word技巧“郵件合併”：[1]模板生成批量信函?

日常工作中，常常會碰上給很多客@戶發信函的情況，用的模板一樣，只是客@戶名稱和相對應的信息不同。如果數量有30份，要手動寫30份信件非常的麻煩且容易出錯。不用擔心，我們可以使用office辦公軟件word文檔中的“郵件合併”選項進行快速簡單，出錯率低的郵件自動生成。

下面以百貨公司給30位客@戶發送信件為例：該百貨公司在年底向客@戶發送信件，告知客@戶其剩餘積分及可抵用的金額。

目前該百貨公司有一份這30位客@戶的信息彙總表excel版本。

工具/原料

word文件

存儲數據的excel表

方法/步驟

請打開信息表Excel表，如圖，如果沒有標號，請您按順序進行編號，方便我們記錄及查錯。

打開word文檔信件模板，如果沒有模板，自己現場撰寫一份，如圖：有下劃線的地方為我們需要錄入的信息。

現在開始進行信函的編輯：點擊“郵件”選項，選擇“開始郵件合併”，在下拉菜單中選擇“郵件合併步驟嚮導”，於是文檔右邊會出現一個框

在右邊的框中選擇“信函”，點擊“下一步”

選擇”使用當前文檔“，如果希望使用其他模板或文檔，請選擇其他選項；點擊”下一步“

點擊“瀏覽”，在彈出來的對話框中找到我們存放信息的excel表，並單擊打開

在彈出來的對話框中選擇存放信息的工作表，本例子中選擇第一個工作表，點”確定“

在彈出來的新對話框中我們可以看到數據信息，如果其中有不需要的信息，請點擊刪除“√”，信息確認無誤請點擊確定

右邊的框中點擊“下一步：撰寫信函”；將光標點擊停放在稱呼前面的下劃線上面，點擊右邊的“更多選項”

在彈出的對話框中選擇“客戶名”，點“插入”，於是，下劃線上面出現了《客戶名》文字，點擊“×”，關閉對話框

將光標放在積分的下劃線上，同上一步驟插入“積分”，關閉對話框

將光標放在 可抵扣金額處，同上一步驟插入“可抵扣金額”，關閉對話框。

接著我們需要增加多一步：因為金額是有2位小數的，如果不進行設置系統會默認展現為字符串，生成的郵件後面是一串數字，不會是保留小數點的樣子（大家不妨省略該步驟試一試）

將光標移到“可抵扣金額”處，點擊鼠標右鍵，在下拉框中選擇“切換域代碼”

下劃線上面的文字變為如圖所示；在｝前面輸入字符串 如下圖

點鼠標右鍵，選擇“更新域”；那麼關於“可抵扣金額”的插入完成

我們再參考上面步驟，在文檔左下角插入"序號"。

所有信息輸入完畢；在右邊的框中點擊“下一步：預覽信函“，如圖

點擊“下一步：完成合並”，如圖：選擇“編輯單個信函”，在彈出的對話框中選擇“全部”，您也可以按照需要自行填入需要記錄。點擊“確定”

於是生成30份按照模板撰寫的信函，圖中圈的地方為我們輸入的數據。

您可以隨意抽選其中幾份信件，根據其序號核對excel表中的信息，無誤的話那麼所有的信函應該都是無誤的。是不是很簡單呢？