做了十多年的外貿銷售,一個人做得辛苦,但是回報也是頗豐厚的,最近看到很多朋友都準備外貿發展,但是遇到問題各種頭大還有彎路,讓很多朋友堅持不了多久就放棄了。
工欲善其事,必先利其器!這裡就分享一些軟體來減輕大家的工作負擔:
1.辦公處理:金山WPS搭配金山網盤:
1)WPS很多人都聽說過,但是中國很多系統都是預裝了office的,所以對WPS還是非常陌生的。WPS是國產榮譽品牌金山出品,其個人版是完全免費的,而且相對小巧,執行快速,而且可以相容幾乎所有office的文件。對於可能要帶著筆記本到處跑的人來說,使用WPS會更加方便。另外,WPS最近還推出了移動版本,安卓的使用者可以搶先體驗到移動辦公的便捷。
2)WPS也包含office的經典三板斧:word、excel、powerpoint,幾乎可以完全替代office的存在,最最最重要的一點就是,WPS是免費的,而且還對國人的使用習慣進行的本地優化,實在是好產品。
3)WPS還內建了不少外掛還有辦公資源,例如一些工作文件的模板等,大大加快了工作效率。
4)配合金山網盤,可以將工作文件儲存到雲端,隨時隨地進行編輯,安全、便捷、可靠。
關於金山網盤:金山網盤提供的是線上網路儲存服務,具有容量大、安全、省心、方便等特點,不僅可以防止檔案丟失,還能對檔案進行加密、儲存、訪問、備份、共享等,非常方便,是不花錢的行動硬碟。
2. PDF轉化:BULLZIP PDFPRINTER以及PDF閱讀:福昕pdf閱讀器
BULLZIP PDF PRINTER是一款虛擬印表機驅動程式,可以轉換任何可列印的文件或影象為PDF格式。
1)可以將任何可以列印的檔案轉化為PDF,建議優先使用WPS,但是對於有些圖片,可以用這個軟體直接轉化,畢竟有一些文件是不適合直接給word或者excel對方看,而換成pdf會更加好,希望新手們都可以明白。
2)可在Windows7下執行,很多PDF軟體是無法在Windows7環境下執行的福昕pdf閱讀器小巧而強大,閱讀快速方便,就這麼簡單,用過很多類似的pdf閱讀軟體之後強烈推薦使用這個!
3.外貿管理軟體:外貿出口單據通
說白了,很多所謂的免費外貿管理軟體都是噱頭,沒有實際意義的,一般外貿員無需這些軟體。一般來說,這些軟體是老闆管理我們這些外貿員的。必須注意的一點是,大多數外貿管理軟體在試用的時候,都不會儲存你的資料。而更加悲劇的是,很多軟體都不支援已經成為主流的Win7系統。
這裡推薦個實用的免費外貿工具“外貿出口單據通”,可以起到類似的作用。將檔案下載下來,一次性輸入,就能獲得完整的形式發票,裝箱單,採購合同,商業發票,報關單,訂艙單,裝櫃計算,專案預算等等單據,而且所有的單據是統一的。避免了重複輸入過程中因為不小心造成的單單不符。其中的裝櫃計算尤為方便,只要輸入箱尺寸,就能自動生產裝櫃方案
4.ACDSEE:現在看圖的軟體非常多,ACDSEE是目前非常輕便的看圖工具之一。它能廣泛應用於圖片的獲取、管理、瀏覽、優化等等。
它的特點有:
1)支援性強:支援ICO、PNG、XBM在內的數十種種影象格式;
2)快:能快速、高質量的顯示圖片,軟體便捷,佔用記憶體小;
3)操作人性化:能夠很輕鬆的處理數碼影像。能方便的調整圖片大小,轉化格式。擁有剪下影象,銳化,曝光調整,映象,旋轉等功能,還能批量處理。配合BULLZIP可以將圖片批量列印成為PDF。
5.虛擬傳真:虛擬傳真是普通傳真+網際網路的新型傳真方式。它實現了傳真的網路傳送接收。虛擬傳真的功能齊全,操作一目瞭然。不花錢的虛擬傳真不用找了,很難用的,只是發傳真用的話一般是100元,收發都要300元左右,會送一個號碼。
1)節省了固定資產投資:無需購買任何硬體,無需使用傳真紙。傳送傳真的費用比傳統傳真機便宜
2)使用方便,操作方法就如傳送郵件一樣簡單,將郵箱地址改為對方傳真號碼即可直將檔案傳送至對方傳真。收發的傳真還會存檔,方便以後查閱
3)支援群發功能,簡訊業務及通訊錄功能
4)支援離線功能,支援移動辦公(只要登陸郵箱,即可接收傳真)
5)可對傳送的傳真情況進行實時跟蹤,查詢傳送情況以及計費情況,方便傳真以及計費的統計管理在淘寶上搜索“網路傳真”,自己找一個信譽好一點的就ok。
6.群發郵件軟體WORLDMERGE
World Merge是國際著名的個性化群發軟件。深受廣大使用者的歡迎。它在群發郵件時,充分顯示了功能強大、簡單易用和安全保密等特點。
1)發件迅速,有效並個性化;只需將所有客戶的名錄(如Email、姓名、公司名等)輸入一個Excel表格中,就能一次性發送成百上千封郵件。信體部分會根據收件人自動變化,顯示的是他的姓名、公司名等,所以當客戶看到時,會認為是單獨寫給他的,而不是群發的垃圾郵件。
2)客戶名錄(地址簿)支援的格式多:Excel、文字檔案、Access、FoxPro、Outlook地址簿、Dbase等
7.雲呼cloudcall網路電話
雲呼網路電話是一款免費網路電話軟體,可以很方便的通過電腦、安卓和蘋果手機打電話,可以理解為中國的skype,對比了skype,我覺得雲呼更加適合我們中國人,特別是中國外貿人使用。它的特點有:
1)每天都有送話費的活動,堅持每天都參與的話,也可以省下不少的話費。
2)對方無需安裝客戶端也可以進行通話
3)可以撥打國內手機、固話,也可以撥打全球主要國家,包括美國、英國、澳大利亞等國家,資費也相對便宜(可以說是不用錢,因為送得太多了),充值可以通過支付寶還有淘寶,貌似最近有活動,充值10元以上送永久VIP,音質更好。
撥打美國0.2元,英國固話0.15元,還有其他國家的可以參考網站的資訊。
4)有一個比較牛逼的功能就是,可以多方通話,對於一些特殊情況,可以幾個人同時電話商談,對方不需要安裝客戶端也可以。
8.境外郵箱:Gmail &郵箱管理必備:Foxmail &金山詞霸
企業郵局代表了一個企業的形象,國外使用者都十分注重公司的形象,擁有海外業務的企業有自己的郵局是最基本的。企業也在靠Email產生業務量,無法收發或者出現丟失現象都有可能給企業帶來比較大的經濟損失,而海外郵箱可以大大降低這些風險。由於伺服器在境外,使用其給海外客戶傳送郵件時尤為可靠,極大降低郵件的滯留率。
用企業網站域名來建立自己的企業郵箱是非常簡單的,這個可以參考網上相關的方法,我這裡就推薦Gmail,快速便捷,全球通用。
Foxmail是我一直都在使用的郵箱管理軟體,非常簡便,輕鬆收發多個郵箱,特別是企業郵箱,不用每次都需要登入這麼麻煩,而且還有地址簿、郵件簽名、附件壓縮等很便捷的功能,具體自己去摸索摸索。
為什麼把金山詞霸放在Email這裡呢?因為我相信大多數中國人,做外貿的中國人的英文水平也只是渣渣,在寫郵件跟老外交流的時候,不翻翻詞典是很難溝通的。