管理會議是一項很重要的管理功能。這包括計劃、組織、指導和控制。一個管理良好的會議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益於協調團隊成員的努力和對項目事項獲得即時反饋提供了一種集體解決項目問題和獲得機遇的方式。會議主持人通過計劃、主持和引領會議創造適當的團隊氣氛。他她必須明確對會議的期望。依據項目要達到的目標主持人必須指導、闡明、控制、總結和評估會議結果。如果主持人在會上講得過多會議可能會低效。主持人的影響取決於與會者對他她要達到會議目標努力的認可度和他她幫助與會者達到這些目標的技能和效率。
工具/原料
日事清
日事清-項目管理，工作計劃
會議可能是低效的或完全是浪費時間的,特別是項目經理所犯下面一些常見的錯誤
•召集太多或太少的會議。
•在會前忽視分發會議日程。
•沒能邀請有決策權的管理人員。
•沒能與在會上做主要發言的人員協調。
•在瑣碎的事情上花費太多的時間。
•沒能將活動任務分配給具體人員。
下面就如何有效管理會議提供一些實用性指南。
會議前。
按前面所論述的問答程序決定會議是否確實需要。如需要，那麼就要：
•確定會議目標，要把項目進展或狀態評審會議與問題解決會議分開舉行。
•為會議討論設定基本規則。
•確定誰確實要參加，並只邀請這些人員。
•儘早通知與會者會議的目標、地點和時間。
•事先分發會議日程。
•列出要在會上涉及到的事項並預演會上的發言。
•按時開始和結束會議。
會議期間。
為了使會議儘量簡短，且富有成效項目經理應做到以下幾點：
•制定具體時間限制，並堅持這一時限。
•會議一開始，就要明確會議的具體目標。
•多從與會者處瞭解情況(聽應多於講)。
•使會議按日程進行，防止與會者“跑題”。
•利用直觀教具幫助說明你的觀點，鼓勵其他與會者效仿。
•就是否達成一致意見或仍然存在分歧，定時總結討論結果。
•當工作需要進一步完成時，將工作分配給團隊成員。
會議後。
當然，絕大多數工作要在會議之外完成。因此，要跟蹤團隊成員所分配的工作和分發準確的會議記錄並在下次會議上使用會議記錄檢查工作結果。
要保留會議記錄特別是項目計劃、組織和評估會議的記錄。這些記錄要簡潔、清楚和具體。會議記錄可以包括下面內容：
•下次會議的時間、地點和說明。
•這次會議的時間和地點與會者名單及其在項目中擔任的角色。
•討論的會議事項。
•已達成一致的決定和需要進一步研究的問題。
•活動事項和負責跟蹤及在下一次會議上向團隊彙報的人員。
做一個工作總結
