常委會議事規則規定，在常委會會議舉行前，要將開會日期、地點、建議會議審議的議題以及相關檔案等，通知常委會組成人員和列席會議的人員，會議通知、列印檔案以及郵寄出去都需要佔據工作人員大量的時間，之後，還要彙總是否參加會議的回執情況，檔案的簽收情況等，這就形成了一系列勞動強度大、週期長、成本高、耗能多的工作。人大、政協進行常委會會議檔案管理時，經常因此非常頭疼。
工具/原料
安卓或蘋果移動裝置
會博通會議檔案管理系統
方法/步驟
“開會前，傳送會議通知和收集常委們的簽收情況、是否參加會議的回執等，簡簡單單的是否送達、是否參會，卻非常費時費力。”
“每次開會的時候，都需要印刷紙質檔案，會議結束之後，保密檔案還得銷燬，其實是形成了很大的浪費。有時候，也會因為來不及把檔案印刷出來，造成議程的延誤，影響了會議的效率。”
“常委們工作都依賴著這些檔案，經常帶著紙質檔案奔波，非常的不方便。”
“領導需要召集幾位常委討論一下相關工作，執行起來，要進行多方溝通，協調時間， 還得麻煩常委專門跑一趟，成本高，效率又低。”
所以，大家經常經常感嘆，如果有辦法把會議通知和檔案利用網路傳送給常委們，還能自動記錄簽收情況，收集與會回執，再加上使用手機或平板電腦就能查閱相關檔案與資料，那麼，常委們接收會議通知與檔案就不再受時間和地點的限制了，並且，可隨時查閱所需的檔案與資料，還可以隨時相互交流討論工作，那該多好啊！
採用會博通常委會會議檔案管理系統之後，
“會議前，可按議事規則規定的時間，通過網路傳送會議通知和檔案，這些檔案，可從OA系統中匯入，亦可直接在會議檔案管理系統中完成起草、會籤和簽發的全過程，同時，常委們使用手機或平板電腦，便可接收會議通知與檔案，並且，實現了自動簽收，自動傳送是否參加會議的回執等。”
“會議時，可同步閱讀檔案，並可把新增加的會議檔案即時上傳到系統，供常委們即時閱讀，手寫修改，並將修改意見及時傳送到意見收集箱。開會再也不用紙質檔案了，既節約了資源，也避免了不夠時間印刷檔案造成議程延誤的尷尬。
“會議後，會議檔案儲存在雲端，方便常委們隨時查閱參考，不再需要攜帶沉重的紙質檔案奔波。並且，系統提供的即時交流工具，常委們可充分利用碎片化時間，進行工作交流。同時，內部微博使常委們有了個人工作與形象的展示平臺。”
從此，可以實現會議檔案管理的數字化，會議通知與檔案傳遞的網路化和簽收的自動化，閱讀的電子化以及常委交流的即時化，為常委們配備貫穿會議前、中、後全過程的資訊化個人會議工具，丟掉過於沉重以及有違節能環保的紙質檔案，在節約成本的同時，優化了會議工作模式，提高了會務工作效率與質量。
佛山人大應用了會博通會議檔案管理系統，全面實現了常委會的數字化管理，省人大相關部門領導考察後，給予了好評，全國人大常委會張德江委員長，2015年9月在佛山市人大考察期間，對佛山人大的工作給予了充分肯定。