祕書撥打電話注意事項

　　電話不僅僅是一個傳遞資訊的工具，還在很大程度上體現通話者個人的修養和素質。下面是小編為你整理的，希望對你有用!

　　撥打電話時須注意的問題

　　擇時通話。

　　通話時機的選擇看似平常，實際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標準，選擇自己方便的時候撥打電話，這實際上是對通話物件不夠重視、尊重的表現。設身處地地考慮對方的情況，是選擇通話時機的基本原則。

　　撥打電話要選擇通話效率高的時間，換句話來講，就是人家不會厭煩的時間。比如休息時間儘量不要給他人打電話，除非萬不得已。嚴格地講，晚上10點之後，早上7點之前，沒有什麼特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話，要先說一句“抱歉，事關緊急，打攪你了!”否則的話對方很可能會厭煩。

　　再者，就餐時別打電話。現代人工作繁忙，通常中午只有一個小時的吃飯時間，如遇電話，豈不影響食慾?另外，倘若不是重大事情，節假日不要打電話。在現代社會裡，儘量不打擾他人的節假日休息應該成為常識。如果是撥打國際長途電話，尤其是像美國等距離較遠的國家，還要考慮到時差的問題。當然，祕書在工作中遇到緊急情況，可隨時與有關部門和人員電話聯絡，雖然也要注意把握分寸。

　　撥打電話除了要注意時間的選擇，還要注意空間的選擇。一般來講，私人電話是在家裡打的，公務電話是在辦公室打的。在工作場合，撥打私人電話應該儘量用自己的手機。此外，除非工作之需，一般是不應在公眾場所撥打電話的，祕書人員更應注意這一問題，切不可不管有無必要，總是旁若無人地大聲吆喝，令他人厭煩。

　　簡短通話。

　　電話打多長好呢?在日常生活中撥打電話，有多少事就說多長時間，說清楚為止。但是，在祕書工作中，通話時間是宜短不宜長，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話的時間應該有效地控制在3分鐘之內。當然，這裡的“3分鐘”並非是絕對的只能通話3分鐘，而是指要長話短說，廢話少說，沒話不說。撥打電話不是為了排遣寂寞，不可拿著話筒捉迷藏，一定要有時間觀念。

　　通話內容精練有序。祕書人員正確把握通話內容的一個有效方法就是要養成重要電話列提綱的習慣。首先，要知道通話對方有幾個電話號碼，第一個打不通就撥第二個。接通後要先做自我介紹。其次，要列出通話的事項，先講重要的事情，後講次要的事情。

　　禮貌掛機。

　　結束通話後要禮貌地掛機。首先，要了解怎樣暗示對方終止通話。其標準化的做法就是重複要點，比如：“陳部長，那我們這次就說好了，請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。如果沒有記錯的話，我應該讓司機於下週一早晨8點到您家樓下，接您過來。”這就是重複要點的方法，以免對方記錯了，或者忘記了，同時也說明祕書人員訓練有素，不說廢話。

　　其次，要熟知掛機的順序。不少祕書人員以為通話完畢應該由對方先結束通話電話，這雖然是出於禮貌，但實際上卻行不通。從禮儀角度來說，通話完畢應該由地位高者先結束通話電話。對祕書人員來說，應該由上級先掛，客人先掛。如遇特殊情況，即通話雙方地位一樣，都是祕書，性別相同，年齡相仿，此時一般就是誰先撥打誰先結束通話。

　　接聽電話時須注意的問題

　　鈴響不過3聲。撥打電話要注意“通話3分鐘”原則，而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時接聽電話，尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴重的失禮行為。當然，訓練有素的祕書人員應該在電話鈴聲響兩三聲後再接，如果鈴聲剛一響就接，很可能電話會掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接，接電話的人應該首先向對方致歉：“抱歉!讓您久等了。”

　　要安排合理而有序的表達。作為祕書人員，要儘量親自接聽電話，尤其是有約在先的電話，不要隨便讓別人代接電話。而且，對於祕書人員，更多的是要代領導接聽電話。如果領導不在的話，祕書人員應該首先告訴對方領導不在，然後才能問對方的身份，來電為何事，是否需要轉達等。千萬不可先盤問對方，再說領導不在，以免對方誤以為領導有意迴避。接聽電話也要首先“自報家門”，自我介紹身份，其好處就是萬一對方撥錯了，不至於一錯再錯。

　　正確處理打錯的電話。當我們接聽到對方撥錯的電話，首先仍然要向對方問好，說明電話撥錯了。然後要將本單位的電話號碼重複一下，讓對方驗證。

　　在日常工作中，電話中斷是經常遇到的情況，尤其是手機，說著說著就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，祕書人員有責任告訴對方，自己所在的位置可能網路沒有覆蓋，並請對方指定一個時間，我們撥打過去。萬一沒有一點先兆，電話“啪”地就斷了，要馬上把電話打回去，打回去的時候第一句話就要道歉，並告知對方電話掉線了，或者說電池用完了。把電話首先打回去，這是對他人的尊重。如欲同對方另約其他時間通話，應該說好自己將按時主動撥打對方的電話。

　　祕書禮儀禁忌

　　直呼老闆名字

　　直呼老闆中文或英文名字的人，有時是跟老闆情誼特殊的資深主管，有時是認識很久的老友。除非老闆自己說：「別拘束，你可以叫我某某某」，否則下屬應該以「尊稱」稱呼老闆，例如：「郭副總」、「李董事長」等等。

　　以「高分貝」講私人電話

　　在公司講私人電話已經很不應該，要是還肆無忌憚高談闊論，更會讓老闆抓狂，也影響同事工作。

　　開會不關手機

　　「開會關機或轉為震動」是基本的職場禮儀。當臺上有人做簡報或布達事情，底下手機鈴聲響起，會議必定會受到干擾，不但對臺上的人，對其他參與會議的人也不尊重。

　　讓老闆提重物

　　跟老闆出門洽商時，提物等動作你要儘量代勞，讓老闆也跟你一起提一半的東西，是很不禮貌的。另外，男同事跟女同事一起出門，男士們若能表現紳士風範，幫女士提提東西，開關車門，這項貼心的舉手之勞，將會為你贏得更多人緣。

　　稱呼自己為「某先生/某小姐」

　　打電話找某人的時候，留言時千萬別說：「請告訴他，我是某先生/某小姐。」正確說法應該先講自己的姓名，再留下職稱，比如：「你好，敝姓王，是OO公司的營銷主任，請某某聽到留言，回我電話好嗎?我的電話號碼是XXXXXXX，謝謝你的轉答。」

　　對「自己人」才注意禮貌

　　中國人往往「對自己人才有禮貌」，比如一群人走進大樓，有人只幫自己的朋友開門，卻不管後面的人還要進去，就把門關上，這是相當不禮貌的。

　　遲到早退或太早到

　　不管上班或開會，請不要遲到、早退。若有事需要遲到早退，一定要前一天或更早就提出，不能臨時才說。此外，太早到也是不禮貌的，因為主人可能還沒準備好，或還有別的賓客，此舉會造成對方的困擾。萬不得已太早到，不妨先打個電話給主人，問是否能將約會時間提早?不然先在外面晃一下，等時間到了再進去。

　　談完事情不送客

　　職場中送客到公司門口卻是最基本的禮貌。若很熟的朋友知道你忙，也要起身送到辦公室門口，或者請祕書或同事幫忙送客，一般客人則要送到電梯口，幫他按電梯，目送客人進了電梯，門完全關上，再轉身離開。若是重要客人，更應該幫忙叫出租車，幫客人開車門，關好車門，目送對方離開再走。

　　看高不看低，只跟老闆打招呼

　　只跟老闆等「居高位者」打招呼，太過現實囉!別忘了也要跟老闆主管身邊的祕書或小朋友打招呼。

　　老闆請客，專挑昂貴的餐點

　　別人請客，專挑貴的餐點是非常失禮的。價位最好在主人選擇的餐飲價位上下。若主人請你先選，選擇中等價位就夠了，千萬別把人家的好意當驢肝肺。

　　不喝別人倒的水

　　主人倒水給你喝，一滴不沾可是不禮貌的舉動喔!再怎麼不渴或討厭該飲料，也要舉杯輕啜一口再放下。若是主人親自泡的茶或煮的咖啡，千萬別忘了讚美兩句。

　　想穿什麼就穿什麼

　　「隨性而為」的穿著或許讓你看起來青春有特色，不過，上班就要有上班樣，穿著專業的上班服飾，有助提升工作形象，也是對工作的基本尊重。