會議管理規定

　　會議是人類社會的一種社交、公關、政治、意見交流、訊息傳播及溝通的活動，下面是小編為你整理的，希望對你有用!

　　1.目的

　　為了合理安排工作時間，提高會議效率及質量。

　　2.適用範圍

　　2.1適用於我學院整體及各部門內部例行、臨時的正式會議。

　　2.2例會包括：

　　2.2.1行政工作會議：院長辦公會議、中層幹部會議等定期召開的會議。

　　2.2.2黨的工作會議：黨委會議、黨組織生活會、三會一課。

　　2.3臨時會議包括：董事會會議、學院大會、系統會議***系、部、中心、處、室等***綜合會議、組織動員會和其他臨時會議。

　　3.管理職責

　　3.1學院辦公室***以下簡稱院辦***負責本規定的起草、修改和執行;

　　3.2各系、部、中心、處、室等部門***以下簡稱各部***負責按本規定召開本部門例會。

　　3.3臨時會議由會議召集人負責組織和管理。

　　4.管理規程

　　4.1會議要求

　　4.1.1臨時會議，組織者需確定會議時間、地點、會議主題、主要內容、注意事項及要求、參會人員、必備材料，準備會場***包括標牌、臺籤、音響、話筒、花籃、飲用水等***，並提前24小時下達會議通知或者會議邀請函。

　　4.1.2應參會人員不得遲到、早退、缺席，特殊情況不能參加，需向會議負責人請假。

　　4.1.3會議內容除應傳達和公佈事項外，與會者不能洩露會議發言討論情況和涉及學院經營管理教學等機密的內容，違者以違反學院《保密規定》處理。

　　4.1.4黨的工作會議堅持民主集中制原則。通常情況下按少數服從多數、個人服從組織、下級服從上級執行。原則問題有重大分歧，緩做決定，請示上級，充分討論再做決定。

　　4.1.5行政工作會議及其他需公告會議決議的，由院辦製作會議紀要，院長稽核後發各部。系統會議***直屬各部綜合會議***是否需要製作會議紀要由系統負責人決定並指派專人制作，在系統、部門內部下發，如需在學院範圍內下發，須經院長稽核同意，由院辦下發。學院會議紀要必須存檔。

　　4.2董事會會議

　　4.2.1董事會會議研討、制定學院發展戰略，以及對學院經營活動中重大事項進行決策。會議內容包括：

　　①決定學院的經營計劃及投資方案;

　　②制定學院的年度財務預決算方案;

　　③制定學院利潤分配方案和彌補虧損方案;

　　④擬訂學院的合併、分立、變更學院形式、解散方案;

　　⑤聘任或解聘學院高層管理人員，並決定其報酬;

　　⑥其他事項。

　　4.2.2參加會議人員：全體董事，列席人員由董事長確定。由董事長召集及主持會議。

　　4.2.3院辦主管負責會議記錄，由出席會議董事在會議紀要上簽字。會議形成的決議交學院院長依學院制度或工作程式安排實施。

　　4.3例會

　　行政工作會議——院長辦公會議

　　4.3.1院長辦公會議是研究處理行政日常工作的會議，主要任務是對全院教學、行政工作中的重大問題進行研究、決策。處室、部門有需要提請院長辦公會議研究的問題，要寫出書面報告或意見，提前送交院辦，院辦彙總報告院長同意後，列入會議議題。

　　4.3.2參會人員：相關部門負責人***由院長指定***。

　　4.3.3會議召開時間：原則上一週召開一次

　　4.3.4會議議題範圍：

　　①研究學院發展規劃，研究重要規章制度的建立、修訂和廢止。

　　②彙報總結近期工作，督促、檢查會議決議和規章制度貫徹落實情況，研究下階段工作計劃安排。

　　③研究決定教學、行政、後勤、學生管理等工作中存在的問題及改革的重大措施。

　　④研究經費支出等事項。

　　⑤決定機構、人員變動、教職工獎懲和學生紀律處分。

　　⑥研究解決學院其它交重要的日常工作。

　　4.3.5會議由院長主持，若院長因公外出可委託一名副院長代理主持會議。

　　4.3.6 會議由院辦提前通知，並由院辦負責組織、記錄。重大問題應編髮會議記要。

　　4.4行政工作會議——中層幹部會議

　　4.4.1中層幹部會議的主要任務是：傳達貫徹上級及學院黨委有關檔案、會議精神，總結、彙報、交流、部署學院階段性工作，布臵臨時性工作任務。

　　4.4.2參會人員：各部負責人***全體中層以上幹部***。

　　4.4.3會議召開時間：一般每月召開一次，如工作需要可臨時確定召開。

　　4.4.4中層幹部會議由書記或院長主持

　　4.4.5會議由院辦負責組織、記錄。

　　4.4.6會議由院辦提前通知，重大問題應編髮會議記要。

　　4.5行政工作會議——群團工作

　　4.5.1學院團委、學生會等群團組織，按照各自的章程和上級組織的有關規定，結合學院工作實際，制定會議制度。其中，召開代表大會，須經學院黨委和上級組織批准。

　　4.6行政工作會議——系、部、中心、處、室等各部門例會

　　4.6.1基本內容為貫徹學院決議、及時處理本部門工作問題。具體包括：①傳達上級會議精神及對本部門工作的要求。

　　②本部門人員彙報上週工作完成情況，部門負責人對上週工作進行總結

　　點評。

　　③部門負責人安排本週工作，部門人員提出本週工作計劃。

　　④其它需通報、布臵的事項。

　　4.6.2參會人員：各部本部全體人員。

　　4.6.3會議召開時間：每週定期召開一次。

　　4.***會議由各部門負責人召集和主持。

　　4.6.5會議記錄由部門負責人或指定專人負責。

　　4.7. 學校黨政聯席會議

　　4.7.1會議的主要任務和研究內容

　　***一***、貫徹中央、國家教育部及省、市的重要決定和領導同志的重要指示。研究討論學院貫徹黨的路線、方針、政策的重大措施和實施步驟。

　　***二***、黨、政溝通工作情況，協調工作，交流重要資訊，彙報近期重要工作完成情況。

　　***三***、討論研究需要黨委和行政共同決定的日常工作中的重要事項。

　　***四***、研究處理院長辦公會等其它會議所不便進行或不能充分討論的問題，以及黨政日常工作中不宜由領導成員個人決定的問題。

　　***五***、討論決定需要黨政共同商議報上級審批的有關重要請示、報告。

　　***六***、討論決定關係到學院建設和發展的重大事項。

　　***七***、聽取有關部門重要工作的彙報和請示。

　　***八***、研究安排近期黨政重要工作。

　　***九***、討論決定內部組織機構的設臵和內部組織機構的負責人的人選。

　　***十***、審定財務、基建計劃、重大專案的經費開支，自籌資金的使用和分配辦法。

　　***十一***、研究討論需要由黨政聯席會議決定的其他重要事項。

　　4.7.2議題的確定、會議的組成和召開

　　***一***、黨政聯席會議由院長、黨委書記、黨委副書記、副院長組成。辦公室***黨委辦公室和院長辦公室***主任列席會議，根據需要也可吸收與討論議題相關的部門負責人列席。

　　***二***、黨政聯席會議由黨委書記或院長召集並主持。每月召開一次黨政聯席會，遇有重要情況可隨時召開。

　　***三***、需要黨政聯席會議討論決定的問題，由黨政主管領導向主持人提出，經黨委書記、院長商議確定後，列為正式議題;各部門擬提交學院黨政聯席會議討論的有關事宜，應提前以書面形式送到辦公室統一協調安排，辦公室應及時將處理結果通知有關部門。

　　***四***、辦公室負責會務工作並作會議記錄。根據需要制發會議紀要。經辦公室主任審定後，交領導班子會籤，由主持會議的黨委書記或校長簽發。

　　4.7.3議事規則和要求

　　***一***學校黨委和行政堅持以民主集中制為根本原則的集體領導制度。黨政工作中的重大問題由集體討論;緊急情況來不及召開黨政聯席會議時，黨政領導班子成員可臨機處臵，事後及時向聯席會議報告。

　　***二***要正確處理集體領導與個人分工負責的關係，既要堅持重大問題由集體討論決定，又要認真實行個人分工負責制。黨政領導成員對自己分管的工作要敢於負責，積極、主動、創造性地工作。一般工作由主管領導負責處理，重要事項聽取黨政主要領導意見後再處理，如有必要即提交黨政聯席會議或相應會議討論決定。

　　***三***對於需要黨政聯席會議討論決定的問題，主管領導要在充分調查研究的基礎上提出明確、具體的方案，有的問題應提出兩個以上可供比較的方案。涉及教職工切身利益的重要事項，應在會前徵求教職工代表大會等方面的意見;業務性強的重要事項，應事前組織專家進行分析論證，做出評估。

　　***四***決定學院黨政工作中的重大問題，黨政主要領導要在認真調研聽取各方面意見的基礎上，經過充分醞釀，努力在認識上達到一致，再由集體討論決定。

　　***五***黨政聯席會議決定重要問題，應該經過認真討論，充分發表意見，對複雜情況和問題要反覆比較鑑別。要注意聽取分管領導的意見。在此基礎上，決策時一般應以黨政主要領導的意見為準。如發生重大分歧，可暫緩做出決議，但在緊急情況下必須按黨政主要領導的意見執行。

　　4.7.4決策實施的要求

　　***一***學院黨政領導必須維護和執行黨政聯席會議的決策，不得在言論和行動上

　　與之相悖。黨政聯席會議決定重大事項，要明確責任人和責任單位，有關負責同志和部門應積極配合，通力協作，確保落到實處。

　　***二***學院黨政聯席會議的重大決策一經做出，要保持相對的連續性和穩定性，不能隨意做出變更。確需對決策進行重大調整或變更時，經黨政主要領導同意，由黨政聯席會議決定。

　　***三***對學院黨政聯席會議決策的實施，辦公室要跟蹤調查，反饋資訊，加強督促檢查。各部處***系***必須結合實際，採取切實有效的措施，堅決貫徹執行，確保落到實處。

　　4.8黨的工作會議——黨委會議

　　4.8.1黨委會議的主要任務是：傳達貫徹落實上級有關檔案、會議精神;研究學院黨的建設、辦學指導思想方針和重大改革方案以及思想政治工作、精神文明建設和德育建設;研究制定黨委工作計劃和總結;研究學院教學和行政管理工作中的重大問題提出意見和建議;研究黨員幹部的教育、管理、監督和發展黨員以及黨員隊伍建設工作;紀檢、工會、共青團、婦女、學生會等黨群工作;需要黨委會討論決定的其他事項。

　　4.8.2參會人員：黨委全體成員

　　4.8.3會議召開時間：黨委會議原則上每月召開一次

　　4.8.4會議形式：①重大問題決策會

　　②常規工作安排會

　　③上級檔案及會議精神傳達貫徹會

　　④專題分析研究會和形勢動態分析會

　　⑤中心組學習會

　　⑥民主生活會

　　⑦組織生活會

　　4.8.5會議由黨委書記召集並主持，特殊情況也可由黨委書記委託其他負責人主持。

　　4.8.6會議由學院黨委辦公室負責組織、記錄。

　　4.9黨的工作會議——黨組織生活會

　　4.9.1每個黨員不論職務高低都要認真參加黨組織的生活會，自覺接受黨內外群眾的監督，黨組織不允許有特殊黨員的存在。

　　4.9.2黨員活動時間——一般為每週一下午，活動的主要內容是組織學習政治理論和時事政策，傳達上級會議的檔案精神。

　　4.9.3黨組織生活會——每月召開一次，由黨支部書記或黨小組長主持。主要內容：聽取黨員思想工作彙報;檢查黨員學習、貫徹、執行黨的路線、方針、

　　政策情況;檢查黨員完成工作、學習任務情況;督促黨員在各項工作中充分發揮模範作用，積極開展批評與自我批評，增強黨性。

　　4.9.4黨員領導幹部民主生活會——每年召開一次，由黨委書記主持。主要內容：檢查黨的路線、方針、政策和黨委決定、決議在各部門貫徹落實情況;檢查領導班子堅持民主集中制情況;檢查領導幹部艱苦奮鬥、清正廉潔、遵紀守法情況;檢查領導幹部堅持群眾路線，密切聯絡群眾的情況;通過開展批評和和自我批評;解決領導班子成員在思想作風和工作作風中出現的問題。

　　4.10黨的工作會議——三會一課

　　4.10.1“三會一課”指支部黨員大會、支部委員會、黨小組會和黨課。

　　4.10.2支部黨員大會——一般每季度召開一次，全體黨員參加。支部召開黨員大會要提前做好充分準備。會議要充分發揚黨內民主，對所要做出決定的議題開展充分討論，按照少數服從多數的原則作出決議。

　　4.10.3支部委員會——黨支部的領導班子，負責領導和處理黨支部的日常工作。支部委員要堅持參加黨小組的組織生活會，還要參加支部委員會單獨召開的民主生活會，開展批評與自我批評，從嚴要求，以身作則，做黨員的表率。

　　4.10.4黨小組會——一般每月召開兩次或每週召開一次，黨小組是黨支部的組成部分，是黨支部領導下對黨員進行管理的一種組織形式。黨小組要圍繞當前形勢任務的要求和黨員隊伍的實際狀況開展活動並及時將活動情況向黨支部彙報。

　　4.10.5黨課——黨支部一般情況下每月至少組織一次黨課。黨課是黨組織生活的重要形式，是黨支部進行黨員教育的最經常、最基本的形式。黨支部要根據上級黨組織的要求和學院黨校培訓的內容，聯絡本支部黨員的思想實際，制定切合實際的教育計劃、突出黨課特點、嚴格組織考核，確保黨課能高質量、高水平、高效率地落實。

　　4.11督察現場管理例會

　　4.11.1基本內容為對本月現場***教學、行政、經營管理等***工作進行總結，對檢查中出現的問題進行分析、討論並得出解決辦法;對教職員工、學生管理問題等違紀率、服務質量、教學質量、職容風紀等方面的問題進行統計、對比和分析;對本月服務、教學、管理等投訴情況學生違紀情況進行總結，尤其教學及服務質量的投訴;對後勤各部反饋意見進行彙總並提出改善措施。

　　4.11.2參會人員：各教學、行政、各職能部門代表。

　　4.11.3會議召開時間：每月定期召開一次。

　　4.11.4會議由督察部門提前通知，並由督察部門負責組織、記錄。重大問題應編髮會議記要。

　　5.臨時會議

　　5.1系統會議

　　由相關係統負責人召集召開，就專業問題研究解決。包括財務系統會議、行政系統會議、教學系統會議等相關專業綜合會議。

　　5.2各部部門會議

　　由部門負責人臨時召集本部門人員召開，解決部門問題，安排部門工作。

　　5.3其他臨時會議

　　其他臨時會議應為由必要工作具體事項召開，由該事項的具體負責人在得到召集範圍內最高領導批准後負責召集。凡跨部門會議，根據會議內容定義為系統會議或相關專業會議等綜合會議。

　　6.會議室管理

　　6.1學院會議室統一由學院辦公室負責管理，為防止部門臨時會議與學院會議發生衝突，各部門要使用須提前申請，由各部門負責會議工作的人員或者內勤人員經部門負責人核准，報學院辦公室主任批准，方可使用。

　　6.1.1 會議人數在20人以下的***不包括20人***，需提前一天向學院辦公室提出申請;20人以上不滿50人的***不包括50人***，需提前二天向學院辦公室提出申請;50人以上的，需提前三天向學院辦公室提出申請;提出申請需使用專用的會議室申請表。***見附表***

　　6.1.2 前條中規定的提前一天、提前二天、提前三天等，不包括公休日和節假日。

　　6.2使用學院會議室的申請批准後，會議組織者應在學院辦公室對會議室的使用情況進行登記包括：日期時間、具體會議室、部門等情況並簽字。

　　***使用會議室應當愛護和保護，造成損害的應當照價賠償。

　　6.5學院各部門處室的會議室的使用和管理由本部門負責人指派專人負責。

　　7.會議紀律

　　7.1安全保密紀律

　　7.1.1提高警惕，嚴守機密。會議檔案要妥善保管，不得轉借、遺失。需收回的檔案應按規定及時交回。

　　7.1.2開會時間一概不許會客

　　7.2簽到、請假紀律

　　7.2.1 所有會議均實行簽到制度。全體會議採用集體簽到辦法，由各處***室***、系***部***負責人在參會人員進入會場前分別統計好實到人數和因病、因事請假的人數，進會場時將填寫好的簽到表交大會簽到處;

　　7.2.2中小型會議實行個人簽到。

　　7.2.3 會議期間參會人員一般不得外出。如確需外出，須向主持人請假。

　　8.會場紀律

　　8.1準時入場，按指定位臵入座。大會開始後，不隨意走動，不喧譁，保持會場良好秩序。

　　8.2愛護場內設施，注意清潔衛生。場內不準吸菸，吃各種食品、不要隨地吐痰和亂扔髒物。

　　8.3遇有特殊情況，要保持秩序，聽從大會統一指揮。

　　8.4與會人員應做到不遲到，不早退，有事不能參加會議應提前請假;有事離開會場需向會議組織者請假。違反者，按照人事考勤制度進行處罰。

　　8.5如因特殊情況遲入會場，應到遲到席入座，保持會場秩序。

　　8.6參會人員應將手機調至振動檔，在會議室內勿接聽電話。或者在會議期間應關閉各種通訊工具，保持會場安靜，不做與會議主題不相關的事。

　　9.會議檔案及會議檔案

　　9.1全院性正式會議的會議檔案由主辦單位準備。會議結束後，應及時將完整的會議檔案一套移交檔案室歸檔。

　　9.2一般工作會議應由主要職能部門負責會議記錄和紀要整理，會議紀要經主管院長簽發後公佈執行或發至相關部門備忘存查。

　　9.3 會議檔案形成祕密檔案的，按照祕密檔案規定處理。

　　10.檢查監督

　　10.1學院辦公室、人事處等相關部門將對會議紀律執行情況，包括會議出勤、請假制度履行情況、會議的氣氛和效果及會風會紀情況定期在全院範圍內通報。

　　10.2各單位領導要重視會議紀律的執行情況，率先垂範，促進良好會風的形成和良好作風的培養。

　　10.3各部門召開會議的情況和落實會議內容的情況與各部門及個人年終評比考核掛鉤。並最終影響工資的發放。

　　公司SOP

　　第一條 為更快地發現經營中存在的各種問題，通過建立和衷共濟的議事規則程式以及資訊對稱民主決策機制，旨在實現快速響應、高效解決各種問題的管理局面。制定本管理規定。

　　第二條 SOP會議的定義，包含以下三個層次的內容：

　　***一*** Symposium Operating Problem:即討論運營中各種問題的會議，這些問題是指：公司的戰略目標、產品資源目標、經營目標、資訊化目標、人力資源目標、專案目標、制度化目標、企業文化目標等與現狀之間的差異，通過會議進行分析和決策。

　　***二*** Sales and Operations Plan:即銷售和運營計劃，該項內容即經營分析會，重點是：檢查各項銷售和運營目標的達成情況，並分析原因，佈置和安排下一步重點工作。

　　***三*** Standard Operation Procedure:即標準運營程式，該項內容在製造企業普遍運用，其核心是檢查公司各項流程的執行情況，而我公司以物流為載體，提供客戶較多的附加產品***拉回送檢胎、返回不予理賠的送檢胎、返利辦理、三包換胎、承運禮品、贈胎/鋼圈等***，為保證這些廣義的產品及時到位，所涉及的流程至關重要，因此，也應定期召開會議，檢查流程本身及流程執行情況，並分析原因，佈置和安排下一步重點工作。

　　第三條 參會人員，包括以下三個層面：

　　***一*** 決策層成員***共4人***：總裁、總裁助理、常務副總、副總;

　　***二*** 會成員***共8人***：總裁、總裁助理、常務副總、副總、內行行長、財務部負責人、市場部負責人、物流公司董事長;

　　***三*** 擴大會成員：包括，決策層成員、會成員、事業部總經理***含子公司負責人***;

　　***四*** 部門/模組負責人：包括，客服主管、訂單主管、產品資源部經理、質檢科長、物流公司經理、人力資源主管、資金主管、客戶往來主管、廠家往來主管、內部往來主管。

　　第四條 經營分析會***M-SOP***，***市場層面***，定於每月1日***遇星期日推遲1天***下午2:30~6:30，具體時間，以通知為準，在總公司大會議室，由擴大會成員全部參加，

　　第五條 周例會***I-SOP***，***內部運營層面***，定於每週6下午4:30~6:00***若時間與經營分析會重疊，則取消此會議***，在公司大會議室召開，由會成員+部門/模組負責人蔘加，會議流程見下表：

　　第六條 總裁決策會***H-SOP***，***高層決策層面***，不定期舉辦，會議地點具體通知，由決策層成員參加，根據會議內容，通知會中的其他成員參加會議。涉及內容及參會流程，

　　第七條 M-SOP會議和I-SOP會議的一般紀律要求：

　　***一***在會前一天，由管理部發布通知;

　　***二***管理部應負責做好會場的準備工作;

　　***三***各參會人員，應提前5分鐘到達會場，遲到者，現場樂捐20元/次;

　　***四***參加會議前，各模組負責人應充分準備相關資料，提交管理部備案;

　　***五***會場中不允許接聽電話***手機應置於震動***，不允許中途退場;

　　***六***如需討論，不能偏離主題，講求效率。

　　第八條 H-SOP會議的議事程式

　　***一*** 各模組負責人，應提前制訂相關方案，會同副總協商確定會議時間，在沒有具體方案的情況下，在會議上不做深入討論;

　　***二*** 一人一票進行表決，少數服從多數，總裁享有否決權，涉及當事人的，採用當事人迴避制度。

　　會議及會議紀要管理規定

　　一、 目的：

　　為規範公司的會議管理，為會議的後續工作的執行、追蹤提供依據。特制定本規定。

　　二、 適用範圍：

　　部門內部會議***包括部門例會*** 跨部門會議***兩個或兩個以上部門參加*** 公司會議***公司全體參加***

　　三、 會議紀要的定義：

　　對工作會議中的主要內容尤其是重大事項、會議結果、相關的解決辦法和行動計劃進行概括記錄。

　　四、 會議編號：

　　內部會議***包含部門例會***：部門簡寫加日期，如採購部為PU20110426 -----***各部門編號：人力HR,採購PU,財務FI,業務SA, 質量QA, 物流LI***

　　跨部門會議：TEAM加日期，如TEAM20110425 公司會議：JB加日期，如JB20110427

　　五、 具體管理規定

　　1. 會議紀要記錄要求：

　　1*** 所有會議均需做會議紀要，以方便相關資訊的查詢和後續工作的追蹤、落實。

　　2*** 會議紀要需如實記錄，對內容進行概括、總結，分類別或分專案記錄

　　3*** 會議紀要中包含***但不僅限於***如下內容：會議的主要內容及議題，

　　會議討論或決定的重大事項、會議決定的行動計劃或改進措施。

　　2. 會議紀要整理：

　　1*** 公司會議紀要由人力資源部指定專人進行整理

　　2*** 其他會議紀要由會議發起人指定專人進行整理。

　　3. 會議紀要的發放及工作追蹤：

　　1*** 會議紀要整理人在會後第一時間將整理後的紀要內容與部門負責人 進行確認後，根據工作需要發給所有會議相關人員。

　　2*** 原則上，會議紀要中涉及的行動計劃及重要工作的追蹤由會議發起 人安排專人進行追蹤、落實，公司會議由人力資源部負責追蹤、落實。

　　4. 存檔、保管：

　　1*** 公司會議、跨部門會議由人力資源部統一存檔保管;

　　2*** 部門內部會議本部門負責人制定專人進行存檔保管;

　　六、 會議紀律及注意事項：

　　1. 會議出席人需嚴格遵守會議時間，禁止無故遲到、早退、中途離開。

　　2. 因事不能到會者，應提前半小時向會議發起人請假。

　　3. 會議期間如需緊急離席，需獲得會議發起人的同意後方可離開。

　　4. 會議期間，請將手機關機或者設定為靜音、震動狀態，禁止會議期間在會議室內接聽電話。

　　5. 會議期間，未經允許，不得交頭接耳、私下討論或竊竊私語。