檢索是指對檔案進行?

檔案分類的檢索分類

一、檔案分類的檢索分類：

亦稱檔案信息檢索分類或檔案情報檢索分類。是以檔案記述的內容為對象進行等級分類的邏輯體系。以國家機構、社會組織從事的社會實踐分工為基礎,以檔案記述的事物屬性關係為依據,按照邏輯方法進行統一分類，不受檔案所屬全宗的限制。主要用於編制卡片目錄和組織情報的機械化、自動化檢索，一般不適用於檔案實體管理的分類 (某些特殊專業檔案例外),檔案館的情報檢索分類系統與檔案實體分類排列上架序列通常是不一致的。為建立統一的檔案情報檢索系統,一些國家制定有通用的、標準的分類方案。

例如,蘇聯1962年出版了《蘇聯國家檔案館分類卡片目錄系統中文件情報的統一分類方案》，1978年又出版了補充和修訂本；中國1987年出版了《中國檔案分類法》，並附有檔案分類標引規則、《中國檔案分類法》類目細分規則、清代檔案分類表、民國檔案分類表。

二、檔案分類簡介：

1、檔案分類就是依據一定的標準，按照檔案來源、時間、內容和形式特徵的異同點，對檔案進行有層次的區分，並形成相應的體系。

2、廣義為檔案概念分類、檔案實體分類、檔案檢索分類的總稱。這 3種分類的功能各有側重，概念分類主要為了具體認識檔案,實體分類主要為了科學管理檔案,檢索分類主要為了準確查尋檔案。狹義指全宗內檔案分類，即檔案整理的分類，它僅是檔案實體分類中一個方面的內容。檔案分類是多種角度、多層次的分類系統，分類方法比較複雜，一直有多種意見，是檔案學研究的主要內容之一。

如何編制檔案檢索工具

第一節 檔案檢索工作的地位

一、檢索工作在整個檔案工作中的地位

1、檢索是提供利用的先期工作

檔案館（室）為提供利用所作的直接的準備工作，具體解決每個案卷或每一份文件的查找，是通過檢索來實現的。

2、檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段

3、檢索形成了檔案業務工作中一個獨立的重要環節

二、編制檔案檢索工具的基本要求是

1、全，指信息存儲豐富。

2、準，指檢索準確。

3、快，指迅速。

4、便，指檢索要方便 。

三、應當注意的問題：

要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。

1、一般的可著錄到案卷級，重要檔案則可著錄到文件級。

2、強調檢索工具 按照一定的方法排列起來以供查找諮詢。

三、排檢方法

（一）分類法：以科學的分類為基礎，結合檔案的內容和特點，運用概念劃分的方法，把性質相同的檔案線索彙集在一起，分門別類地組成一個檢索體系。

優點：同一個問題或同一個專業的檔案線索彙集在一起，便於查找利用。

（二）按作者排檢法：

現又稱責任者

把同一個作者形成的文件線索集中在一起。

此法一般在機關檔案室用得較多。

（三）按文號排檢法：

即按照文號的先後順序進行排列，一般有文號目錄、文號對照表。在機關檔案室此法也較受歡迎，而在檔案館卻用得不多。但對一此歷史文件或文號不全的文件檔案進行文號排檢則有困難。

（四）按字序排檢法

編制人名、地名之類的檢索工具，一般採用部首偏旁、四角號碼、筆數、筆形與筆數結合使用這幾種方法。

1、部首偏旁法：採用不多，因為它在排列上有相當難度，很多偏旁難以掌握。

2、筆數、筆形法：其困難在於繁，簡字的問題。

3、四角號碼法：全國的人名、地名卡片採用此法較多。但此法的普及面不廣。

4、音序法：按漢語拼音順序進行排列。多用於以作者、文件名稱、地區為編制對象的檢索工具。此法較簡便，但對於年紀較大的人卻有不便之處。

（五）按地序排檢法

按照文件形成的地區排列。此法在歷史檔案和一些專業檔案的檢索工具中採用較多。如清代的奏摺、地質檔

案、農業檔案等。

（六）主題法

按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具採用的。嚴格來說，此法與第（四）種方法是一致的，是按主題詞的字序進行排檢。對於外文檔案，一般是按外文字母進行排檢。

目前在檔案界，比較推崇的是分類法和主題法，兩者各有優缺點。

檔案從重要程度上，如何分級？

檔案管理時，沒有按照重要程度分為一般、重要、非常重要的說法，硬要說按重要程度分的話，那是劃分保管期限。說得白點就是哪些檔案重要，要保存的久一點，哪些不重要，存個一定年限即可銷燬。

現在保管期限的劃分分為定期與不定期，一般分為三類，永久、長期（15-50年）、短期（15年以下），具體哪些檔案是永久，哪些是長期，國家檔案局有發佈文件規定。你可參照下面這個最新的規定。

國家檔案局8號令《機關文件歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》：《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期陰規定》已經2006年9月19日國家檔案局局務會議審議通過，現予公佈，自公佈之日起施行。

局長：楊冬權

2006年12月18日

機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定

第一條 為便於各級黨政機關和人民團體（以下統稱機關）正確界定文件材料歸檔範圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便於保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。

第二條 本規定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

第三條 機關文件材料歸檔範圍是：

（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

（三）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；

（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

第四條 機關文件材料不歸檔範圍是：

（一）上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；

（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

第五條 凡屬機關歸檔範圍的文件材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。

第六條 機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

第七條 永久保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關制定的法規政策性文件材料；

（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

（三）本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；

（四）本機關關於重要問題的請示與上級機關的批覆、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；

（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；

（六）本機關房屋買賣、土地徵用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；

（七）上級機關制發的屬於本機關主管業務的重要文件材料；

（八）同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的覆函、批覆等文件材料。

第八條 定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；

（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

（三）本機關人事管理工作形成的......

查找檔案文獻時應遵循什麼原則

機關檔案鑑定的原則是：以科學發展觀為指導，根據本機關工作和為國家積累歷史文化財富的需要，用歷史的、全面的、長遠的觀點，正確分析和鑑別機關文件材料的保存價值，準確劃分檔案的保管期限。 (一)堅持以科學發展觀為指導預測判斷檔案價值 檔案是國家和人民寶貴的歷史文化財富，而它的形成、存在以及如何發揮作用，關係到多方面的利益。在我國社會主義的檔案事業中，檔案的鑑定工作必須全面貫徹科學發展觀，堅持以人為本，從國家、集體和個人的整體利益出發，研究檔案的內容實質和其他各方面的因素，充分預測檔案對和諧社會建設所能起到的作用，來判斷其價值。 (二)堅持歷史的觀點 檔案是歷史上人類從事實踐活動的產物，鑑定檔案的價值特別需要把握其是歷史的產物這一特點。檔案的內容、形式是與其形成的歷史條件密切相關的，什麼歷史時產生什麼內容和形式的檔案，當時是怎樣進行活動的，檔案就是怎樣記錄的。因此，要分析檔案的價值，必須將其放在形成的歷史條件中去，具體分析檔案的內容和形式，以及檔案之間的相互關係、歷史條件、特定作用等，並結合當前和將來的利用需求來考慮其保存價值。如果離開當時的歷史背景，對檔案的某些內容就難以充分理解，以致忽略甚至錯誤地判別其應有的價值。歷史的觀點還包括歷史研究價值，應充分認識到歸檔文件材料在反映機關史、地方史、經濟史、文化史、社會生產史等方面的價值。 (三)堅持全面的觀點 一方面，要全面地分析檔案各方面的特徵，從其來源、內容、形成時間、文本、載體形式等方面，綜合判定檔案的價值；另一方面，要全面地把握被鑑定檔案與其他檔案之間的聯繫，不能孤立地判斷單份文件的保存價值，而應將有關文件材料聯繫起來，才能做出準確的判斷；再一方面，要全面地預測社會對檔案利用的需求。社會對檔案的利用需求是多層次、多角度、多方面的，因此在鑑定歸檔文件材料的價值時，既要考慮本機關的需求，也要考慮社會其他方面的需求；既要考慮當前的需求，也要考慮長遠的需求。總之，要全面地分析檔案的價值，切忌僅從本機關、本部門或某一點需求出發，輕易地確定檔案的價值和保管期限。 (四)堅持長遠的觀點由於檔案的價值具有實效性和擴展性的特點，現在有用的檔案隨著時間的推移，將來可能沒有用處；現在尚未用上的檔案，將來可能有用處。因此，判斷檔案的價值和作用，要有長遠的眼光，既要看到當前的作用，也要看到將來的需要。總之，鑑定檔案要運用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點和方法，預測出檔案的長遠價值。

如何才能做好檔案管理員

要做好一個合格的檔案管理員，首要要了解以下幾點檔案管理員工作職責：

1、負責管理公司各個部門產生的檔案材料，包括文件材料的接收、整理，檔案的提供利用等。

2、建立和完善檔案管理的相關制度。

3、責任心強，維護公司檔案歷史真跡，確保檔案的真實性和安全性，據實用檔，切實履行保密義務。

4、對公司各個部門的兼職檔案員進行業務指導，確保檔案收集工作的規範性，並督促各部門及時歸檔。

5、完整接收各部門移交的檔案，對未及時移交的檔案資料主動向使用或產生該檔案的部門催收。

6、做好公司檔案編研工作，整理公司大事記，為公司宣傳工作提供數據和信息。 7、完成領導下發的任務。

另外要對檔案整理工作流程及要求 瞭解清楚

一、 收集

瞭解部門職能職責，將平時在工作活動中形成的文字，圖表，聲像等材料完整地收集起來。

二、 鑑定

對收集的材料逐份鑑定，看是否屬於部門文件材料的歸檔範圍，不屬歸檔範圍的，可作參考資料保存，屬於部門歸檔的文件材料，按照檔案整理流程及要求逐一整理。

三、 分類

根據文件、圖表的形成規律，將相互聯繫的文件材料、圖表等組合在一起列為同一類別。

四、 組卷

組卷的具體做法：項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷；項目竣工圖按建築、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷；設備文件按專業、臺件組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據件、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。

五、案卷及卷內文件的排列

1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列； 2、竣工圖按專業、圖號排列；

3、卷內文件一般文字在前，圖樣在後；譯文在前，原文在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後。

六、卷內文件頁號的編寫

1、卷內文件有書寫內容的頁面都要編寫頁號。

2、頁號編寫的位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角、背面在左下角。圖樣頁號編寫在右下角，或標題欄外右下方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必再重新編寫頁號。案卷封面、卷內目錄不編寫頁號。

七、加蓋檔號章與檔號的編寫

檔號章蓋在每件材料的右上角空白處。檔號由三部分組成：項目代號+分類代號+案卷流水號，如：中國鐵建〃國際城（ZGTJ〃GJC）+部門標準簡稱（如ZHB）+案卷流水號。

八、卷內目錄的編制（卷內目錄式樣見圖A.3）

文件排列與編號之後，每份文件在卷內的位置已固定，為了便於文件利用，按規定格式逐件填寫卷內文件目錄，卷內目錄的內容包括以下內容：

1、序號,用阿拉伯數字從1起依次標註卷內文件的順序，一份文件一個號。正件與附件、轉發文與被轉發文、印件與定稿、請示與批覆、來文與覆文在整理時視為一件。

2、文件編號，填寫文件文號或圖樣的圖號。不能簡寫。沒有文號或圖號的文件，此欄不填寫。

3、責任者，填寫文件形成部門或主要責任者。填寫的責任者應是全稱或標準簡稱。

4、文件題名，填寫標題的全稱，不能簡寫。

5、日期，填寫文件形成日期，格式為八位數，如“20110712”。 6、頁數，頁數的填寫有幾頁填幾頁。

7、備註，可填寫該份文件的密級，如無密級則不填寫。 九、檔案盒

檔案盒一律採用無酸牛皮紙的科技檔案盒，其規格為：310㎜×220㎜,厚度分別為20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜，各部門根據需要統一規格相同的檔案盒.

十、案卷封面和案卷脊背的編制（案卷封面、案卷脊背式樣見圖A.1、A.2）

1、擬寫案卷題名，即案卷標題，由三部分組成：①項目的名稱或代字、代號；②項目......

檔案整理工作的各個環節

檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑑定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由於現代檔案管理工作已成為複雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑑定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻彙編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、複製、諮詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，並有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。例如價值鑑定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑑定。

文檔管理、檔案管理、知識管理、內容管理之間的區別

無論是文檔管理、檔案管理、知識管理或者是內容管理，易度文件管理系統都可以處理，集中管理、協作共享、安全防護

有什麼快速查找檔案的方法嗎？

最好是使用檔案管理軟件，現在網上有很多檔案軟件，你這個要求是最基本的要求，我覺得只要是正規的檔案軟件都能滿足你的要求，你可以網上搜一下。

檔案檢索工具的以館藏全部檔案為對象的檢索工具有

《檔案館指南》、《全宗名冊》、《檔案存放地點索引》、《分類目錄》等 。 《檔案館指南》，是一種敘述式的報導性工具書，是檔案館必備的檢索工具。它全面介紹和報導檔案館的基本情況，館藏檔案和資料內容，指導利用者查閱利用檔案、資料。包括“前言”、“目錄”、“檔案館概況”、“館藏檔案介紹”、“附錄”等部分。前言：包括編著指南的目的和作用，指南的框架、結構、使用方法、編著指南的簡要過程，參加編著工作的人員及其它需要說明的問題。目錄：是由指南各章節的題目及其所在的頁號組成，供利用者檢索。檔案館概況：包括檔案館歷史沿革，館藏檔案綜述、館藏資料綜述、檢索工具情況、彙編出版檔案資料情況以及利用工作綜述等部分。館藏檔案介紹：館藏檔案依其實際整理、保管的體系為單位，立檔單位整理保管的檔案，以全宗為單位；按類別、項目等整理、保管的檔案，以相應的類項為單位，分別進行介紹。館藏資料介紹：對館藏檔案有重要補充和輔助作用的資料逐類予以介紹，一般性資料不作具體介紹。附錄：是指附於正文之後與正文內容有關的文字、圖表等材料。 《專題介紹》亦稱“專題指南”。它是按一定的題目，以文章敘述的形式，綜合介紹檔案館中保存有關該題目檔案的一種檢索工具。我館根據利用者的需要，結合館藏檔案、資料，還編有《中共當陽縣委、縣政府文件彙編》、《湖北省委、省政府發文彙集》、《中國共產黨湖北省當陽縣組織史資料》等參考資料。

初級檔案考試的資料

職稱考試模擬試題

單項選擇題

為了使最有價值的檔案更充分地發揮作用，需要對保存的檔案進行“去粗取精”，這就形成了檔案的：A 鑑定工作 B 收集工作 C 整理工作 D 利用工作

為了滿足特定的查找利用需要，需要通過多種途徑和形式揭示檔案的內容和成分，提供檢尋手段，這就形成了檔案的：A 編目和檢索工作 B 收集工作 C 整理工作 D 利用工作

為了便於保存和系統地提供利用，需要把收集來的檔案分門別類，這就形成了檔案的：A 整理工作 B 保管工作 C 整理工作 D 利用工作

我國檔案工作的根本目的是：A 便於社會各方面的利用 B 維護檔案的完整 C 維護檔案的內容安全 D 集中統一管理國家檔案

國家檔案館的性質是：A 科學文化事業單位 B 企業生產部門 C 企業管理部門 D 行政管理部門

各單位設立的統一保存和管理本單位檔案的內部組織機構是：A 檔案室 B 文件中心 C 檔案事務所 D 檔案積存中心

屬於檔案行政法規的有：《關於加強國家檔案工作的決定》

包含圖、文、聲、像等兩種以上信息形式的文件是：多媒體文件

將電子文件區分為主文件和支持性、輔助性、工具性文件的標準是：電子文件的功能

電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄符號：數字代碼

電子文件從產生到永久保存或銷燬的整個生命週期必須遵循的管理原則是：全程管理原則

為確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀，必須實行：前端控制

機構內部電子文件的管理模式包括：對電子文件實行統一管理和：實行文件、檔案一體化管理

檔案館電子文件的管理模式除了“集中式保管模式”外，還包括：分佈式保管模式

1940年美國的哪位學者提出了“文件生命週期”概念：布魯克斯

文件中心最早出現在：美國

謝倫伯格的檔案鑑定理論是：文件雙重價值論

菲斯本、布里奇弗德等人的鑑定理論是：利用決定論

美國學者塞穆爾斯20世紀80年代提出的鑑定理論是：文獻戰略

謝倫伯格把文件的第二價值區分為：證據價值和情報價值。

多項選擇題

檔案的基本價值包括：A 憑證價值 B 參考價值 C 情報價值 D 資料價值（ABC）

檔案工作的性質包括：A 管理性 B 服務性 C 政治性 D 機要性 （ABCD）

檔案工作的政治性主要表現在：A 服務方向 B 機要性 C 管理性 D 科學性 （AB）

“統一領導、分級管理”是我國檔案工作的：A 組織原則 B 管理體制 C 根本目的 D起碼要求 （AB）

維護檔案安全的含義是：A 保證檔案管理的物質安全 B 保證檔案管理的政治安全 C 統一管理檔案 D 按專業管理檔案（AB ）

非公有的檔案館包括：A 私人企業檔案館 B 教會檔案館 C 政黨檔案館 D 大學檔案館（ABCD）

辨析題

來源原則就是指導按照檔案的主題內容進行整理的原則。（參考答案：錯誤。這個命題混淆了來源原則和事由原則的概念。來源原則是指檔案館按照檔案的來源進行整理和分類，要求保持同一來源的檔案不可分散，不同來源的檔案不能混淆的整理原則。）

檔案管理是指對文件在其形成、保存、利用和處置過程中進行的經濟而有效的全面管理。（錯誤。這是文件管理的概念。檔案管理是指對歸檔以後的文件實施的管理活動，包括檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用、編研、檢索與編目等業務工作內容。）

文件中心是各單位設立的統一保存和管理本單位檔案的內容組織機構。（錯誤。這是檔案室的概念。文件中心是一種社會化、集約化、專業化程度較高的，過渡性的半現行文件管理機構。）

檔案行政規章是由國務院依法制定的各種檔案行政管理規範性文件。......