採購作業流程步驟

　　採購作業流程就是詳細論述採購部門職責或任務的運營指南，是採購管理中最重要的部分之一，是採購活動具體執行的標準。小編給大家整理了關於採購作業流程，希望你們喜歡!

　　採購作業流程的基本步驟

　　採購作業流程會因採購的來源、方式以及物件等的不同而在作業細節上有所差異，但基本流程都大同小異。以下是美國採購學者威斯汀所主張的採購的基本作業步驟。

　　1.確認需求

　　在採購之前應先確定買哪些物料，買多少，何時買，由誰決定等。

　　2.需求說明

　　確認需求之後，對需求的細節，如品質、包裝、售後服務、運輸及檢驗方式等，均加以明確說明，以便使來源選擇及價格談判等作業能順利進行。

　　3.選擇可能的供應來源

　　根據需求說明在原有供應商中選擇成績良好的廠商，通知其報價，或以登報公告等方式公開徵求。在選擇供應商時，企業應考慮的主要因素有：

　　***1***價格。物美價廉的商品是每個企業都想獲得的。相對於其他因素，雖然價格並不是最重要的，但比較各個供應商提供的價格連同各種折扣是選擇供應商不可或缺的一個重要指標。

　　***2***質量。商品質量也是一個十分重要的選擇供應商的影響因素。商品質量的選擇應根據企業實際情況而定，並不是質量最好的就是最適應的，應力求用最低的價格買到最適合本企業質量要求的產品。

　　***3***服務。服務也是一個很重要的選擇供應商的影響因素。如更換次品、指導裝置使用、修理裝置等，類似這樣的一些服務在採購某些專案時，可能會在選擇過程中起到關鍵作用。

　　***4***位置。供應商所處的位置對送貨時問、運輸成本、緊急訂貨與加急服務的迴應時間都有影響。在當地購買有助於發展地區經濟，易於形成社群信譽以及良好的售後服務。

　　***5***供應商庫存政策。如果供應商的庫存政策要求自己隨時持有備件庫存，那麼擁有安全庫存將有助於裝置突發故障的解決。

　　***6***柔性。那些願意且能夠迴應需求改變、接受設計改變等要求的供應商應予以重點考慮。

　　4.適宜價格的決定

　　決定可能的供應商後進行價格談判。

　　5.訂單安排

　　價格談妥後，應辦理訂貨簽約手續。訂單和合約均屬於具有法律效力的書面檔案，對買賣雙方的要求、權利及義務必須予以說明。

　　6.訂單追蹤與稽核

　　簽約訂貨後，為求銷售廠商如期、如質、如量交貨，應依據合約規定，督促廠商按規定交貨，並予以嚴格驗收入庫。

　　7.核對發票

　　廠商交貨驗收合格後，隨即開具發票。要求付清貨款時，對於發票的內容是否正確，應先經採購部門核對後財務部門才能辦理付款。

　　8.不符與退貨處理

　　凡廠商所交貨品與合約規定不符而驗收不合格者，應依據合約規定退貨，並立即辦理重購，予以結案。

　　9.結案凡驗收

　　合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結案手續，清查各項書面資料有無缺失、績效好壞等，並簽報高階管理層或權責部門核閱批示。

　　10.記錄與檔案

　　維護凡經結案批示後的採購檔案，應列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事後發生問題查考。檔案應具有一定保管期限的規定。

　　採購作業流程的注意事項

　　在設計採購作業流程時，應注意以下要點。

　　1.採購結構應與採購數量、種類、區域相匹配

　　一方面，過多的流程環節會增加組織流程運作的作業與成本，降低工作效率;另一方面，流程過於簡單、監控點設定不夠等，將導致採購過程操作失去控制，產生物資質量、供應、價格等問題。

　　2.先後順序及實效控制

　　應注意其流暢性與一致性，並考慮作業流程所需的時限。例如，避免同一主管對同一採購檔案作數次的籤核;避免同一採購檔案在不同部門有不同的作業方式;避免一個採購檔案會籤部門太多，影響作業實效。

　　3.關鍵點設定

　　為便於控制，使各項在處理中的採購作業在各階段均能被追蹤管理，應設定關鍵點的管理要領或辦理時限。例如，國外採購、詢價、報階、申請輸入許可證、出具信用證、裝船、報關、提貨等均有管理要領或辦理時限。

　　4.權責或任務的劃分

　　各項作業手續及查核責任，應有明確權責規定及查核辦法。比如，請購、採購、驗收、付款等權責應予區分，並指定主辦單位。

　　5.配合作業方式的改善

　　例如，手工的作業方式改變為計算機管理系統輔助作業後，其流程與表格需作相應的調整或重新設計。

　　6.採購流程應反映集體決策的思想

　　由計劃、設計、工藝、認證、訂單、質量等人員一起來決定供應商的選擇。處理程式應合時宜，應注意採購程式的及時改進。早期設計的辦理程式或流程經過若干時日後應加以檢查，並不斷改進與完善，以迴應組織的變更或作業上的實際需要。

　　7.避免作業過程中發生摩擦、重複與混亂

　　注意變化性或彈性範圍以及偶發事件的處理規則。例如，在遇到“緊急採購”及“外部授權”時，應有權宜的辦法或流程來特別處理。

　　8.價值與程式相適應

　　程式繁簡或被重視的程度應與所處理業務或採購專案的重要性或價值的大小相適應。凡是涉及數量較大、價值較高或容易發生舞弊的作業，應有比較嚴密的處理監督;反之，則可略微放寬，以求提高工作效率。

　　9.處理程式應適合現實環境

　　應注意程式的及時改進。早期設計的處理程式或流程，經過若干時間段以後，應加以審查，不斷改進，以適應組織變更或作業上的實際需要。