在工作中有很多會要開,大會小會,包括各種培訓,那麼該如果好的記錄下這些會議的要點呢?
工具/原料
錄音筆、筆記本、計算機..
方法/步驟
首先應該瞭解什麼事會議記錄?會議記錄是一項很有用的生存技能,希望對大家有幫助,我對會議記錄的解釋就是:半年後,您打開會議記錄可以快速回憶當時會議的決議與重點。
既然會議記錄如此重要,那麼一定有著他獨有的特點和訣竅:做好會議記錄十大要訣!
1、掌握會議議程
2、準備記錄的工具(ex:錄音筆、筆記本、計算機..)
3、座位選在主席的旁邊
4、準備一份簽到表
5、準備一份簡單的座位圖
6、依照會議議程,依序記錄每項討論議題
7、整理會議記錄不要拖太久(Q:多久發出記錄?)
8、會議記錄依照標準
9、確認會議記錄包含所有應記載的項目
10、校對、核准後再發出
那麼前面所說了解清楚之後,那就要專注的進行會議記錄了,同樣的必須圍繞以下幾點來進行,會議記錄的關鍵點:
• 五大元素:
− 人/地/事/時/物
• 重要內容:
− 前期跟蹤、決議事項、待辦事項
• 記錄原則:
− 尊重事實
最後一點便是會議記錄小提醒:
• 使用公司或部門的標準格式
• 檢查是否有遺漏的待辦事項(含負責人/時間)、決議事項
• 在發會議記錄前,記得先與相關人員進行確認
• 在會議完成一天內,發佈會議記錄
會議記錄發佈:
會議記錄完成之後,要經過幾輪仔細檢查與核對,在確定無誤之後,便是最關鍵的一步了,發佈!發送給領導,或者旁聽者,既然是給別人閱讀,那麼準確性就是最關鍵的了,所以再次提醒大家,一定要經過多次的檢查才可發佈哦。
重點提醒:發佈時機、運用E-mail 技巧、寄信等。
一條小祕密分享給大家,如果用mail發佈會議記錄時,記錄背景底稿很重要哦,一般都是用公司規定的模版。例如word中的等。
注意事項
記錄會議的真實性和有效性。