年會邀請函是專門用於邀請特定單位或人士參加年會，具有禮儀和告知雙重作用的會議文書。 邀請函用於會年會活動時，與會議通知的不同之處在於：邀請函主要用於橫向性的會議活動，傳送物件是不受本機關職權所制約的單位和個人，也不屬於本組織的成員，一般不具有法定的與會權利或義務，是否參加會議由物件自行決定。
年會邀請函的結構與寫法
1．標題。由年會名稱和“邀請函（書）”組成，一般可不寫主辦機關名稱和“關於舉辦”的字樣，如：《xxxxx高階論壇邀請函》。“邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關於邀請出席××年會的函”
2．稱呼。邀請函的傳送物件有三類情況： （1）傳送到單位的邀請函，應當寫單位名稱。由於邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱（統稱），以示禮貌和尊重。 （2）邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，字尾“先生”、“女士”、“同志”等。 （3）網上或報刊上公開發布的邀請函，由於物件不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統稱。
3．正文。正文應逐項載明具體內容。開頭部分寫明舉辦會議的背景和目的，用“特邀請您出席（列席）”照應稱呼，再用過渡句轉入下文；主體部分可採用序號加小標題的形式寫明具體事項；最後寫明聯絡聯絡資訊和聯絡方式。結尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。
4．落款。因邀請函的標題一般不標註主辦單位名稱，因此落款處應當署主辦單位名稱並蓋章。
5．成文時間。寫明具體的年、月、日