可以了。前臺網上註冊的流程圖見圖2。

　　二現場證件製作

　　在展會現場管理系統的現場證件製作環節中，可以對軟體進行初始設定，對當前展會名稱、制證臺號的設定，同時對證件種類、列印資訊、列印資訊位置、證件卡號、防偽等進行一一設定，以便對製作出的證件規範、統一的標準。可以讓學生在靈活輕鬆的學習氛圍中掌握制證過程中不同模板、不同證件、不同列印資訊的設定。

　　三後臺觀眾管理

　　展覽的現場管理軟體在後臺觀眾管理中可以對對資料進行日常維護管理包括：資料匯入和查重、單個新增、修改編輯、刪除、匯出excel表、快捷查詢等。更重要的是系統可以對獲得的資料進行統計分析。

　　四門禁管理

　　在展覽現場管理軟體中包含會展門禁管理的幾個內容：

　　1.流量統計。系統可對展會期間參觀觀眾的總流量進行統計，也可統計每個時段的人流量，從而統計出展會期間觀眾參觀的高峰期和低峰期，這些流量統計資料可以為主辦方在現場秩序的管理和控制方面提供資料依據。

　　2.證件資訊顯示。系統可顯示持證觀眾證件的基本資訊，如果是個性化的證件會顯示持證人姓名、單位、照片、條碼資訊等制證資訊，制證資訊的顯示可以幫助門禁工作人員對參觀觀眾證件的合法性進行有效的控制，能保障會展現場的安全秩序。通過系統在教學中的使用，老師解決了無法形象表達講授、無法情景再現模擬的問題。

　　3.時間和日期的設定及管理。系統可以讓學生模擬根據主辦方要求設定有效的刷卡時間段，緩解人流高峰，同時也可對某一類角色進入場館的日期、時間和次數進行限制。系統可對展會現場持證人所持的證件進行有效的鑑別，對不符合進出館日期、時間、次數或與系統顯示不一致的假證件報警提示，用聲音來提醒門禁工作人員對該持證人進行相應的限制。

　　五後臺補錄

　　展覽現場管理軟體在設計中還考慮到會展現場資訊獲取的實際情況，可以對展會現場所蒐集到的名片資訊、調查表資訊進行補錄，能最大程度地豐富展會資料，利於今後的招商招展。

　　六會後資料處理

　　展覽的統計及評估工作是會展管理的重要內容，會展教學軟體的設計也必須考慮到此環節的設計。在教學軟體中可以讓學生學會如何對展覽資料進行查詢整理，如何實現對資料的補填。同時，資料分析報告是展會現場服務獲得的成果之一，是對展會收集的所有資料進行彙總統計的結果。學生要學會靈活系統設定需要分析統計的資料內容，實現觀眾基本資訊和調查表資訊以及調查表資訊之間的互動統計生成資料報告。

　　三、總結

　　在會展教學中引入展會現場管理系統是對會展教學改革的一種全新大膽嘗試，但是由於硬體軟體等方面的制約，該系統在教學中的運用還需要進一步調整完善。一是展會現場管理系統畢竟是運用於會展企業管理工作，並不能完全滿足在教學工作的需要，對其的使用還有待進一步“教學化”處理。二是過於依賴展會現場管理軟體會降低學生對真實展會的認知，反而不利用培養學生解決展會突發事件的應變能力。所以對展會現場管理軟體的利用應該有計劃有步驟的辯證使用。雖然通過分析發現系統的引入對會展教學而言是利弊共存的狀態，但總體上是利大於弊，應該給予推廣。值得提出的是，作為會展專業的教師應認識到展會現場管理系統並不能替代傳統的實踐教學，還是要注重對學生實踐能力的培養，這樣才能培養出符合會展行業需求的人才。

　　【參考文獻】

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　　[3]黎冬媛，朱春媚.基於RPID的會展網路資訊管理系統設計[J].現代計算機，201111

　　範文二：淺談資訊化管理在展會現場的實際應用

　　【摘要】展會現場資訊化 管理能給所有參與展會人的最優的參展體驗，展會的資訊化管理包括展會的展前準備、現場服務、展後的善後服務的全程服務，衡量一個 組織能否辦好展會的標準不僅在展覽的收益上，更在於現場管理上，展會的現場服務表現得最為直接，展會合理而科學的現場資訊化管理不僅提升了展會資訊化水平和展會形象，更能獲得寶貴的展會資訊資源並挖掘利用。

　　【關鍵詞】展會;現場;資訊化管理

　　一、展會現場準備

　　展會籌備之中，主辦方要圍繞整個展會開展很多細節的 工作，往往細節的工作直接關係到展會的效果，更關係到展會的品牌是否能延續下去，而這些細節若能做好才能真正能得到事半功倍的結果。

　　一組委會

　　1、參展商的驗證與登記註冊的展商則可以直接拿到自己的相關證卡可製作個性化或通用證卡，在展會舉辦前寄送或在現場直接領取、展會資料、會刊雜誌和電子會刊、參展指南、餐券、參展商調查表等。

　　2、專業觀眾登記觀眾資訊收集採集觀眾姓名、單位、職務、地址、電話等基本資訊，並對資料進行錄入、相關證卡根據觀眾提交的表格和名片等資訊，為現場參展觀眾列印和發放入場證件

　　3、門禁管理門禁識別系統，是一種高度智慧化、既可以實時控制又可以離線使用的 網路進出口監控和警報管理安全系統。可以有效的協助場館方、組辦方、參展商做好現場的 統計、管理、控制和宣傳工作，以便統計流量等資訊、統計分析。

　　二諮詢臺服務櫃檯和留言中心

　　設定現場觸控式螢幕參觀導覽系統幫助參與展會的人員自助瞭解展會的相關情況與相關服務，提高展會參與者的滿意度。安排若干個熟知展會各項內容的禮儀人員回答展會期間參展商和觀眾遇到的問題，例如：衛生間的具體位置等等。登記參展商和觀眾提出的問題並相應的解決。在展會期間提供一個服務櫃檯與留言中心是必要的，在這個中心可以提供基本的資料，服務櫃檯要有足夠的空間放置留言板等。設定電話，展會期間保證諮詢展會的任何資訊都可以暢通。提供留言條，準備足夠的筆、電話本、當地服務餐廳指南、地圖、觀光和購物指南。

　　三現場管理小組

　　參展商在報到時可以在展會上向主辦單位 申請其它服務，如住宿、飲食、租用裝置、停車等，辦理相關手續及繳費。

　　四突發事件應對方案

　　1、緊急醫療在任何情況下都隨時可能發生，參加展會的與會者會因為改變飲食、喝酒、睡眠不足、疲勞、處於不熟悉的 環境，會容易產生?a href='//' target='_blank'>種植皇嗜菀追⑸?恍┬腦?a href='//' target='_blank'>疾病，中風和其他危害生命的病。需要得到展會工作人員的更多照顧。會展的組織者應當通過當地有關部門或機構協助成立一個緊急醫療救護系統，在展會現場安排醫療人員，並與當地的醫院聯絡，一旦有緊急病人立即安排救護並送到醫院搶救。2、每一個與會者都應該知道遇到火災的應對措施，會展組織者有責任告知客人逃生以及緊急逃生出口，向與會者充分提供預防火災方面的資料。因此主辦單位要印製防火手冊，放在資料袋中一起提供給與會者參考。在展會現場重點檢查安全設施配備的完好情況。3、每一個參與者在展會的現場遇到盜竊的時間都會給他們留下一個很不好的印象，與會者會對展會的品牌產生質疑。因此應該在展會期間加強警衛的同時也以書面資料的形式告知相關的防盜事宜。

　　二、展會管理資訊化的體現

　　一組織管理資訊化

　　充分利用網際網路、文件、圖片資料數字化處理等各種資訊科技，提高展會組織效率。減少組織管理中的無章可循。

　　二經營服務資訊化

　　作為現代服務業，會展的競爭說到底是服務水平的競爭，而只有實現了資訊化管理的服務，才是高水平的服務。

　　三戰略研究資訊化

　　國際上的一些著名的品牌與展覽場所，都非常重視來自會展資訊化的程度與績效。 應用先進的技術隊資訊的採集、整理，用資訊化的手段加以分析，做出科學的服務用於評估，是會展經營機構生存與 發展的核心競爭力。

　　三、展會後續服務

　　一資料分析統計提供資料分析 報告，包括門禁流量觀眾情況、觀眾調查表、財務專案的統計分析。當展會結束後，參展單位可以通過服務中心索取展位的時段客流情況，這種先進的服務會成為參展單位與客戶之間溝通的最好橋樑。

　　二方案對策根據展會的實際情況統計展會期間遇到的參展商和觀眾提出的實際問題並提出合理的解決方案和對策為展會品牌創造價值，樹立展會口碑，以便延續下屆展會。

　　三會展評估和展後 總結總結工作是管理工作的重要組成部分，總結的功能是統計整理工作資料，研究分析已作的工作，為未來的工作提供資料、資料、 經驗和建議。

　　四、展會管理資訊化的組成

　　一會展資訊化管理系統

　　1、會展電子上午平臺建設系統;2、會展網上系統;3、專業觀眾管理與交流系統;4、會展客戶管理系統;5、會展評估分析系統;6、會展場館現場視訊直播系統;7、會展 祕書線上服務系統;8、節事贊助管理系統;9、會展服務商管理系統。

　　二展覽場館的資訊化管理

　　展覽場館服務水平是考核一個展覽場館能否達到國際標準的重要指標。面對異地參觀，場館的現代化服務可以使參展觀眾在交流與資訊分享方面省去更多的時間與精力，而考察一個場館的資訊化服務程度，已成為組展商選擇場館的重要指數。

　　三組展機構資訊化

　　通過強大的展會資訊系統的分析與統計，組展機構很容易就可以瞭解到目標市場的現狀，並且可以經過對客戶資料和展位預定情況避免展覽會的失敗和定錯展位，可以提高對參展商以及觀眾的需求和服務質量，使展會的營銷與收益得到科學的保障。

　　四參展商系統資訊化

　　任何一個參展商都渴望在展會期間能有效的掌握自己的展臺和觀眾流量的情況，同時也能瞭解產品的受眾情況，展會在做好全方位的現代化的自擬吸附物系統後，參展商就可以對自己的參展情況效果瞭如指掌。

　　結論

　　在不遠的未來，可能5年，也可能10年，展會現場的資訊化經營和管理會更加的普遍，主辦方不會再為了招商招展而東奔西走，參展商和觀眾也可以更加準確的瞭解到展覽的資訊，更好的接受展會的全方的服務，在未來的會展業，資訊和技術方面一定會有一個嶄新的面貌。

　　參考文獻

　　[1]張強.瘋狂會展[M]. 機械工業出版社,2007,3.

　　[2]魏中龍,段炳德.我為會展狂——如何經營成功的會展[M].機械工業出版社,2002,8.

　　[3][日]安昌達人.百科譯.展業活動的規劃與管理[M].北京:光明日報出版社,1985.