一、這些內容確實需要翻譯嗎？
與其盲目地將數百頁的文件完全翻譯，不如和您的客戶（或銷售團隊）一起確定讀者真正需要了解的內容。您可以大刀闊斧地進行刪減，包括自誇之言和企業內部相關部門的冗長名單。您的外國客戶/合作伙伴不會有多大興趣去了解這些內容。它們會起到相反的作用，讓人覺得您的企業傲慢自大。
1999年，法國的一家金融機構在正式翻譯文件前，先請一名翻譯專家將文件中的冗餘內容和不適合外國客戶的內容刪除，一份500頁的用戶手冊精簡後只剩下230頁。
加利福尼亞的一家專利律師事務所定期邀請一名專業翻譯來複核日本的專利文件並給出口頭概述，然後由律師和譯員共同決定哪些文件需要完全翻譯。
只翻譯現有文件的相關部分，或者將原文精簡後再翻譯。
二、一圖勝千言
從文字中解脫出來。
對各國讀者而言，巧妙地使用圖、象形圖示和各種圖表，會比閱讀冗長的文字敘述和複雜的技術性表述更為有效。這樣一來，不但翻譯變得更加簡單，對精確技術術語解釋不清楚的風險變小，翻譯費用也會大大降低。
瑞典的家居用品巨頭宜家（Ikea）在29個國家擁有159家商店，涉及的語言有17種之多。宜家通過大量使用非文字性的圖表來引導顧客挑選各種家居套件。產品說明的80%都是圖片，剩下的20%關於產品安全使用方面的內容才用文字表述。
2001年，希思羅（Heathrow）機場採用了國際通用的圖形標誌，通過其四個航空集散站成功運送了6040萬來自世界各地的旅客。
只有當必須使用文字時，或者文字是最有效的表達方式時才使用它。
三、筆譯、口譯——有何區別？
筆譯是寫下來，口譯則是說出來。
開始就要從國際化的角度思考，避免使用特定文化中的陳詞濫調。提及本國的民族體育可能不會引起多少外國人的共鳴，使用文學/文化隱喻也是如此。提到人體各個部分時要小心謹慎，因為不同文化背景下的人們對其看法也不相同。
對於書面文件，不要自設陷阱，將推廣文字與一些很可能在其他國家意義完全不同的視覺形象聯繫起來——這會迫使翻譯人員挖空心思在文字上繞圈子。
1998年1月，英國首相托尼•布萊爾告訴一群日本商人，英國政府準備採取“一脫到底”（英國影片名）的政策，讓英國經濟步入健康發展的軌道。日本商人對此茫然不解：因為這部電影當時還沒有在日本上映。類似的例子還有一個。幾十年前，英國陸軍元帥蒙哥馬利在阿爾曼戰役前夕對部隊發表了一個講話，其中使用了一個與板球有關的隱喻：“我們將向他們打出一個六分球！”（意為徹底擊敗。）這句話卻讓英國廣播公司（BBC）外語播音服務部門感到十分棘手。
如果您願意，您可以保持一些地方的語言風格，但是要和您的外文團隊核實，確定是否能將這些語言風格通過翻譯表達出來。另外，確保電話和傳真號碼中包含國家代碼。
四、翻譯的價格如何？
翻譯價格可以從1到10，分為不同等級。高價格並不一定意味著高質量，但我們的忠告是：如果價格低於一定的標準，您得到的譯文將不大可能給您的公司和產品帶來價值。如果譯員得到的報酬只比照顧小孩的保姆多一點點，他們怎麼可能去認真跟蹤並瞭解您的市場狀況？
要務實一些，想想一名譯員一小時能翻譯多少頁呢？您期望他/她花多少時間和心思在這些用來推廣您產品或服務的文件上？（您的團隊又花了多少時間寫出原稿？）
對於這些希望推廣到國外市場的產品或服務，在選擇翻譯人員時，請先計算一下，您已經投入了多少開發費用。如果您不能支付專業翻譯的開銷，那麼也許您還沒做好打開國際市場的準備。
一家翻譯公司提供的增值服務（譯員選擇、項目管理、質量控制、文件轉換、多語項目的標準化表述等）當然不會是無償的，但這些服務可以為您節省大量的工作時間。
五、譯文的語言風格有多重要？
有些譯文根本無可救藥。
TehaoRCCW-320可充電型剃鬚刀：在您的肌肉上垂直走私剃鬚刀片（參考價值約為400g）。然後，拖拽您的皮膚，慢慢往回剃。
這些文字通常是用機器翻譯軟件做的，或者是非母語人士一手拿語法書，一手拿辭典逐字翻譯的結果。這樣的譯文只會被人當作笑柄。
還有一些譯文在專業表達上是準確的，但是句子卻不太流暢；語序或詞彙的選擇受原文影響較大。這樣的譯文用於商業營銷的效果要打點折扣，但是對於那些已經瞭解主題的讀者或者能夠/有時間琢磨言外之意的人而言，或許已經夠用了。
許多翻譯供應商的例行做法是以“提供參考”作為譯文的標準，而不是“重寫”或“改寫”。為避免誤解，要事先明確這一點，在書面協議中寫清楚。
專家常常將準確但未經潤色的作品稱為“供參考”的譯文，其通常比“供出版”的譯文翻譯得要快，並且花費要少。
但是，如果您正試圖銷售產品或說服他人購買，或者企業形象對您來說十分重要，那麼這樣的譯文恐怕是不夠的。
六、千萬不要自己翻譯
說話不同於寫作。流利的口頭表達不能確保寫作的流暢優美。也許您通常能自如地用法語、德語或西班牙語與人談判，並且在使用這些語言的國家待過很長時間，即使如此，您用外語寫出的文章仍不是很地道。
當然，這也許重要，也許不重要。
如果您的主要賣點是價格（把價格作為主要關注因素的客戶如果能理解基本內容，則不會太在乎語言的表達），或者您想突出某種異國情調（想想藝人Ahnuld和Zsa Zsa），那麼這也許不重要。
如果您想塑造出一種國際形象，那麼最好少一點民族烙印。在許多文化中，如果有人（尤其是母語是英語的人士）用蹩腳的方式不當地使用當地語言，這並非一件趣事，而是非常無禮的舉動。
七、定稿後再翻譯
您可能希望儘快開始您的翻譯項目，初稿時即讓譯員翻譯，但這實際上不會節約時間，費用反而會更高。更糟糕的是：修改的版本越多，終稿中出現錯誤的可能性也越大。總而言之，得不償失。
但是，您也有別無選擇的時候。例如有時最後期限太緊，翻譯工作必須在定稿之前開始。如果情況是這樣，務必在每個版本上明確做出日期和時間標記，並且每次版本更新時，都要做出修訂標記，以便翻譯瞭解哪些地方做了改動。
八、怎樣使用翻譯軟件？
如果時間緊迫，而您只想瞭解內容大意，作為您自己內部參考使用，那麼翻譯軟件也許會幫得上忙。使用軟件翻譯當然很快捷，而且不需要花錢。
一般情況下，未經客戶明確認可，不得直接使用未經人工處理的計算機翻譯結果。這樣做不合適甚至顯得愚蠢，因為這種機器翻譯的譯文語言不連貫。
您可以選擇讓資深譯員對機器輸出的譯文做修改，但不是所有的譯員都願意接受這種差事。許多譯員堅持認為計算機譯出的文章太糟糕，自己動手反而會更快。
一家法國公司曾使用機器翻譯軟件編制一份財務報告（2000年11月）：“lacloture mensuelle”譯成“月度柵欄”（應為月末）；“positionnement chronojournal”譯成“定位秒錶報紙”（應為分類賬目登錄）。對於這樣的譯文，恐怕只能重新翻譯了。
現在，人們開發出一些針對特定語言和主題的專用翻譯軟件；它們比那些價值49.99美元的大眾化翻譯軟件要好用得多。但是這些專用軟件不是免費的，並且很多地方仍需要人工修改。
2000年10月，，《華爾街日報》嘗試使用了兩個免費的在線自動翻譯系統，結論是：“這些服務提供給旅行者或想要翻譯遠方親友來信的人尚可接受。但絕對不能用於商業活動或任何對準確性有一定要求的場合。”
九、告訴翻譯人員譯文的用途
演講稿和網站不同，銷售手冊和產品目錄不同。圖表標題也不同於指示標牌。美國新聞小報上的文章也不能當作企業首次公開招股的說明書。
根據文章出現的場合和您期望達到的目的，文章風格、流暢性、文字選擇、措辭和句子長短也都會不同。經驗豐富的譯員很有可能會詢問您這些信息；您自己必須要清楚這些信息。
1999年，法國公共電力公司花費15萬美元的巨資，用整版篇幅在各大報紙上大做廣告，宣傳自己擁有的先進技術。但其拙劣的英文翻譯與此公司試圖塑造的國際形象大相徑庭（“Edf offers competitive energetic solutions”）。因為翻譯供應商沒有得到法國公共電力公司提供的任何說明（自己也沒有對此提出任何詢問），譯文看起來就像是一份內部備忘錄。
翻譯費用：不足100美元。形象損失代價：難以計算。
請務必將譯文的用途告知譯員，這樣翻譯出來的文章才會最大程度上影響特定受眾和媒體。
十、請教師和學生翻譯：風險自負
許多公司需要翻譯外文資料時，首先想到的是當地學校或大學外語系的教師。儘管（有時）這可能對內部翻譯很有效（例如，當您想知道什麼人能勝任這項工作時），但對於公司的宣傳推廣材料而言，這是有風險的。
教授外語是一項要求很高的活動，需要一系列特殊技能。但是，這些技能與翻譯出流利優美的文章所需的技巧完全不同。選擇學生來做翻譯看起來經濟實惠，但其風險更高。
試問：您會允許醫科學生做一些小手術掙外快來支付他們的學費嗎？（您會將您的宣傳冊/信件/年度報告/演講稿看作微不足道的小事嗎？）您會為了省錢選擇商學院的學生來編制公司的財務報表嗎？
十一、專業翻譯人員以母語為目標語言
如果您想將產品目錄翻譯成德文和俄文，選一個母語是德語和俄語的人來做這項工作。讓母語是英語的人將外文翻譯成英文。
作為翻譯服務購買方，您也許沒有意識到這一點，但是如果翻譯人員輕視這項基本原則，他也有可能會忽視其他重要的質量問題。
當然，也會有些例外，但是例外情況不多。如果您的供應商稱自己是例外，您可以要求看看他/她翻譯過的內容。如果譯文確實正確流暢，並且他/她可以保證為您提供同樣質量的譯文，幹嘛不試試呢？有時候，有特定專業知識的翻譯人員可能也會接受譯入外語的工作。這種情況下，不能僅是匆匆瀏覽一下就交稿，而應該將終稿交給一名語感較好的母語人士認真審校後再出版發行。
生活在國外的翻譯人員的母語會不會生疏呢？對於市場底層的人可能會這樣。但是專業的語言文字工作者無論在哪裡，都會注重保持自己的語言技能，使之能達到一定標準。
十二、您的讀者說哪種語言？
西班牙語客戶是在馬德里還是墨西哥城？是需要翻譯成英式英語還是美式英語？請聯繫您的國外合作伙伴，看看他們到底需要什麼。
1999年，美國住宅與城市發展部請人將一份8頁的小冊子翻譯成了克里奧爾語。其本意是要譯成“海地人使用的克里奧爾語”。但是文章被錯誤地譯成英語與西班牙語混合而成的不規範的牙買加方言，第一句是“Yuh as a rezedent ave di rights ahn di rispansabilities to elp mekyuh HUD-asisted owzing ah behta owme fi yuh ahn yuh fambily”。“完全是垃圾，對加勒比海的任何人都沒有用。”一名在華盛頓的牙買加大使館發言人說。因為所有牙買加政府的文件都使用標準英語。“我們覺得這十分無禮。”他補充說。
語體也十分重要。您的德語譯文是給醫生和醫護人員看，還是給醫療保健的消費者看呢？您是在第三世界國家銷售鞋油還是在盧森堡銷售投資基金？
使用讀者的語言，並站在他們的角度考慮，如何讓您的產品和服務符合他們的需求，儘量做到具體詳細。（當然，您的宣傳推廣材料的原文也應如此。）
十三、譯員刨根問底是件好事
沒有人會比您的譯員更仔細地閱讀您的文件。在閱讀過程中，他/她很有可能發現一些意思不明確的地方，即需要澄清的部分。這對您來說是件好事，可以幫助您改進原稿。
一位歐洲視頻遊戲專家發現，直到委託翻譯人員把股票期權政策翻譯成英語後，管理層才真正弄懂了他們自己制定的這些政策。譯者問了許多問題，最後提交的譯稿比原稿清晰得多。
“我們準備在翻譯人員完成翻譯工作後再出版法語原文，”巴黎一家主要銀行的首席經濟學家說。“原因很簡單：翻譯人員對我們的文稿看得很細。他們批判性的眼光可以幫助我們發現原稿中的弱點。”
優秀的翻譯人員在翻譯之前前要完全參透原文的句意，在此過程中他們會提出問題。題材的技術性越強，譯員越要徹底瞭解其內容。如果您向5名任何語言的母語人士提供基本信息，並讓他們每人寫一份100字的產品介紹，您會得到5份不同的版本，其中有的會更清楚易懂。通常人們對自己熟悉的領域會寫得更好。對譯員來說也一樣。
與譯員或者翻譯團隊保持長久的關係會使您得到最佳譯文。您和他們合作的時間越長，他們越能更好地瞭解您的經營理念、戰略和產品，他們的譯文就越符合您的需求。
在任何時候，您都需要了解那些為您提供服務的翻譯，不僅是項目經理，還有譯員本人，即真正為您翻譯文章的人，並務必讓他們也瞭解您。請與譯員交談，他們應該對翻譯的內容十分熟悉。否則，就該考慮更換譯員了。您沒必要花費精力幫譯員熟悉這些內容，除非您明確表示願意這麼做。
最後階段：由譯員審校已經排好版的譯文
即使您安排了周密的工作程序，有熟悉您公司且可信賴的翻譯提供商，但是最後由非語言文字工作者所做的善意的改動（標題、說明、文字改動）可能會毀掉本來很生動的譯文。
“母親的骨架（外國公司）”是東京證券交易所網站上出現的標題。網頁本身是一份翻譯得還不錯的外國公司上市信息的簡要介紹。問題似乎出在這裡：這是非英語母語的人士藉助字典在最後期限快到時做出的倉促翻譯：確實，honegumi（字面意義“骨骼/裝配”）可以譯成“骨架”，但是在此文中，意思應該是“摘要”或“概要”。“母親”又是怎麼譯出來的呢？原來是市場部分是針對一些處於高速增長階段需要“培養”的公司。
確保聘請一位語感較好的母語的人對譯文進行最後的微調。不要通過電話的方式對外文做最後的修改，因為在電話裡很容易聽錯。
十四、注意不同語言有各自的排版印刷習慣
許多印刷人員或辦公室人員沒有意識到這一點，或者是不重視，於是自然而然地按照自己的標準來“調整”外文格式。
比如，在法語中，單詞後面如有冒號，中間要加一個空格，並且在引用語時用《》符號。德語中名詞要大寫。西班牙語和法語中，月份和日期的首字母都不用大寫。還有，西班牙語中需用“ñ”的時候不能僅僅打成“n”……
美國有一個慶祝市政歷史100週年的雙語標語上用西班牙語寫了“100 anos”，“año”是年的意思，而“ano”的意思是肛門。
另一個標牌上說：“在選舉投票地點100英尺以內禁止競選拉票。”只懂一種語言的排版人員在使用西班牙語時漏掉了重音符，將“競選拉票”（CAMPAÑA）排成了“競選鈴聲”（CAMPANA）。（您會在寫字母Q時漏掉下面那個小尾巴嗎？當然不會！）
即使單個的排版印刷錯誤不算什麼，但小的錯誤累積起來也足以讓讀者感到厭惡。因此要尊重您所使用的外文在排版印刷上的習慣。
十五、譯員和能說兩種語言的人：要仔細甄別
專業的譯員首先應是作家，他們能夠用目標語言寫出通順的文章。他們通常也能流暢地用源語言表達思想，最重要的是，他們是兩種語言間有效溝通的橋樑；他們能夠把原稿中的信息以接近的文體和術語轉化成自己的母語。
能說兩種語言的人卻是另一回事。他們可以流利地說出兩種語言，但是並不一定擅長在兩種語言間傳遞信息，特別是在寫作方面。而且經驗證明，許多所謂能說兩種語言的人過高地估計了自己的溝通能力。
2000年，一家價格昂貴的法國三明治連鎖店“Lina’s”通過廣告尋找海外特許經銷商，這則廣告是由一名自稱會說兩種語言的員工寫的。標語：“明天，我們將期待您的物力論。”該則廣告的反響：零。
十六、會說兩種語言並不能保證就能翻譯得很流暢。
“技術術語算不上翻譯難題”——一個常見的誤區
確實，植物學、動物學等領域的科學術語是固定的，而且是國際通用，但也要使用正確才行。一個帶附圖說明的油箱維修手冊中的零件目錄表，翻譯起來通常比較容易。
然而，就像其他類型的作者一樣，專家們即使用本國語言寫有關技術方面的文章，也可能會犯錯誤，如過多使用同義詞和語體生澀等。
像其他譯員一樣，翻譯技術性文章的譯員必須確保譯文至少和原文一樣通順，有時甚至比原文還好。勿庸置疑，這歸功於譯員的專心、技能和像專家一樣思考的結果。
技術術語使用不正確通常意味著這個翻譯工作已經超越譯員的能力。一個解決方法是啟用內部的相關領域的專家，預先提供專業詞彙和背景材料，並且由他們複核譯後的終稿。
出版之前的最後階段，特別是在聘請的專家的母語不是目標語言的情況下，通常應安排專業翻譯人員仔細審查語法、句法、標點和文體。
十七、選擇翻譯服務供應商
不管翻譯服務供應商的宣傳冊上說得多麼天花亂墜，誠懇動人，您首先必須確切地弄清楚該供應商能提供的服務範圍和能力。
您可以要求他們提供曾經翻譯過的資料範例，不僅僅是客戶名稱，而是他們已經完成的並感到滿意的具體文件。如果一個提供商準備翻譯您的外文網站，那麼您可以要求看看他們已經翻譯過的網站內容。宣傳小冊子和演講稿也是如此。先將樣本拿給可靠的、語感較好的母語人士（或許是國外子公司或合作伙伴）看看，徵詢他們的意見。
如果翻譯服務供應商已經在翻譯領域做過很多年，仍不能向您提供任何他們滿意的作品，那麼您遇到麻煩了（他們也是）。
告訴供應商，在他們翻譯的文件上，他們的名字會和攝影師、印刷商一起出現。
在您的文件上印上翻譯人員的名字不需要任何費用，卻能激勵翻譯人員提供最佳的譯文。注意：譯員可能會堅持由他們在清樣上簽字，保護他們的聲譽不會因您最後的修改而受影響。這符合各方的最大利益，可立即接受該要求。
提前計劃：如果您的公司著眼於在海外市場發展，那麼現在開始尋找翻譯人才吧。一旦您開始處理需要翻譯的資料，儘可能留給譯員充足的時間。
控制可控事項：考慮編制內部術語表。（這也是讓您的原文保持一致的好辦法。）與您的譯員和內部人員一起建立一個雙語版本的術語表。
十八、您真正需要什麼服務？
您需要何種類型的譯文（預算是多少）？是為出版？想獲取信息？要機器翻譯結果？還是隻想了解文章大意？
一種方法：計算一下有多少人會閱讀您的文章（是全國範圍的報紙宣傳活動還是內部12人小組的備忘錄？）。糟糕的譯文會在多大程度上影響您的企業形象和/或法律責任？
再來看看您的預算。
翻譯是一種要求精確市場定位的行業。即使是以出版為目的的翻譯也涉及到各種層次不同的服務和供應商，他們收取的費用也各不相同。能出色翻譯軟件手冊的團隊未必能勝任貴公司年度報告的翻譯工作。
精美雜誌裡的廣告和昂貴的指示標牌的翻譯，最好購買高質高價的譯文。公司的內部備忘錄或發行量有限的文件可選擇一般性的（因而價格較低）譯文。
十九、參與翻譯過程
在整個翻譯過程中，假如您對情況漠不關心，很容易導致錯誤發生。如果您不投入時間向供應商說明情況，您很難得到您真正想要或需要的譯文。
比起告訴您的助理“把這個翻譯一下”，這樣做可能僅僅多花10分鐘的時間，但是如果由一個合適的人花這10分鐘和譯員（哪怕是項目經理）溝通，您將很有可能在後面省去大量的金錢和麻煩。
許多原因會導致翻譯項目出現問題：不合理的翻譯期限，原稿意思含糊而譯員又不提出異議，圖省事使用機器翻譯，排版後沒安排母語審較，過度自信的譯員漫不經心，大型項目中缺乏協作，便宜而劣質的自由譯者，高價而劣質的自由譯者，便宜而劣質的翻譯公司，高價而劣質的翻譯公司，沒有客戶方提供的信息，凡此種種。您哪怕能用到此指南中的一半，也將大大提高您獲得滿意譯文的機率。