集團化資訊化建設空間大
網宿科技的國內大型集團企業資訊化現狀調研報告顯示,51.5%的集團企業資訊化覆蓋企業運營過程超過80%,其中有25%已經實現資訊化對企業運營全過程的覆蓋。資訊化實現覆蓋企業運營過程60%以上的企業總比例達到68.3%。只有14.7%的企業資訊化建設比較落後,資訊化覆蓋企業運營過程的比例在30%以下。其中,OA覆蓋比例達到了39.7%,ERP、財務管理達到了26.5%和30.9%。
結果表明,大部分的集團化企業對資訊化建設都給予了足夠的重視,初步完成了資訊化建設的部署,但呈現區域性應用、資訊分散的特點。區域性實現資訊化運作,整體運作有待深挖。
區域性的資訊化一定程度限制了集團企業資訊化效益最大化。對於集團企業運作來講,區域性資訊化平臺顯然成了一個個“資訊孤島”,個別企業資訊化建設進展良好,但集團內部不能共享成員企業的資訊,資訊彙總依然依靠手工模式,效率低不說,還容易造成資訊失真,不能支撐企業的決策需求。然而,隨著全球化經濟的發展,快速準確的決策已成為企業決勝的關鍵。深化企業資訊化應用,實現集團企業的集中管理已成為集團企業取得競爭優勢的一大突破口。
如何深化集團化企業資訊化的運用,實現資訊化效益最大化?下面結合我們實施的案例進行講解,希望能夠起到拋磚引玉的作用。
以集中管理為目的,精密部署資訊化網路
1.部署統一工作平臺,分工、監控秒內完成
集團化的企業具有的規模大、組織複雜、跨地區經營、跨行業運作等特點。要實現快速、高效的集中管理,首先要搭建一個通暢、便捷的溝通平臺。以無限極為例,無限極是一家典型的業務一體化的集團企業:總部6大部門負責旗下35家分公司的工作指派、進度管理以及彙總。每年,無限極總部需要將上百個指標分解,然後通過郵件、文件將指標下達到35家分公司,再通過大量的郵件和文件進行資訊收集和工作監督,其中涉及的資訊量非常巨大,並牽涉到將近千名員工的參與。然而傳統的郵件、文件等工具資訊化滯後、透明度低,無法支撐將如此龐大的資訊快速地結構化分發和收集,很不利於工作的推進與監督。
為了提升改善集團上下的工作效率。無限極總部牽頭,上線8thManage專案管理軟體,在總部與35家分公司間搭建了一個點對點的實時互動工作平臺。通過該平臺,無限極在工作指派、獲取、反饋等方面實現了線上分解、線上指派,實時反饋、實時彙總,從工作分配到工作響應的資訊傳遞時間縮短到“秒級”,不僅大大提高了總部與分公司之間的工作響應速度,還降低企業的溝通成本,提升競爭力。
無限極的改變離不開領導的前瞻性以8thManage專案管理軟體優越的效能。B/S架構的8thManage專案管理軟體突破了地域、空間的限制,提供資訊共享、工作協同的智慧工作平臺,讓集團企業集合分支、統一管理成為可能。系統先進的設計理念——實時資料聯動、實時資料彙總,就像是系統的靈魂,直接成就了無限極工作監控的成功。
2.流程規範化,提升服務響應效率
集團化的組織架構越深,管理上越容易出現自成一家的情況,容易影響工作效率與服務質量。安富利集團是全球最大的電子元件、計算機產品和嵌入技術分銷商之一。在中國,安富利在北京、上海、廣州和成都設有分支機構。伴隨著分支、業務的增加,安富利的訂單處理速度放緩,與客戶需求背道而馳。問題主要出現在訂單處理方式上。安富利缺乏統一的訂單響應機制,採用傳統的方式,比如文件,郵件等方式進行審批、跟進。多層次的文件、郵件流轉不但繁雜,效率也不高,而且不易管理,很大程度上限制了訂單的審批效率。
自從上了8thManage CRM之後,安富利扭轉乾坤,訂單處理效率成倍提升。通過CRM,安富利優化了審批流程,從訂單生成、訂單提交、審批到追蹤形成了標準的流程,而且全過程線上完成,從源頭杜絕了資訊丟失、通過訂單審批流程設定確保審批速度,最後還實現了文件的統一管理。
實際上,很多服務型集團企業的審批流程都相當複雜。這不單不利用員工開展工作,同時也會影響客戶服務的質量。其實,大可不必如此。在以“客戶為中心”的時代,服務效率也是競爭力之一。從安富利的案例中,我們覺得在既要滿足規範管理又要快速反應的情況下,上線CRM不失為一個好的選擇。比如8thManage CRM,不但功能全面,而且拓展性、靈活性也很好,既能夠實現工作流再現、而且能夠優化手工審批的機制,比如說提供簡訊或郵件審批提醒、延後預警等,提升審批效率,還是一個很好的文件管理系統。
3.資源動態跟蹤,降低運營成本
對於集團化的企業來講,資源管理是企業關注的另一焦點,同時也是管理的難點。在缺乏資訊化工具協助的情況,企業依靠人工監控,很難準確跟蹤資源使用情況,控制成本。康吉森自動化裝置技術有限責任公司是一家集研發、生產、銷售、工程服務和售後服務於一體的高新技術企業,在全國設有27個辦事處。為了跟進專案成本,康吉森安排其他分支通過Excel表格進行定期的彙報。但由於康吉森的實施主體涉及多種材料和配件,同時需要多個部門協作,而Excel無法動態跟蹤、快速彙總分散的資訊,以致於無法有效控制合約成本、材料成本和實施成本,導致專案虧損,並耗費大量人力來做專案結算。
受制於落後的管理模式,康吉森從8thManage ERP找到了突破口。自從系統上線後,康吉森掃除了成本跟進的障礙,跨部門跟蹤成本流轉,實時、動態反映成本變化,實時彙總成本資訊,從訂單BOM-結算BOM全程實時跟進。成本資訊一目瞭然,成本管理運籌帷幄。
無獨有偶,脈山龍資訊科技股份有限公司藉助8thManage ERP同樣獲得了成功。脈山龍副總裁劉抒平說:“在脈山龍,我們實現了業務管理從商機分析到簽約階段、履約階段的全程管理,並與財務流程聯動實現了全業務運營的一體化管理,有效地控制了專案成本與費用,降低了部門間的溝通、管理內耗,提升脈山龍自身管理水平”這兩家企業的成功並非偶然。選型的成功奠定了他們的收穫。8thManage ERP是新一代的ERP,提倡一體化管理理念,內嵌了客戶、專案、庫存和供應管理的功能。區別於舊的ERP,8thManage ERP在資料彙總上是基於交易行為,能夠快速捕捉實時的資料變化,記錄變化前後的區別,對於跟進成本這種多變化的資料非常有利。
結語
集團資訊化建設的價值除了增強企業協同工作,提高工作效率,控制成本外,資訊化也是現代企業競爭力的一個標誌。為了迎合現代企業競爭的需求,管理軟體不斷更新換代。比如8thManage ERPII,它是新一代的ERP系統,強調“協同商務”,在功能上,除了注重企業內部管理外,特別融入企業與業務夥伴、企業與客戶之間的電子化業務的互動過程,支援B2B、B2C、B2E等形式的電子商務;適用的領域不再侷限於製造類的企業,延生到非製造類的企業。而基於更加先進的軟體架構及整合技術,ERPII的效率更高、成本更低,對於集團化企業的發展具有重要的的意義。